C.4 — Suivi post-validation des paiements Chapitre C.4 du Manuel PIGBF C.4.4.1 — Vue d'ensemble du suivi 4.1 Vue d'ensemble du suivi L'étape de suivi est la phase d'observation et de contrôle post-envoi . Elle permet au Validateur de Paiement PAAF de s'assurer que les paiements envoyés ont bien été reçus et traités par les prestataires financiers, d'identifier les paiements en échec ou rejetés, et de déclencher les actions correctives nécessaires. Le suivi fonctionne différemment selon le circuit : Aspect Equity BCDC M-Pesa Mécanisme de retour Fichiers ACK, NACK, PSR déposés par Equity sur le SFTP Réponses API Vodacom en quasi-temps réel Délai de mise à jour Scheduler automatique toutes les 30 minutes Quasi-immédiat (quelques secondes à quelques minutes) Granularité Fichier H2H → Instructions par école Lot → Paiements individuels par élève Actions disponibles Télécharger ACK/NACK/PSR, Renvoyer, Voir détails Voir détails, relancer via nouveau lot 📸 Capture d'écran à insérer : Vue comparative du suivi : deux sections côte à côte ou en onglets, gauche "Suivi Equity H2H" et droite "Suivi M-Pesa", illustrant la différence de structure (fichiers H2H vs lots par tuteur) C.4.4.2 — Suivi des paiements Equity BCDC 4.2 Suivi des paiements Equity BCDC 4.2.1 Accéder à l'écran de suivi Equity Menu latéral → Gestion des paiements → Equity BCDC → Suivi . 📸 Capture d'écran à insérer : Page de suivi Equity BCDC, état avec fichiers en cours : zone de filtres (Recherche textuelle, Statut — liste déroulante, Date début / Date fin, bouton Réinitialiser), tableau "Fichiers Equity H2H" avec 2 fichiers visibles, colonnes Nom du fichier / Statut (badge coloré) / Nb écoles / Montant total / Généré par / Actions. Total affiché en haut à droite "85 564 400 CDF" 4.2.2 Description des filtres disponibles Filtre Type Description Recherche Champ texte Recherche par nom de fichier, référence Equity ou description Statut Liste déroulante Filtre par statut du fichier (voir tableau ci-dessous) Date début Sélecteur de date Filtre les fichiers créés à partir de cette date Date fin Sélecteur de date Filtre les fichiers créés jusqu'à cette date Réinitialiser Bouton Efface tous les filtres actifs 📸 Capture d'écran à insérer : Zone de filtres de l'écran de suivi Equity : champ "Recherche : nom fichier, référence, description..." / liste déroulante "Statut : Tous les statuts" développée montrant toutes les options / champs date début et fin / bouton Réinitialiser 4.2.3 Comprendre les statuts des fichiers H2H Chaque fichier H2H passe par une série de statuts reflétant son état dans le circuit de traitement bancaire Equity. Statut Couleur Signification Action recommandée Non envoyé Gris Fichier généré côté plateforme, pas encore transmis au SFTP Equity Envoyer depuis l'écran Envoi Envoi en cours Bleu Transmission SFTP en cours Patienter, actualiser la page dans quelques minutes Envoyé Bleu ciel Fichier déposé sur le SFTP Equity, en attente d'accusé de réception (ACK) Patienter (Equity traite sous 30 min à quelques heures) Reçu Vert clair ACK reçu — Equity confirme avoir reçu et accepté le fichier Patienter la confirmation de traitement (PSR) Traité avec succès Vert foncé PSR reçu — Paiements exécutés, fonds décaissés aux écoles Aucune action requise Rejeté Rouge NACK reçu — Equity a rejeté le fichier (motif dans le fichier NACK) Télécharger le fichier NACK, analyser le motif, contacter IT GROUP Erreur Orange Problème technique lors de la transmission SFTP Utiliser "Renvoyer" depuis le menu Actions 📸 Capture d'écran à insérer : Tableau de suivi Equity avec plusieurs fichiers aux statuts différents : ligne 1 "TMP210_43100189266_...PAAF_00001.csv" / badge vert clair "ENVOYÉ, ATTENTE ACCUSÉ DE RÉCEPTION" / 1 école / 2 836 200 CDF / Emmanuel 20/11/2025 / bouton Actions. Ligne 2 même structure avec badge vert foncé "TRAITÉ AVEC SUCCÈS" pour un autre fichier 4.2.4 Description des colonnes du tableau Colonne Description Nom du fichier / Référence Equity Nom technique du fichier CSV généré (format : TMP210_[codes] PAAF [séquence].csv) Statut Badge coloré avec libellé explicite de l'état du fichier Nb école(s) Nombre d'instructions de paiement (écoles) incluses dans ce fichier Montant total Montant total de toutes les instructions du fichier en CDF Généré par Nom de l'utilisateur ayant déclenché la génération + date et heure Actions Menu à trois points (voir section suivante) 4.2.5 Actions disponibles sur un fichier H2H (menu trois points) 📸 Capture d'écran à insérer : Menu Actions (bouton à trois points) ouvert sur une ligne de fichier Equity avec statut "Envoyé" : liste des options : "Voir détails" (icône œil), "Télécharger — Fichier H2H envoyé" (icône téléchargement), "Télécharger — Fichier ACK" (grisé si non disponible), "Télécharger — Fichier NACK" (grisé si non disponible), "Télécharger — Fichier PSR" (grisé si non disponible) 📸 Capture d'écran à insérer : Menu Actions ouvert sur un fichier en statut "Non envoyé" ou "Erreur" : mêmes options avec en plus "Renvoyer" (icône flèche circulaire, actif) et "Supprimer" (icône corbeille, rouge) Action Disponibilité Description Voir détails Toujours Ouvre la fenêtre modale de détail complet du fichier et de ses instructions Télécharger — Fichier H2H envoyé Après envoi Télécharge le fichier CSV original déposé sur le SFTP Equity Télécharger — Fichier ACK Après réception ACK Télécharge l'accusé de réception positif d'Equity Télécharger — Fichier NACK Si fichier rejeté Télécharge le fichier de rejet Equity avec les motifs d'erreur Télécharger — Fichier PSR Après traitement complet Télécharge le rapport de synthèse final (Payment Status Report) Renvoyer Si statut "Non envoyé" ou "Erreur" Relance le dépôt SFTP du fichier vers Equity Supprimer Si statut "Non envoyé" uniquement Supprime définitivement le fichier et toutes ses instructions ⚠️ Attention — Suppression d'un fichier H2H : La suppression d'un fichier H2H est irréversible et supprime également toutes les instructions de paiement associées dans la plateforme. Cette opération ne peut en aucun cas annuler un virement déjà en cours de traitement ou exécuté chez Equity Bank. Elle ne doit être utilisée qu'en cas d'erreur manifeste sur un fichier strictement non encore envoyé . Une fenêtre de confirmation forte s'affiche avant l'exécution, récapitulant le nom du fichier, le nombre d'instructions et le montant total concerné. 4.2.6 Consulter le détail d'un fichier H2H Cliquez sur Voir détails dans le menu Actions pour ouvrir la fenêtre modale de détail. 📸 Capture d'écran à insérer : Fenêtre modale "Détails du fichier Equity H2H" complète : bloc supérieur "Informations fichier" (Nom du fichier, Référence Equity, Description/Commentaire, Statut avec badge coloré, Date de génération, Date d'envoi si disponible, Date de réception ACK si disponible, Liens de téléchargement ACK/NACK/PSR si disponibles), séparateur horizontal, bloc "Instructions de paiement associées" — tableau avec colonnes : École (lien vers fiche), Référence instruction, Compte Equity, Agent Equity, Montant (CDF), Workflow (3 étapes : "Généré par X le JJ/MM/AAAA" / "Validé par Y le JJ/MM/AAAA" / "Envoyé par Z le JJ/MM/AAAA"), Statut paiement individuel (badge : Payé en vert / Échoué en rouge / En attente en gris / En cours en bleu), bouton "Fermer" en bas à droite Cette vue détaillée permet de descendre jusqu'au niveau de l'instruction individuelle et d'identifier : - Quelle école a été payée ou non - Qui a effectué chaque étape du workflow (génération, validation, envoi) - Le statut précis de chaque virement individuel - Les motifs d'échec éventuels (colonne Statut paiement) 4.2.7 Interpréter un fichier NACK (rejet Equity) Lorsqu'un fichier passe au statut « Rejeté » (badge rouge), cela signifie qu'Equity Bank a refusé de traiter le fichier H2H. Le fichier NACK, téléchargeable via le menu Actions, contient les motifs de rejet. 