Manuel PIGBF — Section C — Validateur de Paiement PAAF
Section C du Manuel Administrateur PIGBF — Validateur de Paiement PAAF
- C.1 — Introduction et rôle du Validateur de Paiement PAAF
- C.1.1.1 — À qui s'adresse cette section ?
- C.1.1.2 — Périmètre et responsabilités du rôle
- C.1.1.3 — Le principe de séparation des rôles — Un contrôle interne essentiel
- C.1.1.4 — Les deux circuits de paiement gérés
- C.1.1.5 — Prérequis avant de commencer
- C.1.1.6 — Connexion à la plateforme
- C.1.1.7 — Navigation dans l'interface
- C.1.1.8 — Tableau de bord du Validateur de Paiement PAAF
- C.1.1.9 — Bonnes pratiques générales
- C.2 — Validation et envoi des instructions Equity BCDC
- C.2.2.1 — Vue d'ensemble du circuit Equity
- C.2.2.2 — Étape 2 — Validation des instructions Equity
- C.2.2.3 — Étape 3 — Envoi des instructions vers Equity BCDC
- C.2.2.4 — Bonnes pratiques — Module Equity
- C.3 — Validation et envoi des instructions M-Pesa
- C.3.3.1 — Vue d'ensemble du circuit M-Pesa
- C.3.3.2 — Étape 2 — Validation des instructions M-Pesa
- C.3.3.3 — Étape 3 — Envoi des instructions vers Vodacom M-Pesa
- C.3.3.4 — Bonnes pratiques — Module M-Pesa
- C.4 — Suivi post-validation des paiements
C.1 — Introduction et rôle du Validateur de Paiement PAAF
Chapitre C.1 du Manuel PIGBF
C.1.1.1 — À qui s'adresse cette section ?
1.1 À qui s'adresse cette section ?
Cette section du manuel est destinée au Validateur de Paiement PAAF, un rôle autonome et spécialisé de la plateforme PIGBF. Ce rôle est distinct de tous les autres : il ne s'agit ni d'un sous-rôle de l'Administrateur ONG, ni d'une extension d'un autre profil existant. Le Validateur de Paiement PAAF est une fonction dédiée exclusivement aux opérations financières de décaissement des bourses.
C.1.1.2 — Périmètre et responsabilités du rôle
1.2 Périmètre et responsabilités du rôle
Le Validateur de Paiement PAAF est le gardien financier du programme PAAF au sein de la PIGBF. Sa mission centrale est d'assurer un contrôle humain rigoureux et indépendant sur chaque instruction de paiement avant qu'elle ne soit transmise aux prestataires financiers (Equity Bank Congo et Vodacom M-Pesa).
Ses responsabilités couvrent exclusivement les fonctions suivantes :
| Responsabilité | Description |
|---|---|
| Validation des instructions Equity | Examiner chaque lot d'instructions de paiement destiné aux écoles via Equity BCDC, vérifier les montants et les comptes bancaires, approuver ou rejeter les lots |
| Envoi des instructions Equity | Déclencher la transmission sécurisée des fichiers H2H vers Equity Bank via SFTP chiffré PGP, après validation OTP par email |
| Validation des instructions M-Pesa | Examiner chaque lot de paiements mobiles destiné aux tuteurs et élèves via Vodacom M-Pesa, vérifier les montants et les numéros de compte, approuver ou rejeter les lots |
| Envoi des instructions M-Pesa | Déclencher la soumission des paiements à l'API Vodacom B2C (Business-to-Consumer) |
| Suivi des paiements | Monitorer l'état des fichiers Equity (ACK, NACK, PSR) et des paiements M-Pesa après envoi |
Important : Le Validateur de Paiement PAAF n'a aucun accès aux données des bénéficiaires (élèves, tuteurs, écoles), à la validation des données ODK, aux rapports, aux paramètres système ou à la gestion des utilisateurs. Cette séparation stricte est un mécanisme de contrôle interne fondamental.
C.1.1.3 — Le principe de séparation des rôles — Un contrôle interne essentiel
1.3 Le principe de séparation des rôles — Un contrôle interne essentiel
La PIGBF applique le principe de ségrégation des tâches (Segregation of Duties — SoD), standard en gestion financière et en audit interne. Ce principe est la clé de voûte de la sécurité financière du programme PAAF.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CYCLE COMPLET D'UN PAIEMENT │
│ │
│ ÉTAPE 1 — GÉNÉRATION ←── Admin PAAF / Admin Plateforme │
│ Préparation des lots, calcul │
│ des montants, sélection des │
│ bénéficiaires éligibles │
│ ↓ │
│ ÉTAPE 2 — VALIDATION ←── VALIDATEUR DE PAIEMENT PAAF ✓ │
│ Contrôle humain indépendant │
│ Vérification des montants et │
│ des comptes. Approbation ou rejet │
│ ↓ │
│ ÉTAPE 3 — ENVOI ←── VALIDATEUR DE PAIEMENT PAAF ✓ │
│ Transmission sécurisée aux │
│ prestataires (OTP pour Equity, │
│ API directe pour M-Pesa) │
│ ↓ │
│ ÉTAPE 4 — SUIVI ←── VALIDATEUR DE PAIEMENT PAAF ✓ │
│ Monitoring des retours │
│ prestataires, gestion des │
│ erreurs et des rejets │
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Pourquoi cette séparation est indispensable :
- Une même personne ne peut pas à la fois préparer les paiements et les envoyer, ce qui réduit drastiquement le risque de fraude ou d'erreur non détectée.
