C.2 — Validation et envoi des instructions Equity BCDC
Chapitre C.2 du Manuel PIGBF
- C.2.2.1 — Vue d'ensemble du circuit Equity
- C.2.2.2 — Étape 2 — Validation des instructions Equity
- C.2.2.3 — Étape 3 — Envoi des instructions vers Equity BCDC
- C.2.2.4 — Bonnes pratiques — Module Equity
C.2.2.1 — Vue d'ensemble du circuit Equity
2.1 Vue d'ensemble du circuit Equity
Le circuit Equity BCDC gère les virements bancaires destinés aux établissements scolaires partenaires du programme PAAF. Ces virements correspondent à la part « école » de la bourse, qui couvre les frais scolaires des bénéficiaires (frais de scolarité, minerval, IPP, bulletin, etc.).
La transmission des instructions à Equity Bank Congo repose sur le mécanisme H2H (Host-to-Host) : des fichiers CSV structurés sont générés par la plateforme, chiffrés avec la clé PGP d'Equity Bank, puis déposés sur un serveur SFTP sécurisé. Equity Bank récupère ces fichiers, les traite, et renvoie des fichiers de retour (ACK, NACK, PSR) confirmant le résultat des virements.
En tant que Validateur de Paiement PAAF, votre intervention dans le circuit Equity couvre les étapes 2 et 3 du cycle :
| Étape | Qui | Action |
|---|---|---|
| Étape 1 — Génération | Admin PAAF / Admin Plateforme | Sélection des écoles éligibles, calcul des montants, création des lots |
| Étape 2 — Validation | Vous (Validateur PAAF) | Contrôle des lots, approbation ou rejet |
| Étape 3 — Envoi | Vous (Validateur PAAF) | Transmission sécurisée par OTP vers Equity Bank |
| Étape 4 — Suivi | Vous (Validateur PAAF) | Monitoring des fichiers H2H (ACK/NACK/PSR) |
C.2.2.2 — Étape 2 — Validation des instructions Equity
2.2 Étape 2 — Validation des instructions Equity
2.2.1 Accéder à l'écran de validation
La page affiche exclusivement les lots dont le statut est « En attente de validation » (étape 1 du workflow de validation, validation_step = 1). Les lots déjà validés, rejetés ou envoyés ne s'affichent pas sur cet écran.
2.2.2 Description de l'écran
Zone de filtres
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Du (date de génération) | Sélecteur de date | Filtre les lots générés à partir de cette date (incluse) |
| Au (date de génération) | Sélecteur de date | Filtre les lots générés jusqu'à cette date (incluse) |
| Réinitialiser | Bouton | Efface tous les filtres actifs et recharge la liste complète |
Tableau "Instructions en attente de validation"
| Colonne | Description |
|---|---|
| # | Numéro de ligne dans la page (ordre d'affichage) |
| École | Nom complet de l'établissement scolaire destinataire du virement |
| Compte Equity | Numéro de compte bancaire Equity de l'école (partiellement masqué pour la sécurité) |
| Date de génération | Date et heure de création du lot par l'Admin PAAF |
| Généré par | Nom de l'utilisateur ayant généré le lot (Admin PAAF ou Admin Plateforme) |
| Nb paiements | Nombre d'instructions de paiement individuelles incluses dans ce lot (généralement = 1 par lot pour Equity, une instruction = une école) |
| Montant total | Montant total du lot en Francs Congolais (CDF) |
| Actions | Boutons d'action disponibles : Valider (vert) · Rejeter (rouge) · Voir détails (icône œil) |
ℹ️ Note : Le tableau est paginé à 20 lots par page. Si le nombre de lots dépasse 20, utilisez la pagination en bas de tableau pour naviguer entre les pages. Les lots sont triés par date de génération décroissante (les plus récents en premier).
2.2.3 Consulter le détail d'un lot avant validation
Avant de valider ou de rejeter un lot, il est vivement recommandé d'en consulter les détails complets. Cliquez sur l'icône Voir (œil) ou directement sur le nom de l'école dans la ligne du lot.
Les informations à vérifier attentivement dans cette vue détaillée :
- Le nom de l'école — Correspond-il bien à un établissement partenaire connu ?
- Le compte Equity — Est-il correctement renseigné et non vide ?
- Le montant total — Est-il cohérent avec la tranche de paiement en cours et le nombre d'élèves bénéficiaires de l'école ?
- La date de génération — Le lot a-t-il été généré dans le cadre de la campagne de paiement en cours ?
- L'auteur de la génération — Reconnaissez-vous l'utilisateur ayant généré ce lot ?
2.2.4 Valider un lot individuellement
- Sur la ligne du lot à valider, cliquez sur le bouton Valider (icône coche verte).
