A.14 — Années scolaires
Chapitre A.14 du Manuel PIGBF
- A.14.14.1 — Vue d'ensemble
- A.14.14.2 — Créer une nouvelle année scolaire
- A.14.14.3 — Configurer les paramètres financiers de l'année scolaire
- A.14.14.4 — Gérer les tranches de paiement
- A.14.14.5 — Définir l'année scolaire active
- A.14.14.6 — Clôturer une année scolaire
- A.14.14.7 — Le sélecteur d'année scolaire dans l'interface
A.14.14.1 — Vue d'ensemble
14.1 Vue d'ensemble
La gestion des années scolaires est l'un des modules de paramétrage les plus importants de la PIGBF. L'année scolaire active est la notion centrale qui filtre l'ensemble des données affichées sur la plateforme : listes d'écoles, d'élèves, de tuteurs, validations ODK, paiements, rapports — tout est contextualisé par rapport à l'année scolaire en cours.
A.14.14.2 — Créer une nouvelle année scolaire
14.2 Créer une nouvelle année scolaire
- Cliquez sur le bouton Ajouter une année scolaire.
- Une fenêtre modale s'ouvre avec un champ Libellé (format requis :
AAAA-AAAA, ex :2026-2027). La plateforme vérifie que les deux années sont consécutives. - Cliquez sur Enregistrer.
ℹ️ Note : La création d'une nouvelle année ne la définit pas automatiquement comme active. Il faut ensuite la configurer (paramètres de bourse, tranches) et la définir manuellement comme année par défaut.
A.14.14.3 — Configurer les paramètres financiers de l'année scolaire
14.3 Configurer les paramètres financiers de l'année scolaire
Chaque année scolaire possède une configuration de bourse qui détermine les montants alloués et la structure des tranches de paiement.
14.3.1 Montants de la bourse
| Champ | Description |
|---|---|
| Montant école (CDF) | Montant versé directement à l'école par élève via Equity BCDC — couvre les frais scolaires |
| Subvention élève/tuteur (CDF) | Montant versé au tuteur ou à l'élève via M-Pesa — subvention directe |
| Montant total par bénéficiaire | Calculé automatiquement : montant école + subvention élève/tuteur |
| Montant total programme | Optionnel — montant global du programme pour l'année (à des fins de reporting) |
14.3.2 Gérer les types de frais scolaires
Les types de frais définissent les catégories de dépenses scolaires collectées lors de la phase terrain (ex : Minerval, IPP, Bulletin, Tenues, Sport…).
- Dans la section Types de frais, cliquez sur Ajouter un type de frais.
- Saisissez le libellé du type de frais.
- Cliquez sur Enregistrer.
A.14.14.4 — Gérer les tranches de paiement
14.4 Gérer les tranches de paiement
Les tranches de paiement définissent le calendrier de versement et la répartition des montants entre les différentes échéances du programme.
14.4.1 Ajouter une tranche de paiement
- Cliquez sur Ajouter une tranche.
- Renseignez les champs :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de la tranche | Libellé libre (ex : « Tranche 1 Equity », « Tranche 2 M-Pesa ») |
| Bénéficiaire | École (circuit Equity) ou Élève/Tuteur (circuit M-Pesa) |
| Pourcentage / Montant | Pour Equity : % du montant école. Pour M-Pesa : montant fixe en CDF |
| Active | Une tranche inactive n'est pas proposée lors de la génération des instructions de paiement |
⚠️ Attention : La somme des pourcentages des tranches Equity doit être égale à 100%. La plateforme affiche un indicateur coloré (vert/rouge) pour vous alerter si la répartition est incorrecte. Une répartition incorrecte bloquera la génération des instructions Equity.
14.4.2 Modifier ou supprimer une tranche
- Cliquez sur Modifier sur la ligne de la tranche pour éditer ses paramètres.
- Cliquez sur Supprimer pour supprimer une tranche.
⚠️ Attention : La suppression d'une tranche est bloquée si des instructions de paiement ont déjà été générées sur cette tranche. Dans ce cas, désactivez la tranche plutôt que de la supprimer.
A.14.14.5 — Définir l'année scolaire active
14.5 Définir l'année scolaire active
La sélection de l'année scolaire active (ou « par défaut ») détermine l'année qui s'affiche par défaut lors de la connexion de chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent basculer manuellement vers une autre année dans le sélecteur d'année scolaire en haut de l'interface, à condition d'y avoir accès dans leur profil.
- Dans le tableau Toutes les années scolaires, repérez l'année à activer.
- Cliquez sur Définir comme active.
- Une confirmation est demandée.
ℹ️ Note : Changer l'année active ne modifie pas les données — cela change uniquement l'année affichée par défaut au chargement de la plateforme pour tous les utilisateurs.
A.14.14.6 — Clôturer une année scolaire
14.6 Clôturer une année scolaire
La clôture d'une année scolaire est une opération de fin de cycle qui verrouille définitivement toutes les données de l'année concernée. Une fois clôturée, aucune modification ne peut être apportée aux données de cette année.
- Dans le tableau des années scolaires, cliquez sur Clôturer sur la ligne de l'année à clôturer.
- Une fenêtre modale de confirmation très explicite s'affiche :
- Tapez le libellé exact de l'année (ex :
2024-2025) dans le champ de confirmation. - Le bouton Clôturer l'année scolaire s'active.
- Cliquez dessus pour finaliser.
⚠️ Attention — Action irréversible. La clôture d'une année scolaire est définitive et ne peut pas être annulée. Assurez-vous que tous les paiements de l'année ont été traités, tous les rapports générés, et toutes les données validées avant de procéder à la clôture. Consultez l'équipe de coordination PAAF avant toute clôture.
A.14.14.7 — Le sélecteur d'année scolaire dans l'interface
14.7 Le sélecteur d'année scolaire dans l'interface
En dehors du module de paramétrage, le sélecteur d'année scolaire est accessible depuis la barre de navigation supérieure de la plateforme. Il permet à chaque utilisateur de basculer entre les années auxquelles il a accès sans quitter la page en cours.
Lorsqu'un utilisateur change d'année scolaire via ce sélecteur, toutes les données affichées sur la plateforme (listes, statistiques du tableau de bord, validations ODK en attente, paiements) se mettent à jour automatiquement pour refléter l'année nouvellement sélectionnée.