- Le Validateur agit comme un second regard indépendant sur les montants, les comptes bancaires et les bénéficiaires avant tout décaissement réel.
- En cas de litige ou d'audit, la traçabilité de chaque action (qui a généré, qui a validé, qui a envoyé, à quelle heure) est complète et infalsifiable dans le journal d'activités.
🔒 Règle absolue : La même personne ne doit jamais cumuler le rôle d'Admin PAAF (génération) et de Validateur de Paiement PAAF (validation/envoi). Ce cumul annulerait le contrôle interne et exposerait le programme à des risques financiers majeurs.
C.1.1.4 — Les deux circuits de paiement gérés
1.4 Les deux circuits de paiement gérés
Le Validateur de Paiement PAAF intervient sur les deux circuits financiers de la PIGBF :
| Circuit | Prestataire | Destinataires | Mécanisme | Objet |
|---|---|---|---|---|
| Equity BCDC | Equity Bank Congo | Comptes bancaires des établissements scolaires | Fichiers H2H chiffrés PGP déposés via SFTP sécurisé | Frais scolaires — part école de la bourse |
| Vodacom M-Pesa | Vodacom Congo | Comptes mobile money des tuteurs (ou des élèves désignées) | API B2C (Business-to-Consumer) en temps réel | Subvention directe — part tuteur/élève de la bourse |
Ces deux circuits sont indépendants l'un de l'autre : les actions sur Equity n'ont aucun impact sur M-Pesa et vice-versa. Chacun dispose de son propre sous-menu, de ses propres écrans de validation, d'envoi et de suivi.
C.1.1.5 — Prérequis avant de commencer
1.5 Prérequis avant de commencer
Avant de pouvoir valider et envoyer des paiements, certaines conditions préalables doivent être réunies — elles sont gérées par l'Administrateur Plateforme ou l'Admin PAAF, pas par le Validateur :
| Prérequis | Responsable | Vérification |
|---|---|---|
| Une année scolaire active est configurée | Super Admin / Admin | Visible dans la barre supérieure de l'interface |
| Les tranches de paiement sont définies (montants, pourcentages) | Super Admin / Admin | Paramètres → Années scolaires |
| Les prestataires Equity et M-Pesa sont configurés et validés | Super Admin / IT GROUP | Menu Prestataires (accessible à l'Admin Plateforme) |
| Les comptes bancaires Equity des écoles sont renseignés | Admin Plateforme / Admin ONG | Fiche de chaque école |
| Les comptes M-Pesa des tuteurs sont renseignés | Admin Plateforme / Admin ONG | Fiche de chaque tuteur |
| Des instructions de paiement ont été générées (étape 1) | Admin PAAF / Admin Plateforme | Visible dans les écrans Validation |
ℹ️ Note : Si aucune instruction n'apparaît dans les écrans de validation, cela signifie soit qu'aucune instruction n'a encore été générée, soit que toutes les instructions existantes ont déjà été validées, rejetées ou envoyées.
C.1.1.6 — Connexion à la plateforme
1.6 Connexion à la plateforme
La connexion se fait de la même manière que pour tous les autres profils.
Procédure de connexion
Sélection de l'année scolaire
Si plusieurs années scolaires sont disponibles dans le système, une page de sélection peut s'afficher au premier accès. Sélectionnez l'année scolaire en cours dans la liste, puis cliquez sur Confirmer.
L'année scolaire active est ensuite affichée en permanence dans la barre supérieure de l'interface. Pour changer d'année (consultation uniquement des années passées), cliquez sur le sélecteur en haut à droite.
C.1.1.7 — Navigation dans l'interface
1.7 Navigation dans l'interface
Une fois connecté, l'interface du Validateur de Paiement PAAF se compose des mêmes trois zones permanentes que les autres profils, mais avec un menu latéral réduit au périmètre de son rôle.
Structure du menu latéral (rôle Validateur de Paiement PAAF)
| Groupe | Modules disponibles |
|---|---|
| (sans groupe) | Dashboard |
| Gestion des paiements | Equity BCDC (Validation · Envoi · Suivi) · M-Pesa (Validation · Envoi · Suivi) |
| Gestion de mon compte | Profil |
Les modules Bénéficiaires, Écoles, Tuteurs, Données Collectées, Rapports, Utilisateurs, Paramètres et Logs ne sont pas accessibles depuis ce profil.