- Vérifiez une dernière fois toutes les informations affichées dans la modale de confirmation.
- Cliquez sur Valider.
- Un message de succès s'affiche en haut à droite de l'écran :
- Le lot disparaît immédiatement de la liste des instructions en attente de validation et devient visible dans l'écran Envoi (étape 3).
Effet immédiat : Après validation, le statut du lot passe de
validation_step = 1àvalidation_step = 2. La plateforme enregistre automatiquement votre identifiant, votre nom et la date/heure de la validation dans le workflow du lot.
2.2.5 Rejeter un lot
Un lot doit être rejeté lorsqu'une anomalie est détectée : compte bancaire incorrect ou manquant, montant incohérent, école non éligible, erreur de tranche, etc.
- Sur la ligne du lot à rejeter, cliquez sur le bouton Rejeter (icône croix rouge).
- Renseignez la Raison du rejet de manière précise et détaillée. Exemples de raisons bien formulées :
- "Compte Equity de l'école vide — numéro de compte bancaire non renseigné dans la fiche école"
- "Montant incohérent : 2 836 200 CDF reçu pour 1 seule élève, alors que le montant attendu est 53 000 CDF par élève pour la tranche 1"
- "École INST. VANESSA 2 non présente dans la liste des écoles partenaires validées pour cette tranche" - Cliquez sur Rejeter.
- Le lot disparaît de la liste en attente de validation. Son statut passe à
validation_step = 4(rejeté). La raison du rejet est consignée dans le workflow du lot et visible par l'Admin PAAF dans son écran de suivi.
ℹ️ Après un rejet : L'Admin PAAF doit corriger l'anomalie signalée (généralement sur la fiche de l'école concernée dans le module Écoles), puis régénérer un nouveau lot via l'écran de Génération. Le lot rejeté ne peut pas être réactivé : seul un nouveau lot peut être créé.
2.2.6 Validation ou rejet groupé de plusieurs lots
Lorsque plusieurs lots doivent être traités simultanément (par exemple, en début de campagne de paiement), la plateforme permet de valider ou rejeter plusieurs lots en une seule opération.
Procédure pour une validation groupée :
- Cochez les cases à gauche de chaque lot à traiter. La case en en-tête du tableau permet de tout sélectionner sur la page courante.
- Un bandeau récapitulatif apparaît, affichant le nombre de lots sélectionnés et le montant total cumulé.
- Cliquez sur Valider les lots sélectionnés.
- Vérifiez le récapitulatif. Cliquez sur Tout valider pour confirmer.
Procédure pour un rejet groupé :
- Cochez les lots à rejeter de la même manière.
- Cliquez sur Rejeter les lots sélectionnés.
- Saisissez la Raison du rejet (une seule raison commune sera appliquée à tous les lots sélectionnés). Si les raisons sont différentes selon les lots, effectuez des rejets individuels.
- Cliquez sur Tout rejeter.
⚠️ Attention : Si les lots sélectionnés présentent des anomalies de natures différentes, utilisez systématiquement le rejet individuel pour consigner une raison précise et distincte pour chaque lot. Un rejet groupé avec une raison générique rend la correction plus difficile pour l'Admin PAAF.
C.2.2.3 — Étape 3 — Envoi des instructions vers Equity BCDC
2.3 Étape 3 — Envoi des instructions vers Equity BCDC
2.3.1 Vue d'ensemble de l'envoi sécurisé
L'envoi des instructions Equity est l'opération la plus sensible du cycle. Elle déclenche la transmission effective des données financières à la banque. Pour cette raison, elle est protégée par un mécanisme de vérification à deux facteurs :
- Votre identifiant et mot de passe de connexion (premier facteur — déjà vérifié lors de la connexion)
- Un code OTP (One-Time Password) à 6 chiffres, envoyé à votre adresse email enregistrée dans la plateforme, valide pour une durée limitée (second facteur)
Ce mécanisme garantit que seule la personne physique habilitée, ayant accès à la fois à ses identifiants de connexion et à sa messagerie email professionnelle, peut déclencher un virement bancaire.
2.3.2 Accéder à l'écran d'envoi
Cet écran n'affiche que les lots dont le statut est « Validé » (validation_step = 2), c'est-à-dire ceux que vous ou un autre Validateur avez approuvés à l'étape précédente. Les lots en attente de validation ou déjà envoyés n'apparaissent pas ici.
