B.7 — Gestion des tuteurs
Chapitre B.7 du Manuel PIGBF
- B.7.7.1 — Vue d'ensemble et rôle du tuteur dans la PIGBF
- B.7.7.2 — Liste des tuteurs
- B.7.7.3 — Fiche détaillée d'un tuteur
- B.7.7.4 — Ajouter un tuteur manuellement
- B.7.7.5 — Modifier un tuteur
- B.7.7.6 — Supprimer un tuteur
- B.7.7.7 — Traitement des doublons de tuteurs
- B.7.7.8 — Validation des tuteurs pour paiement
- B.7.7.9 — Bonnes pratiques — Gestion des tuteurs
B.7.7.1 — Vue d'ensemble et rôle du tuteur dans la PIGBF
7.1 Vue d'ensemble et rôle du tuteur dans la PIGBF
Le tuteur est la personne physique légalement responsable d'une ou plusieurs bénéficiaires mineures inscrites dans le programme PAAF. Il occupe une position centrale dans le circuit financier : dans le schéma de paiement standard, c'est lui qui reçoit la bourse sur son compte M-Pesa au nom des élèves dont il a la charge.
Le module Bénéficiaires → Tuteurs permet à l'Admin ONG de gérer les fiches de tous les tuteurs relevant de son périmètre : consultation, création manuelle, modification, traitement des doublons et validation pour paiement.
Relations clés du tuteur dans la PIGBF :
| Relation | Description |
|---|---|
| Tuteur ↔ Élève(s) | Un tuteur peut être responsable de plusieurs bénéficiaires (jusqu'à plusieurs dizaines dans les grands foyers). La relation est nominative et documentée |
| Tuteur ↔ Représentant | Si le tuteur est dans l'impossibilité de recevoir les paiements lui-même (incapacité physique, absence prolongée), un représentant légal peut être désigné à sa place |
| Tuteur ↔ Compte M-Pesa | Le compte mobile money est le canal de réception des bourses. Sa validité conditionne directement le succès du paiement |
🔒 Accès Admin IT ONG : L'Admin IT ONG dispose d'un accès en lecture seule sur ce module. Il peut consulter les fiches des tuteurs mais ne peut pas les créer, les modifier, les supprimer ni les valider pour paiement.
B.7.7.2 — Liste des tuteurs
7.2 Liste des tuteurs
Accéder à la liste
Cliquez sur Bénéficiaires → Tuteurs. La liste des tuteurs enregistrés dans le périmètre de l'ONG s'affiche pour l'année scolaire active.
Colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom complet | Nom, post-nom et prénom du tuteur |
| Téléphone | Numéro de téléphone principal (souvent identique au numéro M-Pesa) |
| École principale | École de référence où le tuteur a été identifié lors de la collecte (école ayant le plus grand nombre d'élèves de ce tuteur) |
| Nb élèves rattachées | Nombre total d'élèves bénéficiaires placées sous la responsabilité de ce tuteur dans la PIGBF |
| Compte M-Pesa | Numéro de compte mobile money (partiellement masqué pour la confidentialité) — affiché en badge vert si configuré, badge orange "Non configuré" si absent |
| Statut validation | Badge Validé pour paiement (vert) ou Non validé (gris) pour la tranche en cours |
| Actions | Voir / Modifier / Supprimer |
Filtres disponibles
| Catégorie | Filtres disponibles |
|---|---|
| Recherche texte | Nom, post-nom, prénom, téléphone, WhatsApp, email |
| Localisation | Province, PROVED, Sous-PROVED, école de référence |
| Statut compte | Avec compte M-Pesa configuré / Sans compte |
| Situation | Avec handicap / Sans handicap, Avec représentant désigné / Sans |
| Paiements | Ayant reçu la 1ère tranche / la 2ème tranche |
B.7.7.3 — Fiche détaillée d'un tuteur
7.3 Fiche détaillée d'un tuteur
Cliquez sur l'icône Voir (œil) d'un tuteur pour accéder à sa fiche complète.
La fiche est organisée en plusieurs sections :
Section 1 — Identité et photo
| Champ | Description |
|---|---|
| Photo | Photo du tuteur prise lors de la collecte ODK (ou uploadée manuellement) |
| UID | Identifiant unique du tuteur dans la PIGBF, généré à la première validation |
| Nom / Post-nom / Prénom | Identité complète |
| Genre | Homme ou Femme |
| Date de naissance | Si renseignée lors de la collecte |
Section 2 — Pièce d'identité
La pièce d'identité du tuteur est un document critique pour la sécurité financière du programme. Elle est photographiée lors de la collecte ODK et accessible depuis cette section.
| Champ | Description |
|---|---|
| Type de document | Carte Nationale d'Identité, Carte de vote, Passeport, ou autre |
| Numéro | Numéro de la pièce d'identité si renseigné |
| Photos | Miniatures cliquables des photos de la pièce (recto/verso) prises sur le terrain |
Section 3 — Informations socio-professionnelles
| Champ | Description |
|---|---|
| Niveau d'étude | Niveau d'études le plus élevé atteint par le tuteur |
| Profession | Activité professionnelle déclarée |
| Situation parentale | Situation vis-à-vis des enfants (père/mère biologique, tuteur légal, etc.) |
| Nb enfants au foyer | Nombre total d'enfants vivant sous sa responsabilité dans le foyer |
| Nb enfants à l'école | Nombre d'enfants fréquentant régulièrement l'école de référence |
Section 4 — Coordonnées de contact
Section 5 — Situation de handicap
La situation de handicap du tuteur est documentée car elle peut influencer la désignation d'un représentant et les modalités de réception des paiements.