C.1.1.8 — Tableau de bord du Validateur de Paiement PAAF
1.8 Tableau de bord du Validateur de Paiement PAAF
Le tableau de bord accessible après connexion présente une vue synthétique des opérations financières en cours. Il permet d'identifier rapidement les actions prioritaires.
Les indicateurs clés visibles sur le tableau de bord :
| Indicateur | Signification | Action recommandée |
|---|---|---|
| Instructions Equity en attente | Nombre de lots générés par l'Admin PAAF, attendant votre validation | Accéder à Equity → Validation |
| Instructions M-Pesa en attente | Nombre de lots M-Pesa générés, attendant votre validation | Accéder à M-Pesa → Validation |
| Lots Equity prêts à l'envoi | Lots déjà validés par vous, en attente de l'envoi vers Equity Bank | Accéder à Equity → Envoi |
| Lots M-Pesa prêts à l'envoi | Lots M-Pesa validés, en attente de soumission à l'API Vodacom | Accéder à M-Pesa → Envoi |
C.1.1.9 — Bonnes pratiques générales
1.9 Bonnes pratiques générales
Vérifiez systématiquement les montants avant validation. Le montant affiché dans l'interface est le résultat du calcul automatique de la plateforme. En cas de doute sur un montant inhabituel (trop élevé ou trop faible), n'hésitez pas à contacter l'Admin PAAF ou l'équipe IT GROUP avant de valider.
Vérifiez les comptes bénéficiaires. Avant d'approuver un lot, assurez-vous que le compte Equity ou M-Pesa affiché correspond bien à l'établissement ou au tuteur concerné. En cas d'anomalie (compte vide, compte suspect), rejetez le lot avec une raison explicite.
Ne partagez jamais votre code OTP. Le code OTP (One-Time Password) reçu par email lors de l'envoi des instructions Equity est votre signature électronique personnelle pour cette opération financière. Il ne doit être communiqué à personne, même à un supérieur hiérarchique ou à un agent d'IT GROUP.
Agissez rapidement sur les instructions en attente. Les instructions de paiement en attente de validation bloquent les décaissements aux bénéficiaires. Traitez-les dans les délais convenus avec la coordination PAAF.
Documentez les rejets. Lorsque vous rejetez un lot, rédigez une raison de rejet claire et précise pour permettre à l'Admin PAAF de corriger rapidement l'anomalie et de régénérer un nouveau lot.
C.2 — Validation et envoi des instructions Equity BCDC
Chapitre C.2 du Manuel PIGBF
C.2.2.1 — Vue d'ensemble du circuit Equity
2.1 Vue d'ensemble du circuit Equity
Le circuit Equity BCDC gère les virements bancaires destinés aux établissements scolaires partenaires du programme PAAF. Ces virements correspondent à la part « école » de la bourse, qui couvre les frais scolaires des bénéficiaires (frais de scolarité, minerval, IPP, bulletin, etc.).
La transmission des instructions à Equity Bank Congo repose sur le mécanisme H2H (Host-to-Host) : des fichiers CSV structurés sont générés par la plateforme, chiffrés avec la clé PGP d'Equity Bank, puis déposés sur un serveur SFTP sécurisé. Equity Bank récupère ces fichiers, les traite, et renvoie des fichiers de retour (ACK, NACK, PSR) confirmant le résultat des virements.
En tant que Validateur de Paiement PAAF, votre intervention dans le circuit Equity couvre les étapes 2 et 3 du cycle :
| Étape | Qui | Action |
|---|---|---|
| Étape 1 — Génération | Admin PAAF / Admin Plateforme | Sélection des écoles éligibles, calcul des montants, création des lots |
| Étape 2 — Validation | Vous (Validateur PAAF) | Contrôle des lots, approbation ou rejet |
| Étape 3 — Envoi | Vous (Validateur PAAF) | Transmission sécurisée par OTP vers Equity Bank |
| Étape 4 — Suivi | Vous (Validateur PAAF) | Monitoring des fichiers H2H (ACK/NACK/PSR) |
C.2.2.2 — Étape 2 — Validation des instructions Equity
2.2 Étape 2 — Validation des instructions Equity
2.2.1 Accéder à l'écran de validation
La page affiche exclusivement les lots dont le statut est « En attente de validation » (étape 1 du workflow de validation, validation_step = 1). Les lots déjà validés, rejetés ou envoyés ne s'affichent pas sur cet écran.
