A.10 — Rapports

Chapitre A.10 du Manuel PIGBF

A.10.10.1 — Vue d'ensemble du module Rapports

10.1 Vue d'ensemble du module Rapports

Le module Rapports permet de générer, à la demande, des exports de données structurés et personnalisables couvrant les trois entités centrales de la PIGBF : les écoles, les élèves et les tuteurs. Ces exports servent à produire des tableaux de bord pour le pilotage du programme, à alimenter les rapports de redevabilité transmis aux bailleurs de fonds, à appuyer les audits internes et externes, et à répondre aux demandes ad hoc de la coordination PAAF.

Le fonctionnement du module repose sur un moteur de génération asynchrone : lorsqu'un rapport est demandé, la plateforme transmet la configuration (colonnes sélectionnées, filtres, paramètres) à l'application api-pigbf, qui traite la requête en arrière-plan. Le fichier généré — au format Excel (.xlsx) — est ensuite envoyé par email à l'utilisateur connecté à l'adresse enregistrée dans son compte. L'utilisateur peut également consulter et re-télécharger ses rapports passés depuis la section Mes Rapports.

📸 Capture d'écran à insérer : Page d'accueil du module Rapports : menu latéral avec les 4 entrées "Rapport des écoles", "Rapport des élèves", "Rapport des tuteurs", "Mes rapports" ; bandeau supérieur indiquant l'année scolaire active

ℹ️ Note : La génération d'un rapport peut prendre de quelques secondes à plusieurs minutes selon la taille du jeu de données et le nombre de colonnes sélectionnées. Le rapport arrive par email ; inutile de rester sur la page une fois la demande soumise.

🔒 Restreint : L'accès à chaque type de rapport est conditionné par une permission spécifique (generer rapport des ecoles, generer rapport des élèves, generer rapport des tuteurs). Un utilisateur qui ne dispose pas de la permission correspondante ne verra pas l'entrée de menu associée.

A.10.10.2 — Rapport des écoles

10.2 Rapport des écoles

10.2.1 Accéder au rapport des écoles

Menu latéral → Rapports → Rapport des écoles.

📸 Capture d'écran à insérer : Page "Rapport des écoles" : interface divisée en trois zones verticales — (1) zone "Filtres géographiques et pédagogiques" en haut avec les sélecteurs cascadés Province / Proved / Sous-Proved / École / Section / Classe / Option, (2) zone "Filtres complémentaires" avec les cases à cocher, (3) zone "Colonnes à inclure" avec la liste des colonnes disponibles à gauche et les colonnes sélectionnées avec leur ordre à droite ; boutons "Tout sélectionner", "Réinitialiser" et "Générer le rapport" en bas

10.2.2 Configurer les filtres géographiques et pédagogiques

Le rapport des écoles s'appuie sur une hiérarchie de filtres cascadés qui s'affinent progressivement. Chaque sélection restreint automatiquement les options du niveau suivant :

  1. Province — Sélectionnez une ou plusieurs provinces. La liste est restreinte au périmètre géographique autorisé pour votre ONG (si applicable).
  2. Proved — Se met à jour automatiquement selon la ou les provinces sélectionnées.
  3. Sous-Proved — Se met à jour selon les Proveds sélectionnés.
  4. École — Liste les écoles rattachées aux Sous-Proveds sélectionnés.
  5. Section — Filtre par section pédagogique (Primaire, Secondaire, etc.).
  6. Classe — Filtre par niveau de classe (1ère, 2ème, etc.).
  7. Option — Filtre par option (Pédagogie générale, Commerce, Électronique, etc.). Se met à jour selon les sections sélectionnées.

⚠️ Attention : Un filtre géographique (Province au minimum) est obligatoire pour pouvoir soumettre le rapport. Si aucune province n'est sélectionnée, le bouton Générer le rapport reste inactif et un message d'avertissement s'affiche.

📸 Capture d'écran à insérer : Zone filtres géographiques en mode saisie : Province "Kasaï" cochée, liste Proved chargée dynamiquement, Sous-Proved "Tshikapa 1" sélectionné, champ École en cours de sélection multiple avec recherche intégrée (Select2) ; indication "Sélection obligatoire" en rouge sous le champ Province si vide

10.2.3 Configurer les filtres complémentaires

Quatre filtres booléens (cases à cocher) permettent de restreindre davantage le périmètre :

Filtre Description
Avec numéro SECOPE N'inclut que les écoles dont le numéro SECOPE est renseigné dans la fiche
Avec arrêté ministériel N'inclut que les écoles ayant un numéro d'arrêté ministériel enregistré
Ayant reçu la première tranche Filtre les écoles ayant effectivement perçu la 1ère tranche de paiement Equity pour l'année en cours
Ayant reçu la deuxième tranche Filtre les écoles ayant effectivement perçu la 2ème tranche de paiement Equity pour l'année en cours