📸 Capture d'écran à insérer : Extrait d'un fichier NACK au format CSV : entête du fichier avec référence et date, lignes d'erreur avec codes et libellés (ex. "COMPTE_INVALIDE", "BENEFICIAIRE_INTROUVABLE", "MONTANT_INFERIEUR_SEUIL"), instruction concernée identifiée par son numéro de compte Principaux motifs de rejet Equity et actions correctives : Code d'erreur NACK Signification Action corrective COMPTE_INVALIDE Le numéro de compte Equity de l'école est incorrect ou inexistant Corriger le compte bancaire dans la fiche école (Admin Plateforme), puis régénérer BENEFICIAIRE_INTROUVABLE L'école n'est pas reconnue dans la base Equity Bank Contacter Equity Bank pour vérifier l'enrôlement de l'école MONTANT_INFERIEUR_SEUIL Le montant du virement est inférieur au seuil minimum Equity Vérifier la configuration des tranches de paiement (Admin Plateforme) FORMAT_FICHIER_INVALIDE Structure du fichier CSV incorrecte Contacter l'équipe IT GROUP immédiatement SIGNATURE_PGP_INVALIDE La clé PGP de chiffrement a expiré ou est incorrecte Contacter l'équipe IT GROUP immédiatement ℹ️ Procédure après un NACK : Téléchargez le fichier NACK, identifiez les motifs d'erreur, transmettez-les à l'Admin Plateforme pour correction des données concernées. Une fois les corrections effectuées, l'Admin PAAF doit régénérer un nouveau lot pour les écoles affectées. Ce nouveau lot suivra l'intégralité du cycle (génération → validation → envoi). C.4.4.3 — Suivi des paiements M-Pesa 4.3 Suivi des paiements M-Pesa 4.3.1 Accéder à l'écran de suivi M-Pesa Menu latéral → Gestion des paiements → M-Pesa → Suivi . 📸 Capture d'écran à insérer : Page de suivi M-Pesa : zone de filtres (Recherche par référence ou numéro de compte, Statut — liste déroulante, Dates "Du" / "Au", bouton Réinitialiser), tableau "Suivi des paiements M-Pesa" avec colonnes Référence du lot / Tuteur (nom + numéro masqué) / Date d'envoi / Montant total / Compteurs (Total / Payé / En cours / Échoué ou Annulé) / Actions 4.3.2 Description des filtres disponibles Filtre Type Description Recherche Champ texte Recherche par référence de lot ou numéro de compte M-Pesa Statut global Liste déroulante Filtre par statut global du lot (Envoyé / En cours / Partiellement payé / Payé / Échoué) Du Sélecteur de date Date de début de la période de suivi Au Sélecteur de date Date de fin de la période de suivi Réinitialiser Bouton Efface tous les filtres actifs 4.3.3 Description des colonnes du tableau de suivi M-Pesa Colonne Description Référence du lot Identifiant unique du lot M-Pesa Tuteur / Compte Nom complet du tuteur + numéro M-Pesa partiellement masqué Date d'envoi Date et heure de la soumission à l'API Vodacom Montant total Montant total du lot en CDF Total paiements Nombre total de paiements individuels dans le lot (un par élève) Payé Nombre de paiements individuels confirmés comme réussis (badge vert) En cours Nombre de paiements en attente de confirmation Vodacom (badge bleu) Échoué / Annulé Nombre de paiements en échec ou annulés (badge rouge) Actions Bouton Voir les détails 📸 Capture d'écran à insérer : Tableau de suivi M-Pesa avec plusieurs lots : lot 1 "REF-MPESA-0023" / "HUDISA MUSUKISA JULLIE — 243984****83" / "25/11/2025 21h45" / "15 000 CDF" / Total : 1 / Payé : 1 (vert) / En cours : 0 / Échoué : 0. Lot 2 similaire avec Payé : 0 / En cours : 0 / Échoué : 1 (rouge). Les badges colorés ressortent visuellement 4.3.4 Comprendre les statuts globaux d'un lot M-Pesa Statut global Signification Envoyé Lot soumis à l'API Vodacom, traitement en cours En cours Certains paiements du lot sont encore en attente de confirmation Partiellement payé Certains paiements du lot ont réussi, d'autres ont échoué Payé Tous les paiements du lot ont été confirmés comme réussis par Vodacom Échoué Tous les paiements du lot ont échoué 4.3.5 Consulter le détail d'un lot M-Pesa Cliquez sur Voir les détails sur la ligne du lot. 