2.2.2 Description de l'écran
Zone de filtres
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Du (date de génération) | Sélecteur de date | Filtre les lots générés à partir de cette date (incluse) |
| Au (date de génération) | Sélecteur de date | Filtre les lots générés jusqu'à cette date (incluse) |
| Réinitialiser | Bouton | Efface tous les filtres actifs et recharge la liste complète |
Tableau "Instructions en attente de validation"
| Colonne | Description |
|---|---|
| # | Numéro de ligne dans la page (ordre d'affichage) |
| École | Nom complet de l'établissement scolaire destinataire du virement |
| Compte Equity | Numéro de compte bancaire Equity de l'école (partiellement masqué pour la sécurité) |
| Date de génération | Date et heure de création du lot par l'Admin PAAF |
| Généré par | Nom de l'utilisateur ayant généré le lot (Admin PAAF ou Admin Plateforme) |
| Nb paiements | Nombre d'instructions de paiement individuelles incluses dans ce lot (généralement = 1 par lot pour Equity, une instruction = une école) |
| Montant total | Montant total du lot en Francs Congolais (CDF) |
| Actions | Boutons d'action disponibles : Valider (vert) · Rejeter (rouge) · Voir détails (icône œil) |
ℹ️ Note : Le tableau est paginé à 20 lots par page. Si le nombre de lots dépasse 20, utilisez la pagination en bas de tableau pour naviguer entre les pages. Les lots sont triés par date de génération décroissante (les plus récents en premier).
2.2.3 Consulter le détail d'un lot avant validation
Avant de valider ou de rejeter un lot, il est vivement recommandé d'en consulter les détails complets. Cliquez sur l'icône Voir (œil) ou directement sur le nom de l'école dans la ligne du lot.
Les informations à vérifier attentivement dans cette vue détaillée :
- Le nom de l'école — Correspond-il bien à un établissement partenaire connu ?
- Le compte Equity — Est-il correctement renseigné et non vide ?
- Le montant total — Est-il cohérent avec la tranche de paiement en cours et le nombre d'élèves bénéficiaires de l'école ?
- La date de génération — Le lot a-t-il été généré dans le cadre de la campagne de paiement en cours ?
- L'auteur de la génération — Reconnaissez-vous l'utilisateur ayant généré ce lot ?
2.2.4 Valider un lot individuellement
- Sur la ligne du lot à valider, cliquez sur le bouton Valider (icône coche verte).
- Vérifiez une dernière fois toutes les informations affichées dans la modale de confirmation.
- Cliquez sur Valider.
- Un message de succès s'affiche en haut à droite de l'écran :
- Le lot disparaît immédiatement de la liste des instructions en attente de validation et devient visible dans l'écran Envoi (étape 3).
Effet immédiat : Après validation, le statut du lot passe de
validation_step = 1àvalidation_step = 2. La plateforme enregistre automatiquement votre identifiant, votre nom et la date/heure de la validation dans le workflow du lot.
2.2.5 Rejeter un lot
Un lot doit être rejeté lorsqu'une anomalie est détectée : compte bancaire incorrect ou manquant, montant incohérent, école non éligible, erreur de tranche, etc.
- Sur la ligne du lot à rejeter, cliquez sur le bouton Rejeter (icône croix rouge).
- Renseignez la Raison du rejet de manière précise et détaillée. Exemples de raisons bien formulées :
- "Compte Equity de l'école vide — numéro de compte bancaire non renseigné dans la fiche école"
- "Montant incohérent : 2 836 200 CDF reçu pour 1 seule élève, alors que le montant attendu est 53 000 CDF par élève pour la tranche 1"
- "École INST. VANESSA 2 non présente dans la liste des écoles partenaires validées pour cette tranche" - Cliquez sur Rejeter.
- Le lot disparaît de la liste en attente de validation. Son statut passe à
validation_step = 4(rejeté). La raison du rejet est consignée dans le workflow du lot et visible par l'Admin PAAF dans son écran de suivi.
ℹ️ Après un rejet : L'Admin PAAF doit corriger l'anomalie signalée (généralement sur la fiche de l'école concernée dans le module Écoles), puis régénérer un nouveau lot via l'écran de Génération. Le lot rejeté ne peut pas être réactivé : seul un nouveau lot peut être créé.
2.2.6 Validation ou rejet groupé de plusieurs lots
Lorsque plusieurs lots doivent être traités simultanément (par exemple, en début de campagne de paiement), la plateforme permet de valider ou rejeter plusieurs lots en une seule opération.
Procédure pour une validation groupée :
- Cochez les cases à gauche de chaque lot à traiter. La case en en-tête du tableau permet de tout sélectionner sur la page courante.
- Un bandeau récapitulatif apparaît, affichant le nombre de lots sélectionnés et le montant total cumulé.
- Cliquez sur Valider les lots sélectionnés.
- Vérifiez le récapitulatif. Cliquez sur Tout valider pour confirmer.
Procédure pour un rejet groupé :
- Cochez les lots à rejeter de la même manière.
- Cliquez sur Rejeter les lots sélectionnés.
- Saisissez la Raison du rejet (une seule raison commune sera appliquée à tous les lots sélectionnés). Si les raisons sont différentes selon les lots, effectuez des rejets individuels.
- Cliquez sur Tout rejeter.