📸 Capture d'écran à insérer : Zone filtres complémentaires : 4 cases à cocher alignées horizontalement, avec leurs libellés ; "Ayant reçu la première tranche" coché, les autres non cochés

10.2.4 Sélectionner et ordonner les colonnes

La zone Colonnes à inclure permet de composer librement la structure du fichier Excel généré. Les colonnes disponibles sont :

Identifiant Libellé dans le rapport
nom_ecole Nom de l'école
numero_secope Numéro SECOPE
numero_arrete_min Numéro de l'arrêté ministériel
date_numero_arrete_min Date de signature de l'arrêté ministériel
code_ecole Code de l'école (code interne PIGBF)
nb_enseignant_h Nombre d'enseignants hommes
nb_enseignant_f Nombre d'enseignantes femmes
nb_enseignant_h_mec Nombre d'enseignants hommes mécanisés
nb_enseignant_f_mec Nombre d'enseignantes femmes mécanisées
province Province
proved Proved
sproved Sous-Proved
secteur_id Secteur
groupement_id Groupement
village Village
latitude Latitude GPS
longitude Longitude GPS
noms_prefet Nom du préfet
genre_prefet Genre du préfet
numero_phone_prefet Numéro de téléphone du préfet
nb_beneficiaire_ecole Nombre total de bénéficiaires dans l'école
compte_paiement_type Type de compte de paiement (M-Pesa, Equity, etc.)
compte_paiement Numéro du compte de paiement
montant_premiere_tranche Montant reçu pour la 1ère tranche
montant_deuxieme_tranche Montant reçu pour la 2ème tranche
nb_eleve_abandon Nombre de bénéficiaires ayant abandonné l'école
total_frais_scolaires Total des frais scolaires enregistrés
total_minerval Total du minerval
total_ipp Total de l'IPP
total_bulletin Total du bulletin

Pour sélectionner des colonnes :

  1. Dans la liste de gauche, cliquez sur une colonne pour l'ajouter à votre sélection. Elle apparaît dans la liste de droite.
  2. Pour ajouter toutes les colonnes en une seule opération, cliquez sur Tout sélectionner.
  3. Pour retirer une colonne déjà sélectionnée, cliquez sur l'icône ✕ à droite de son libellé dans la liste de sélection.
  4. Pour modifier l'ordre des colonnes dans le fichier Excel, utilisez les flèches ▲ (monter) et ▼ (descendre) à côté de chaque colonne sélectionnée. L'ordre affiché correspond à l'ordre des colonnes dans le fichier généré.

📸 Capture d'écran à insérer : Zone "Colonnes à inclure" : liste gauche avec toutes les colonnes disponibles (scrollable) ; liste droite affichant 5 colonnes sélectionnées ("Nom de l'école", "Province", "Sous-Proved", "Numéro SECOPE", "Nombre total de bénéficiaires") avec flèches de réordonnancement ▲▼ et bouton ✕ par ligne ; compteur "5 colonnes sélectionnées" en haut de la liste de droite

10.2.5 Générer le rapport

  1. Vérifiez que vos filtres et colonnes sont configurés correctement.
  2. Cliquez sur Générer le rapport.
  3. Une fenêtre modale de confirmation s'affiche avec le message : « Votre rapport est en cours de génération. Vous recevrez un email avec le lien de téléchargement une fois qu'il sera prêt. »
  4. Cliquez sur Fermer. La page est réinitialisée automatiquement.

📸 Capture d'écran à insérer : Fenêtre modale de confirmation après soumission : icône de succès (coche verte), message de confirmation, bouton "Fermer"

ℹ️ Note : Si une erreur de communication avec le serveur api-pigbf survient, un message d'erreur s'affiche dans la même modale : « Une erreur est survenue lors de la génération du rapport. Veuillez réessayer plus tard. » Dans ce cas, contactez l'équipe IT GROUP.

A.10.10.3 — Rapport des élèves

10.3 Rapport des élèves

10.3.1 Accéder au rapport des élèves

Menu latéral → Rapports → Rapport des élèves.