📸 Capture d'écran à insérer : Fenêtre modale "Détails du lot M-Pesa REF-MPESA-0023" : bloc "Informations du lot" (Tuteur : HUDISA MUSUKISA JULLIE, Référence, Compte M-Pesa, Agent, Prestataire : Vodacom M-Pesa, Date d'envoi, Envoyé par : nom du Validateur, Montant total, Statut global), séparateur, bloc "Paiements individuels" — tableau avec colonnes : N° / UID Élève / Nom de l'élève / Montant unitaire / Statut individuel (badge Payé vert / Échoué rouge avec motif / En attente gris) / Date de confirmation. Bouton "Fermer" Cette vue permet d'identifier précisément : - Quelles élèves ont été payées avec succès - Quelles élèves n'ont pas reçu leur paiement et pourquoi - La date et l'heure exacte de chaque confirmation Vodacom 4.3.6 Comprendre les statuts individuels des paiements M-Pesa Statut individuel Couleur Signification Action recommandée En attente Gris Paiement soumis à Vodacom, pas encore de réponse Patienter, le résultat arrive sous quelques minutes Payé Vert Vodacom confirme que le montant a été crédité sur le compte du tuteur Aucune action requise Échoué Rouge Vodacom a rejeté le paiement (motif disponible) Voir motif, corriger données tuteur, régénérer via Admin PAAF Annulé Gris foncé Paiement annulé suite au rejet du lot par le Validateur (étape 2) N/A 📸 Capture d'écran à insérer : Vue détaillée d'un lot M-Pesa partiellement échoué : tableau "Paiements individuels" montrant 3 lignes — ligne 1 badge vert "Payé" (15 000 CDF, confirmé le 25/11/2025 à 21h46) / ligne 2 badge rouge "Échoué — Compte inactif ou inexistant" (15 000 CDF) / ligne 3 badge vert "Payé". Le problème est clairement identifiable sur la ligne 2 4.3.7 Gestion des paiements M-Pesa en échec Contrairement aux fichiers Equity (qui peuvent être renvoyés directement), un paiement M-Pesa individuel en échec ne peut pas être "relancé" directement depuis l'écran de suivi. La procédure est la suivante : Identifiez le motif de l'échec dans la vue détaillée du lot (colonne Statut individuel). Transmettez l'information à l'Admin Plateforme ou Admin ONG pour correction des données du tuteur concerné (numéro M-Pesa invalide, compte bloqué, nom différent, etc.). L'Admin PAAF régénère un nouveau lot pour le ou les tuteurs concernés, ciblant uniquement les élèves dont le paiement a échoué. Le nouveau lot suit le cycle complet : validation par le Validateur → envoi → suivi. 📸 Capture d'écran à insérer : Processus de correction après échec M-Pesa : diagramme en 4 étapes — Étape 1 "Identifer l'échec dans Suivi M-Pesa" → Étape 2 "Transmettre le motif à l'Admin (correction fiche tuteur)" → Étape 3 "Admin PAAF régénère un nouveau lot ciblé" → Étape 4 "Valider et envoyer le nouveau lot" Motifs d'échec M-Pesa les plus courants et corrections associées : Motif d'échec Vodacom Cause probable Correction dans la fiche tuteur Compte inactif ou inexistant Numéro M-Pesa non activé ou erroné Vérifier et corriger le numéro M-Pesa dans la fiche tuteur Nom du bénéficiaire ne correspond pas Le nom enregistré en PIGBF diffère du nom enregistré chez Vodacom Corriger le nom du tuteur ou le numéro de compte Solde insuffisant (opérateur) Problème technique côté Vodacom Relancer le lot, généralement résolu automatiquement Compte bloqué Le tuteur a son compte M-Pesa bloqué Le tuteur doit contacter Vodacom pour débloquer son compte Montant hors limites Montant inférieur au minimum ou supérieur au maximum M-Pesa Vérifier la configuration des tranches (Admin Plateforme) C.4.4.4 — Vue consolidée — Tableau de bord de suivi financier 4.4 Vue consolidée — Tableau de bord de suivi financier Le tableau de bord du Validateur de Paiement PAAF présente également une synthèse financière globale accessible depuis la page d'accueil (Dashboard). 