Section 6 — Consentement
Le consentement formel du tuteur est un prérequis légal et programmatique pour la réception des bourses. Sans consentement signé et documenté, le tuteur ne peut pas être désigné comme percepteur des bourses dans les instructions de paiement.
Section 7 — Représentant légal
Le représentant est la personne qui reçoit les paiements à la place du tuteur lorsque ce dernier est dans l'incapacité de le faire. Cette désignation est formellement documentée dans la PIGBF.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du représentant | Identité complète du représentant désigné |
| Lien avec le tuteur | Nature de la relation (ex. : Frère, Sœur, Fils majeur, Voisin de confiance) |
| Téléphone | Numéro de contact du représentant |
Section 8 — Élèves bénéficiaires rattachées
Cette section est la vue relationnelle centrale de la fiche tuteur. Elle permet de vérifier d'un seul coup d'œil l'intégralité du portefeuille d'élèves sous la responsabilité du tuteur et l'état des paiements pour chacune.
ℹ️ Navigation directe : Un clic sur une ligne ouvre directement la fiche de l'élève concernée. Il est ainsi possible de naviguer entre la fiche tuteur et les fiches de ses élèves sans repasser par les listes.
Section 9 — Comptes de paiement
| Champ | Description |
|---|---|
| Prestataire | Opérateur de mobile money (M-Pesa Vodacom) ou banque (Equity BCDC) |
| Numéro de compte | Numéro M-Pesa ou numéro de compte bancaire |
| Agent | Agent M-Pesa de référence pour les questions relatives au paiement |
| Nom de transaction | Libellé attendu sur le relevé M-Pesa lors du virement |
| Compte choisi pour paiement | Indicateur du compte actif — c'est ce compte qui sera crédité lors des prochains paiements |
Section 10 — Historique des modifications
⚠️ Traçabilité anti-fraude : Toute modification du numéro de compte M-Pesa est mise en évidence dans l'historique avec un fond coloré d'alerte. Cette traçabilité permet de détecter rapidement toute substitution de compte non autorisée effectuée avant une période de paiement.
B.7.7.4 — Ajouter un tuteur manuellement
7.4 Ajouter un tuteur manuellement
Les tuteurs sont principalement créés via la validation des formulaires ODK terrain. La création manuelle est réservée aux cas particuliers : tuteur absent lors de la collecte, changement de tuteur légal en cours d'année, correction urgente.
- Cliquez sur + Ajouter un tuteur en haut à droite de la liste.
- Le formulaire de création s'ouvre.
- Renseignez les informations obligatoires : Nom, Prénom, Téléphone.
- Complétez les informations complémentaires : genre, date de naissance, niveau d'étude, profession, situation parentale, nombre d'enfants, coordonnées supplémentaires.
- Configurez le compte de paiement M-Pesa : renseignez le numéro de téléphone M-Pesa, l'agent de rattachement, le nom de transaction. Cochez Définir comme compte choisi pour paiement.
- Cliquez sur Enregistrer.
ℹ️ Rattachement aux élèves : Un tuteur créé manuellement doit ensuite être rattaché aux élèves bénéficiaires concernées. Ce rattachement s'effectue depuis la fiche de chaque élève, dans la section Tuteur légal, en sélectionnant le tuteur dans la liste déroulante et en précisant le lien de parenté.
B.7.7.5 — Modifier un tuteur
7.5 Modifier un tuteur
- Dans la liste, cliquez sur l'icône Modifier (crayon) du tuteur concerné.
- Le formulaire de modification s'ouvre avec toutes les informations actuelles pré-remplies.
- Apportez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Mettre à jour.
⚠️ Attention — Modification du compte M-Pesa : Tout changement du numéro de compte M-Pesa est automatiquement tracé dans le journal d'activités avec l'identité de l'auteur et l'horodatage précis. Si vous modifiez le compte M-Pesa d'un tuteur, documentez la raison du changement dans vos registres internes (changement de numéro, perte de téléphone, fraude avérée). Cette traçabilité est un mécanisme anti-fraude explicite.
B.7.7.6 — Supprimer un tuteur
7.6 Supprimer un tuteur
- Dans la liste, cliquez sur l'icône Supprimer (corbeille) du tuteur concerné.
- Une fenêtre de confirmation s'affiche, mentionnant le nom du tuteur et les conséquences.
- Confirmez la suppression.