📸 Capture d'écran à insérer : Page "Rapport des élèves" : même structure 3 zones que le rapport écoles, avec les filtres géographiques Province/Proved/Sous-Proved/Section/Classe/Option, les filtres complémentaires spécifiques aux élèves, et la zone de sélection de colonnes

10.3.2 Filtres complémentaires disponibles pour les élèves

Filtre Description
Avec numéro SERNIE Élèves dont le numéro SERNIE est renseigné
Situation handicap Filtre selon la situation de handicap (toutes / avec handicap / sans handicap)
Situation étude Filtre selon le statut de scolarité (en cours / a abandonné)
Ayant reçu la première tranche Élèves/tuteurs ayant perçu la 1ère tranche de subvention M-Pesa
Ayant reçu la deuxième tranche Élèves/tuteurs ayant perçu la 2ème tranche de subvention M-Pesa

📸 Capture d'écran à insérer : Zone filtres complémentaires élèves : liste déroulante "Situation handicap" ouverte avec options "Toutes", "Avec handicap", "Sans handicap" ; case à cocher "Avec numéro SERNIE" cochée

10.3.3 Colonnes disponibles pour le rapport des élèves

Le rapport des élèves offre le jeu de colonnes le plus riche de la plateforme, couvrant l'identité, le parcours scolaire, les données socio-économiques, les résultats, les frais et les informations de paiement :

Identifiant Libellé dans le rapport
nom_eleve Nom de l'élève
postnom_eleve Postnom de l'élève
prenom_eleve Prénom de l'élève
genre_eleve Genre de l'élève
situation_parentale Situation parentale
age_eleve Âge de l'élève
noms_tuteur Noms du tuteur (nom, postnom, prénom)
statut_migratoire Statut migratoire de l'élève
lien_tuteur Lien de parenté entre l'élève et le tuteur
code Code de l'élève (code interne PIGBF)
numero_sernie Numéro SERNIE
uid Identifiant unique (UID) de l'élève
lieu_naissance Lieu de naissance
date_naissance Date de naissance
email Adresse e-mail de l'élève
phone_call Numéro de téléphone (appel)
phone_whatsapp Numéro WhatsApp
has_handicap Situation de handicap (Oui / Non)
handicap_besoin Nature du besoin lié au handicap
code_ecole Code de l'école
nom_ecole Nom de l'école
section_eleve Section de l'élève
classe_eleve Classe de l'élève
option_eleve Option de l'élève
frais_scolaires Frais scolaires
minerval Minerval
ipp IPP
bulletin Bulletin
moyenne_s1 Moyenne du 1er semestre
moyenne_s2 Moyenne du 2ème semestre
moyenne_presence_s1 Régularité (taux de présence) S1
moyenne_presence Régularité (taux de présence) S2
distance_ecole_maison Distance domicile–école
nb_enfants_foyer Nombre d'enfants au foyer
abandon_ecole A abandonné l'école (Oui / Non)
annee_abandon_ecole Année de l'abandon
raison_abandon_ecole Raison de l'abandon
province Province
proved Proved
sproved Sous-Proved

📸 Capture d'écran à insérer : Zone colonnes du rapport élèves : liste complète des colonnes disponibles affichée à gauche (scrollable sur ~35 entrées) ; exemple de sélection côté droit avec une dizaine de colonnes ordonnées : "Nom", "Postnom", "Prénom", "UID", "Classe", "Option", "Moyenne S1", "Moyenne S2", "Régularité S1", "École"

A.10.10.4 — Rapport des tuteurs

10.4 Rapport des tuteurs

10.4.1 Accéder au rapport des tuteurs

Menu latéral → Rapports → Rapport des tuteurs.

📸 Capture d'écran à insérer : Page "Rapport des tuteurs" : même structure que les rapports précédents, avec filtres géographiques et zone colonnes

10.4.2 Colonnes disponibles pour le rapport des tuteurs

Identifiant Libellé dans le rapport
nom Nom du tuteur
postnom Postnom
prenom Prénom
code Code du tuteur (code interne PIGBF)
uid Identifiant unique (UID) du tuteur
niveau_etude_id Niveau d'études
profession_id Profession
genre_id Genre
email Adresse e-mail
phone_call Numéro de téléphone (appel)
phone_whatsapp Numéro WhatsApp
nb_enfants_foyer Nombre d'enfants au foyer
nb_enfants_ecole Nombre d'enfants à l'école
province Province
proved Proved
sproved Sous-Proved
has_handicap Situation de handicap du tuteur
has_handicap_besoin Nature du besoin lié au handicap
nom_representant Nom du représentant du tuteur
lien_representant Lien entre le représentant et le tuteur
phone_call_representant Téléphone du représentant
compte_paiement_type Type de compte de paiement (M-Pesa, Equity…)
compte_paiement Numéro du compte de paiement
montant_premiere_tranche Montant reçu pour la 1ère tranche
montant_deuxieme_tranche Montant reçu pour la 2ème tranche