📸 Capture d'écran à insérer : Section financière du tableau de bord du Validateur : deux blocs côte à côte "Suivi Equity" et "Suivi M-Pesa", chaque bloc montrant des compteurs synthétiques : Montant total envoyé (CDF) / Montant payé avec succès (vert) / Montant en cours / Montant en échec (rouge). En dessous, graphique en barres ou circulaire illustrant la répartition des statuts pour l'année scolaire en cours 📸 Capture d'écran à insérer : Tableau récapitulatif des paiements par tranche : colonnes Tranche / Montant généré / Montant validé / Montant envoyé / Montant payé / Taux de succès (%) pour chaque tranche de l'année scolaire active. Les tranches entièrement payées apparaissent en vert, celles en cours en bleu, celles non démarrées en gris C.4.4.5 — Bonnes pratiques — Suivi post-validation 4.5 Bonnes pratiques — Suivi post-validation Consultez l'écran de suivi régulièrement après chaque envoi. Pour Equity, vérifiez le statut des fichiers H2H au moins deux fois par jour ouvrable après envoi, jusqu'à obtention du statut « Traité avec succès ». Pour M-Pesa, le suivi est généralement immédiat mais vérifiez l'intégralité des lots dans l'heure suivant l'envoi. Téléchargez et archivez les fichiers ACK, NACK et PSR Equity. Ces fichiers constituent la preuve formelle que les paiements ont été envoyés, reçus et traités par Equity Bank. Ils sont indispensables en cas de litige avec un établissement scolaire ou lors d'un audit du programme PAAF. Documentez et escaladez rapidement les anomalies. Tout fichier NACK ou paiement M-Pesa échoué doit être signalé sans délai à l'Admin Plateforme et à l'Admin PAAF pour correction et régénération. Plus la correction intervient tôt, moins les bénéficiaires sont impactés par des retards de paiement. Vérifiez la cohérence des totaux. Après traitement complet d'une tranche, comparez le montant total des fichiers PSR Equity et des confirmations M-Pesa avec le montant total des instructions générées. Tout écart doit être investigué et signalé à la coordination PAAF et à l'équipe IT GROUP. Ne supprimez jamais un fichier H2H sauf en cas d'erreur avérée sur un fichier non envoyé. La suppression est irréversible et efface la traçabilité des instructions. En cas de doute, consultez l'équipe IT GROUP avant toute suppression. C.4.4.6 — Contacts utiles 4.6 Contacts utiles En cas de problème technique ou financier rencontré lors des opérations de paiement, voici les points de contact à solliciter : Problème Contact Problème technique plateforme PIGBF (bug, erreur système, OTP non reçu) IT GROUP Sarl — support@itgroup.cd — +(243) 848 400 001 Problème de traitement Equity (NACK, compte introuvable, retard PSR) Référent technique Equity Bank Congo du programme PAAF Problème de paiement M-Pesa (compte bloqué, motif d'échec Vodacom) Référent technique Vodacom M-Pesa du programme PAAF Anomalie sur les montants ou les bénéficiaires Admin PAAF ou Coordination PAAF Doute sur une instruction de paiement (suspicion de fraude) Responsable hiérarchique + IT GROUP immédiatement 📸 Capture d'écran à insérer : Carte de contacts d'urgence dans la PIGBF (si disponible dans l'interface) : section "Support et contacts" accessible depuis la barre supérieure (icône point d'interrogation ou "Support"), listant les coordonnées IT GROUP et les procédures d'escalade Fin du chapitre C.4 — Suivi post-validation