Description des colonnes du tableau "Lots validés — prêts à l'envoi"
| Colonne | Description |
|---|---|
| Case à cocher | Permet de sélectionner le lot pour l'envoi groupé |
| Référence | Identifiant unique du lot généré par la plateforme |
| École | Nom de l'établissement scolaire destinataire, avec le numéro de compte Equity partiellement masqué |
| Nb paiements | Nombre de paiements individuels dans le lot |
| Montant total | Montant en CDF à virer à cet établissement |
| Validé par | Nom du Validateur ayant approuvé ce lot à l'étape 2 |
2.3.3 Procédure complète d'envoi sécurisé par OTP
Étape A — Sélectionner les lots à envoyer
- Si nécessaire, filtrez les lots par date de validation avec les sélecteurs Validé depuis et Validé jusqu'au.
- Cochez les lots à envoyer. La case en en-tête sélectionne tous les lots visibles sur la page courante.
- Vérifiez le total affiché dans le bandeau récapitulatif. Ce montant correspond à la somme de tous les lots sélectionnés.
- Cliquez sur Envoyer vers Equity.
Étape B — Demande du code OTP
La fenêtre modale "Envoi vers Equity BCDC" s'ouvre.
- Vérifiez le récapitulatif : nombre de lots, nombre total d'instructions et montant total à envoyer. C'est le dernier moment pour annuler si une anomalie est détectée.
- Cliquez sur Recevoir le code OTP.
- Ouvrez immédiatement votre messagerie email (dans un autre onglet du navigateur ou sur votre téléphone). Vérifiez aussi le dossier Spam / Courrier indésirable si l'email n'apparaît pas dans la boîte de réception dans les 30 secondes.
Étape C — Saisie du code OTP
- Copiez ou notez le code à 6 chiffres reçu par email.
- Revenez sur la fenêtre modale de la PIGBF.
- Saisissez le code dans le champ Code OTP.
- Le bouton Envoyer s'active dès qu'un code à 6 chiffres est détecté dans le champ. Cliquez sur Envoyer.
Étape D — Confirmation de l'envoi
Après confirmation, le système réalise automatiquement les opérations suivantes en séquence :
- Marque chaque lot sélectionné au statut « Envoyé » (validation_step = 3)
- Enregistre votre identifiant, votre nom et la date/heure de l'envoi dans le workflow de chaque lot
- Transmet une requête à l'api-pigbf pour déclencher la génération des fichiers CSV au format H2H Equity
- Chiffre les fichiers avec la clé PGP d'Equity Bank Congo
- Dépose les fichiers chiffrés sur le serveur SFTP d'Equity pour traitement bancaire
2.3.4 Gestion des erreurs lors de l'envoi
Code OTP expiré
Si le compte à rebours atteint 00:00 avant que vous ayez saisi le code, le code expire. Cliquez sur Recevoir un nouveau code OTP pour en générer un nouveau. Cette opération peut être répétée sans limitation.
Code OTP invalide
Si le code saisi est incorrect, un message d'erreur s'affiche. Vérifiez soigneusement le code reçu par email (attention aux confusions entre 0 et O, 1 et I). Après plusieurs tentatives invalides, un nouveau code doit être demandé.
Erreur de transmission SFTP
En cas d'erreur technique lors du dépôt SFTP, les lots concernés sont marqués en statut « Erreur » dans l'écran de Suivi. Vous pouvez relancer l'envoi depuis le menu Actions (bouton trois points) → Renvoyer, disponible sur chaque fichier en erreur.
⚠️ Important — Sécurité absolue du code OTP :
Le code OTP est votre signature électronique personnelle pour cette opération financière. Il ne doit être communiqué à personne, même à un supérieur hiérarchique, même à l'équipe IT GROUP. Si une personne vous demande votre code OTP, refusez catégoriquement et signalez cet incident immédiatement à votre responsable et à l'équipe IT GROUP. La demande de votre OTP par un tiers est le signe caractéristique d'une tentative de fraude.
C.2.2.4 — Bonnes pratiques — Module Equity
2.4 Bonnes pratiques — Module Equity
Traitez les validations et les envois dans la même session de travail. Valider un lot mais ne pas l'envoyer dans la foulée retarde les décaissements aux établissements. Prévoyez suffisamment de temps pour effectuer les deux étapes lors de la même connexion.
Vérifiez votre accès email avant de lancer un envoi. Avant de cliquer sur "Envoyer vers Equity", assurez-vous que votre boîte email est accessible et que vous pouvez y lire le code OTP dans les 5 minutes. Une connexion Internet instable ou une messagerie saturée peut faire rater l'OTP.
Ne tentez pas d'envoyer des lots le soir ou en dehors des horaires bancaires d'Equity. Même si la transmission SFTP peut s'effectuer à n'importe quelle heure, le traitement par Equity Bank s'effectue généralement pendant les horaires ouvrables. Les fichiers déposés en dehors de ces créneaux seront traités le prochain jour ouvrable.
Archivez les confirmations d'envoi. En cas de litige ou d'audit, conservez les confirmations par email et les références de transmission affichées par la plateforme.