10.4.3 Filtres complémentaires disponibles pour les tuteurs

Filtre Description
Ayant reçu la première tranche Tuteurs ayant perçu la 1ère tranche de subvention
Ayant reçu la deuxième tranche Tuteurs ayant perçu la 2ème tranche de subvention
Situation handicap Filtre selon la situation de handicap du tuteur
Avec compte de paiement Tuteurs ayant un compte M-Pesa ou Equity renseigné

📸 Capture d'écran à insérer : Page rapport tuteurs avec filtres complémentaires visibles et zone colonnes : exemple de 6 colonnes sélectionnées "Nom", "Postnom", "Prénom", "Téléphone", "Sous-Proved", "Compte paiement"

A.10.10.5 — Mes Rapports

10.5 Mes Rapports

10.5.1 Présentation

La section Mes Rapports liste l'historique de tous les rapports demandés par l'utilisateur connecté, quel que soit leur type (écoles, élèves, tuteurs). Elle permet de suivre le statut de traitement de chaque rapport et de re-télécharger un fichier déjà généré.

Menu latéral → Rapports → Mes Rapports.

📸 Capture d'écran à insérer : Page "Mes Rapports" : tableau paginé (15 entrées/page) avec colonnes : N° (ID), Type de rapport, Statut (badge coloré), Colonnes sélectionnées (nombre), Demandé le (date/heure), Fichier disponible depuis (date/heure ou tiret), Actions (boutons "Télécharger" ou "Relancer") ; 3 lignes d'exemple — une ligne "Complété" en vert avec bouton "Télécharger", une ligne "En cours" en orange avec spinner, une ligne "Échoué" en rouge avec bouton "Relancer"

10.5.2 Statuts possibles d'un rapport

Statut Couleur Signification
En attente Gris La demande a été reçue mais le traitement n'a pas encore démarré
En cours Orange Le rapport est en cours de génération dans api-pigbf
Complété Vert Le fichier est prêt — email envoyé, téléchargement disponible
Échoué Rouge Une erreur est survenue lors de la génération

10.5.3 Télécharger un rapport complété

  1. Repérez la ligne du rapport dont le statut est Complété.
  2. Cliquez sur Télécharger.
  3. La plateforme interroge api-pigbf pour obtenir l'URL sécurisée du fichier. Vous êtes redirigé automatiquement vers le téléchargement.

📸 Capture d'écran à insérer : Ligne "Complété" dans le tableau Mes Rapports avec le bouton "Télécharger" actif en vert ; modale de confirmation affichée au survol indiquant la taille du fichier et la date de génération

ℹ️ Note : Les URLs de téléchargement sont générées à la demande et ont une durée de vie limitée. Si le lien reçu par email est expiré, utilisez le bouton Télécharger dans Mes Rapports pour obtenir un nouveau lien valide.

10.5.4 Relancer un rapport échoué

Si un rapport affiche le statut Échoué :

  1. Cliquez sur Relancer.
  2. La plateforme transmet à nouveau la même configuration à api-pigbf.
  3. Une modale de confirmation s'affiche : « Le rapport a été relancé. Vous recevrez un email avec le lien de téléchargement une fois qu'il sera prêt. »

📸 Capture d'écran à insérer : Modale de confirmation après relance : icône de rechargement, message de confirmation, bouton "Fermer"

⚠️ Attention : Si un rapport échoue à plusieurs reprises, contactez l'équipe IT GROUP en indiquant l'identifiant du rapport (visible dans la colonne N° du tableau).

A.10.10.6 — Bonnes pratiques — Rapports

10.6 Bonnes pratiques — Rapports

Privilégier les filtres géographiques précis. Plus le périmètre filtré est large (toutes les provinces, sans filtre de Sous-Proved), plus le temps de génération est long et la taille du fichier importante. Pour des rapports opérationnels rapides, filtrez au niveau Sous-Proved ou école.

Soigner l'ordre des colonnes. L'ordre dans lequel les colonnes sont arrangées dans l'interface est l'ordre exact dans le fichier Excel. Préparez cette configuration avant de soumettre pour éviter une relance inutile.

Consulter Mes Rapports avant de relancer. Si vous n'avez pas reçu l'email après 10 minutes, vérifiez d'abord le statut dans Mes Rapports — le rapport est peut-être toujours en cours de traitement.

Vérifier l'adresse email du compte. Les rapports sont envoyés à l'adresse enregistrée dans votre profil. Si vous ne recevez rien, vérifiez votre dossier spam et confirmez que votre adresse est correcte dans Mon Profil (menu utilisateur en haut à droite).