⚠️ Attention : La suppression est bloquée si des instructions de paiement ont déjà été générées ou exécutées pour ce tuteur. Le système affiche un message d'erreur explicite. Un tuteur ayant déjà reçu un paiement ne peut pas être supprimé.
⚠️ Conséquence sur les élèves rattachées : La suppression d'un tuteur désassocie toutes les élèves qui lui étaient rattachées. Ces élèves se retrouveront sans tuteur assigné et ne pourront plus être incluses dans les paiements jusqu'à réassignation d'un nouveau tuteur.
B.7.7.7 — Traitement des doublons de tuteurs
7.7 Traitement des doublons de tuteurs
Pourquoi des doublons apparaissent-ils ?
Un même tuteur peut être collecté plusieurs fois dans les situations suivantes :
- Deux enquêteurs dans deux écoles différentes ont identifié le même tuteur (dont les enfants fréquentent plusieurs établissements)
- Une légère variation d'orthographe dans le nom a créé deux entrées distinctes
- Une mise à jour ODK a créé une nouvelle fiche au lieu de mettre à jour l'existante
Accéder au traitement des doublons
Vérifications avant fusion d'un tuteur
La fusion de tuteurs est plus délicate que celle des élèves car elle impacte directement les circuits financiers. Vérifiez impérativement :
| Élément | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Photos | Les photos des deux fiches représentent-elles la même personne ? |
| Numéros M-Pesa | Si les deux fiches ont des numéros M-Pesa différents, il peut s'agir de deux personnes distinctes |
| Élèves rattachées | Les élèves de chaque fiche sont-elles dans les mêmes écoles ? Un même tuteur peut légitimement avoir des enfants dans plusieurs établissements |
| Pièces d'identité | Les photos des pièces d'identité correspondent-elles au même document ? |
Résoudre un doublon de tuteur
Procédure identique à celle des doublons d'élèves :
- Fusionner : sélectionnez la fiche de référence → toutes les élèves rattachées, les paiements et les données de la fiche secondaire sont migrés sur la fiche principale
- Deux tuteurs distincts : les deux fiches sont conservées et la paire retirée des suggestions
⚠️ Irréversibilité : La fusion de tuteurs est irréversible. Un tuteur fusionné à tort (deux personnes différentes traitées comme une seule) peut conduire à l'envoi des bourses de plusieurs familles sur un seul compte M-Pesa.
B.7.7.8 — Validation des tuteurs pour paiement
7.8 Validation des tuteurs pour paiement
Vue d'ensemble
Avant qu'un tuteur puisse recevoir des versements M-Pesa pour les élèves dont il est responsable, il doit être validé pour paiement pour la tranche concernée. Cette validation confirme que le tuteur et ses informations financières sont vérifiés et conformes aux exigences du programme.
Accéder à la validation pour paiement
Critères à vérifier avant validation
| Critère | Description |
|---|---|
| Compte M-Pesa configuré | Un numéro M-Pesa est renseigné et marqué "Compte choisi pour paiement" |
| Pièce d'identité vérifiée | Photo de la pièce d'identité lisible, document valide |
| Photo du tuteur | Photo claire permettant l'identification |
| Consentement signé | Statut "Consentement signé" sur la fiche |
| Élèves rattachées validées | Au moins une élève validée pour paiement est rattachée à ce tuteur |
Valider des tuteurs
Validation individuelle :
1. Cliquez sur le bouton Valider (coche verte) sur la ligne du tuteur.
2. Une fenêtre de confirmation récapitule les informations clés : nom, numéro M-Pesa, nombre d'élèves rattachées, montant total de la tranche.
3. Confirmez.
Validation en masse :
1. Cochez les tuteurs à valider.
2. Cliquez sur Valider les X tuteurs sélectionnés.
3. Confirmez dans la fenêtre de confirmation groupée.
B.7.7.9 — Bonnes pratiques — Gestion des tuteurs
7.9 Bonnes pratiques — Gestion des tuteurs
Vérifiez toujours le numéro M-Pesa avant validation. C'est le champ le plus critique de la fiche tuteur. Un digit erroné entraîne un virement vers un mauvais destinataire. En cas de doute, contactez l'enquêteur ou le préfet de l'école pour confirmation.
Traitez les doublons de tuteurs en priorité. Un tuteur en doublon peut recevoir une double bourse pour les mêmes élèves. Résolvez les doublons signalés avant chaque campagne de paiement.
Documentez les changements de compte M-Pesa. Tenez un registre interne des raisons des modifications (perte de téléphone, changement d'opérateur) pour faciliter les audits et investigations en cas de contestation.
Vérifiez les consentements. Un tuteur sans consentement signé ne peut légalement pas être percepteur des bourses. Vérifiez ce statut systématiquement avant validation pour paiement.
Signalez les décès de tuteurs immédiatement. En cas de décès d'un tuteur, désassociez ses élèves et désignez un nouveau tuteur légal via une nouvelle collecte ODK ou une modification manuelle. Un tuteur décédé ne doit jamais rester le percepteur actif d'une bourse.
Fin du chapitre B.7 — Gestion des tuteurs