⚠️ Attention : Si les lots sélectionnés présentent des anomalies de natures différentes, utilisez systématiquement le rejet individuel pour consigner une raison précise et distincte pour chaque lot. Un rejet groupé avec une raison générique rend la correction plus difficile pour l'Admin PAAF.
C.2.2.3 — Étape 3 — Envoi des instructions vers Equity BCDC
2.3 Étape 3 — Envoi des instructions vers Equity BCDC
2.3.1 Vue d'ensemble de l'envoi sécurisé
L'envoi des instructions Equity est l'opération la plus sensible du cycle. Elle déclenche la transmission effective des données financières à la banque. Pour cette raison, elle est protégée par un mécanisme de vérification à deux facteurs :
- Votre identifiant et mot de passe de connexion (premier facteur — déjà vérifié lors de la connexion)
- Un code OTP (One-Time Password) à 6 chiffres, envoyé à votre adresse email enregistrée dans la plateforme, valide pour une durée limitée (second facteur)
Ce mécanisme garantit que seule la personne physique habilitée, ayant accès à la fois à ses identifiants de connexion et à sa messagerie email professionnelle, peut déclencher un virement bancaire.
2.3.2 Accéder à l'écran d'envoi
Cet écran n'affiche que les lots dont le statut est « Validé » (validation_step = 2), c'est-à-dire ceux que vous ou un autre Validateur avez approuvés à l'étape précédente. Les lots en attente de validation ou déjà envoyés n'apparaissent pas ici.
Description des colonnes du tableau "Lots validés — prêts à l'envoi"
| Colonne | Description |
|---|---|
| Case à cocher | Permet de sélectionner le lot pour l'envoi groupé |
| Référence | Identifiant unique du lot généré par la plateforme |
| École | Nom de l'établissement scolaire destinataire, avec le numéro de compte Equity partiellement masqué |
| Nb paiements | Nombre de paiements individuels dans le lot |
| Montant total | Montant en CDF à virer à cet établissement |
| Validé par | Nom du Validateur ayant approuvé ce lot à l'étape 2 |
2.3.3 Procédure complète d'envoi sécurisé par OTP
Étape A — Sélectionner les lots à envoyer
- Si nécessaire, filtrez les lots par date de validation avec les sélecteurs Validé depuis et Validé jusqu'au.
- Cochez les lots à envoyer. La case en en-tête sélectionne tous les lots visibles sur la page courante.
- Vérifiez le total affiché dans le bandeau récapitulatif. Ce montant correspond à la somme de tous les lots sélectionnés.
- Cliquez sur Envoyer vers Equity.
Étape B — Demande du code OTP
La fenêtre modale "Envoi vers Equity BCDC" s'ouvre.
- Vérifiez le récapitulatif : nombre de lots, nombre total d'instructions et montant total à envoyer. C'est le dernier moment pour annuler si une anomalie est détectée.
- Cliquez sur Recevoir le code OTP.
- Ouvrez immédiatement votre messagerie email (dans un autre onglet du navigateur ou sur votre téléphone). Vérifiez aussi le dossier Spam / Courrier indésirable si l'email n'apparaît pas dans la boîte de réception dans les 30 secondes.
Étape C — Saisie du code OTP
- Copiez ou notez le code à 6 chiffres reçu par email.
- Revenez sur la fenêtre modale de la PIGBF.
- Saisissez le code dans le champ Code OTP.
- Le bouton Envoyer s'active dès qu'un code à 6 chiffres est détecté dans le champ. Cliquez sur Envoyer.
Étape D — Confirmation de l'envoi
Après confirmation, le système réalise automatiquement les opérations suivantes en séquence :
- Marque chaque lot sélectionné au statut « Envoyé » (validation_step = 3)
- Enregistre votre identifiant, votre nom et la date/heure de l'envoi dans le workflow de chaque lot
- Transmet une requête à l'api-pigbf pour déclencher la génération des fichiers CSV au format H2H Equity
- Chiffre les fichiers avec la clé PGP d'Equity Bank Congo
- Dépose les fichiers chiffrés sur le serveur SFTP d'Equity pour traitement bancaire
2.3.4 Gestion des erreurs lors de l'envoi
Code OTP expiré
Si le compte à rebours atteint 00:00 avant que vous ayez saisi le code, le code expire. Cliquez sur Recevoir un nouveau code OTP pour en générer un nouveau. Cette opération peut être répétée sans limitation.
Code OTP invalide
Si le code saisi est incorrect, un message d'erreur s'affiche. Vérifiez soigneusement le code reçu par email (attention aux confusions entre 0 et O, 1 et I). Après plusieurs tentatives invalides, un nouveau code doit être demandé.
Erreur de transmission SFTP
En cas d'erreur technique lors du dépôt SFTP, les lots concernés sont marqués en statut « Erreur » dans l'écran de Suivi. Vous pouvez relancer l'envoi depuis le menu Actions (bouton trois points) → Renvoyer, disponible sur chaque fichier en erreur.
⚠️ Important — Sécurité absolue du code OTP :
Le code OTP est votre signature électronique personnelle pour cette opération financière. Il ne doit être communiqué à personne, même à un supérieur hiérarchique, même à l'équipe IT GROUP. Si une personne vous demande votre code OTP, refusez catégoriquement et signalez cet incident immédiatement à votre responsable et à l'équipe IT GROUP. La demande de votre OTP par un tiers est le signe caractéristique d'une tentative de fraude.
C.2.2.4 — Bonnes pratiques — Module Equity
2.4 Bonnes pratiques — Module Equity
Traitez les validations et les envois dans la même session de travail. Valider un lot mais ne pas l'envoyer dans la foulée retarde les décaissements aux établissements. Prévoyez suffisamment de temps pour effectuer les deux étapes lors de la même connexion.
Vérifiez votre accès email avant de lancer un envoi. Avant de cliquer sur "Envoyer vers Equity", assurez-vous que votre boîte email est accessible et que vous pouvez y lire le code OTP dans les 5 minutes. Une connexion Internet instable ou une messagerie saturée peut faire rater l'OTP.
Ne tentez pas d'envoyer des lots le soir ou en dehors des horaires bancaires d'Equity. Même si la transmission SFTP peut s'effectuer à n'importe quelle heure, le traitement par Equity Bank s'effectue généralement pendant les horaires ouvrables. Les fichiers déposés en dehors de ces créneaux seront traités le prochain jour ouvrable.
Archivez les confirmations d'envoi. En cas de litige ou d'audit, conservez les confirmations par email et les références de transmission affichées par la plateforme.
C.3 — Validation et envoi des instructions M-Pesa
Chapitre C.3 du Manuel PIGBF
C.3.3.1 — Vue d'ensemble du circuit M-Pesa
3.1 Vue d'ensemble du circuit M-Pesa
Le circuit M-Pesa gère les paiements mobile money destinés aux tuteurs des élèves bénéficiaires (ou directement aux élèves si elles sont désignées comme perceptrices autonomes dans leur fiche). Ces paiements correspondent à la part « tuteur/élève » de la bourse, versée directement sur le compte M-Pesa enregistré dans la plateforme.
La transmission des instructions M-Pesa repose sur une API B2C (Business-to-Consumer) de Vodacom Congo. Contrairement au circuit Equity (traitement asynchrone par fichiers H2H), les paiements M-Pesa sont soumis en temps quasi-réel : chaque paiement est initié individuellement via un appel API, et le résultat (succès ou échec) est disponible rapidement.
En tant que Validateur de Paiement PAAF, votre intervention dans le circuit M-Pesa couvre les mêmes étapes 2 et 3 que pour Equity :
| Étape | Qui | Action |
|---|---|---|
| Étape 1 — Génération | Admin PAAF / Admin Plateforme | Sélection des tuteurs éligibles, calcul des montants par élève, création des lots |
| Étape 2 — Validation | Vous (Validateur PAAF) | Contrôle des lots par tuteur, approbation ou rejet |
| Étape 3 — Envoi | Vous (Validateur PAAF) | Soumission des paiements à l'API Vodacom (sans OTP) |
| Étape 4 — Suivi | Vous (Validateur PAAF) | Monitoring des statuts de paiement en temps réel |
Différence clé avec Equity : L'envoi M-Pesa ne nécessite pas de code OTP. La sécurisation repose ici sur la stricte séparation des rôles (génération d'un côté, validation et envoi de l'autre) et sur la traçabilité complète de chaque action. La rapidité d'exécution API M-Pesa justifie cette conception.
C.3.3.2 — Étape 2 — Validation des instructions M-Pesa
3.2 Étape 2 — Validation des instructions M-Pesa
3.2.1 Accéder à l'écran de validation
Cet écran affiche exclusivement les lots M-Pesa dont le statut est « En attente de validation ». Chaque lot correspond à un tuteur (ou une élève perceptrice) et contient autant de paiements individuels que d'élèves bénéficiaires rattachées à ce tuteur pour la tranche concernée.
3.2.2 Description de l'écran
Zone de filtres
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Du (date de génération) | Sélecteur de date | Filtre les lots générés à partir de cette date |
| Au (date de génération) | Sélecteur de date | Filtre les lots générés jusqu'à cette date |
| Réinitialiser | Bouton | Efface les filtres actifs |
Tableau "Instructions en attente de validation"
| Colonne | Description |
|---|---|
| # | Numéro de ligne |
| Nom du tuteur | Nom complet du tuteur (ou de l'élève perceptrice) bénéficiaire du virement M-Pesa |
| Compte | Numéro de téléphone M-Pesa associé au tuteur (partiellement masqué, ex. "243984****83 — MUDI") |
| Date de génération | Date et heure de création du lot par l'Admin PAAF |
| Généré par | Nom de l'utilisateur ayant généré le lot |
| Nb élèves | Nombre d'élèves bénéficiaires rattachées à ce tuteur et incluses dans ce lot (badge numérique) |
| Montant total | Montant total du lot pour ce tuteur en CDF (= nombre d'élèves × montant unitaire de la tranche) |
| Actions | Boutons Valider (vert) · Rejeter (rouge) · Voir (icône œil) |
3.2.3 Consulter le détail d'un lot M-Pesa
Cliquez sur l'icône Voir (œil) ou sur le nom du tuteur pour ouvrir la vue détaillée.
Les informations à vérifier :
- Le nom du tuteur — Correspond-il à un tuteur enregistré et actif dans la base ?
- Le numéro M-Pesa — Est-il bien renseigné ? Reconnaissez-vous le format (+243XXXXXXXXX) ?
- L'agent M-Pesa — Correspond-il à l'opérateur attendu (Vodacom, Orange, Airtel) ?
- Le nombre d'élèves — Correspond-il au nombre d'élèves bénéficiaires de ce tuteur éligibles pour cette tranche ?
- Le montant total — Est-il cohérent (nombre d'élèves × montant unitaire de la tranche) ?
- La liste des élèves incluses — Les élèves listées sont-elles bien des bénéficiaires actives ?
3.2.4 Valider un lot M-Pesa individuellement
- Cliquez sur le bouton Valider (icône coche verte) sur la ligne du lot.
- Vérifiez les informations affichées.
- Cliquez sur Valider. Un message de succès s'affiche et le lot disparaît de la liste en attente.
3.2.5 Rejeter un lot M-Pesa
- Cliquez sur le bouton Rejeter (icône croix rouge) sur la ligne du lot.
- Rédigez la Raison du rejet de manière précise. Exemples :
- "Numéro M-Pesa non renseigné dans la fiche tuteur — lot généré sans compte valide"
- "Montant incohérent : 30 000 CDF pour 1 élève alors que la tranche est de 15 000 CDF par élève"
- "Tuteur HUDISA MUSUKISA JULLIE signalé comme décédé — vérification préalable requise avant paiement" - Cliquez sur Rejeter. Le lot est marqué rejeté, les paiements individuels qu'il contient passent au statut « Annulé ».
3.2.6 Validation ou rejet groupé de plusieurs lots M-Pesa
La procédure de sélection multiple est identique à celle décrite pour Equity (section 2.2.6). La plateforme propose les mêmes fonctionnalités de sélection groupée, de récapitulatif et de validation/rejet en masse.
C.3.3.3 — Étape 3 — Envoi des instructions vers Vodacom M-Pesa
3.3 Étape 3 — Envoi des instructions vers Vodacom M-Pesa
3.3.1 Accéder à l'écran d'envoi
Seuls les lots dont le statut est « Validé » apparaissent ici.
Colonnes du tableau "Lots validés — prêts à l'envoi"
| Colonne | Description |
|---|---|
| Case à cocher | Sélection pour envoi groupé |
| Tuteur | Nom complet du tuteur bénéficiaire |
| Compte | Numéro M-Pesa (partiellement masqué) + agent |
| Date de validation | Date et heure de votre validation (étape 2) |
| Validé par | Votre nom (ou celui du Validateur ayant approuvé le lot) |
| Nb élèves | Nombre de paiements individuels contenus dans le lot |
| Montant total | Montant total à verser pour ce tuteur en CDF |
3.3.2 Procédure d'envoi M-Pesa
L'envoi M-Pesa est plus simple que l'envoi Equity car il ne requiert pas de code OTP. La sécurisation repose entièrement sur la séparation des rôles et la traçabilité.
- Filtrez si nécessaire par dates de validation.
- Cochez les lots à envoyer. La case en en-tête sélectionne tous les lots visibles.
- Vérifiez le récapitulatif affiché dans le bandeau (nombre de lots, nombre d'élèves, montant total).
- Cliquez sur Envoyer (n) (n = nombre de lots sélectionnés).
- Cliquez sur Confirmer et envoyer.
Après confirmation, le système soumet chaque paiement individuel (un par élève, pour chaque tuteur sélectionné) à l'API Vodacom B2C. Le traitement est quasi-immédiat : les résultats commencent à apparaître dans l'écran de Suivi M-Pesa dans les secondes ou minutes suivant l'envoi.
C.3.3.4 — Bonnes pratiques — Module M-Pesa
3.4 Bonnes pratiques — Module M-Pesa
Vérifiez la format des numéros M-Pesa avant de valider. Un numéro M-Pesa congolais doit être au format international +243XXXXXXXXX (ou 243XXXXXXXXX sans le +). Tout numéro au format local (0XXXXXXXXX) sans conversion doit faire l'objet d'une vérification avant validation.
Contrôlez le montant unitaire par élève. Le montant de chaque paiement individuel est accessible dans la vue détaillée du lot (tableau "Élèves incluses"). Si le montant unitaire diffère du montant de la tranche défini dans les paramètres, rejetez le lot.
L'envoi M-Pesa est réversible en cas d'échec. Contrairement aux virements bancaires, un paiement M-Pesa échoué (réseau indisponible, numéro invalide, compte bloqué) reste dans le système avec le statut « Échoué » et peut faire l'objet d'un nouveau lot après correction.
Agissez rapidement sur les lots validés. Les tuteurs et les élèves attendent leurs paiements. Un lot validé mais non envoyé bloque le décaissement sans raison technique.
C.4 — Suivi post-validation des paiements
Chapitre C.4 du Manuel PIGBF
C.4.4.1 — Vue d'ensemble du suivi
4.1 Vue d'ensemble du suivi
L'étape de suivi est la phase d'observation et de contrôle post-envoi. Elle permet au Validateur de Paiement PAAF de s'assurer que les paiements envoyés ont bien été reçus et traités par les prestataires financiers, d'identifier les paiements en échec ou rejetés, et de déclencher les actions correctives nécessaires.
Le suivi fonctionne différemment selon le circuit :
| Aspect | Equity BCDC | M-Pesa |
|---|---|---|
| Mécanisme de retour | Fichiers ACK, NACK, PSR déposés par Equity sur le SFTP | Réponses API Vodacom en quasi-temps réel |
| Délai de mise à jour | Scheduler automatique toutes les 30 minutes | Quasi-immédiat (quelques secondes à quelques minutes) |
| Granularité | Fichier H2H → Instructions par école | Lot → Paiements individuels par élève |
| Actions disponibles | Télécharger ACK/NACK/PSR, Renvoyer, Voir détails | Voir détails, relancer via nouveau lot |
C.4.4.2 — Suivi des paiements Equity BCDC
4.2 Suivi des paiements Equity BCDC
4.2.1 Accéder à l'écran de suivi Equity
4.2.2 Description des filtres disponibles
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Recherche | Champ texte | Recherche par nom de fichier, référence Equity ou description |
| Statut | Liste déroulante | Filtre par statut du fichier (voir tableau ci-dessous) |
| Date début | Sélecteur de date | Filtre les fichiers créés à partir de cette date |
| Date fin | Sélecteur de date | Filtre les fichiers créés jusqu'à cette date |
| Réinitialiser | Bouton | Efface tous les filtres actifs |
4.2.3 Comprendre les statuts des fichiers H2H
Chaque fichier H2H passe par une série de statuts reflétant son état dans le circuit de traitement bancaire Equity.
| Statut | Couleur | Signification | Action recommandée |
|---|---|---|---|
| Non envoyé | Gris | Fichier généré côté plateforme, pas encore transmis au SFTP Equity | Envoyer depuis l'écran Envoi |
| Envoi en cours | Bleu | Transmission SFTP en cours | Patienter, actualiser la page dans quelques minutes |
| Envoyé | Bleu ciel | Fichier déposé sur le SFTP Equity, en attente d'accusé de réception (ACK) | Patienter (Equity traite sous 30 min à quelques heures) |
| Reçu | Vert clair | ACK reçu — Equity confirme avoir reçu et accepté le fichier | Patienter la confirmation de traitement (PSR) |
| Traité avec succès | Vert foncé | PSR reçu — Paiements exécutés, fonds décaissés aux écoles | Aucune action requise |
| Rejeté | Rouge | NACK reçu — Equity a rejeté le fichier (motif dans le fichier NACK) | Télécharger le fichier NACK, analyser le motif, contacter IT GROUP |
| Erreur | Orange | Problème technique lors de la transmission SFTP | Utiliser "Renvoyer" depuis le menu Actions |
4.2.4 Description des colonnes du tableau
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom du fichier / Référence Equity | Nom technique du fichier CSV généré (format : TMP210_[codes]PAAF[séquence].csv) |
| Statut | Badge coloré avec libellé explicite de l'état du fichier |
| Nb école(s) | Nombre d'instructions de paiement (écoles) incluses dans ce fichier |
| Montant total | Montant total de toutes les instructions du fichier en CDF |
| Généré par | Nom de l'utilisateur ayant déclenché la génération + date et heure |
| Actions | Menu à trois points (voir section suivante) |
4.2.5 Actions disponibles sur un fichier H2H (menu trois points)
| Action | Disponibilité | Description |
|---|---|---|
| Voir détails | Toujours | Ouvre la fenêtre modale de détail complet du fichier et de ses instructions |
| Télécharger — Fichier H2H envoyé | Après envoi | Télécharge le fichier CSV original déposé sur le SFTP Equity |
| Télécharger — Fichier ACK | Après réception ACK | Télécharge l'accusé de réception positif d'Equity |
| Télécharger — Fichier NACK | Si fichier rejeté | Télécharge le fichier de rejet Equity avec les motifs d'erreur |
| Télécharger — Fichier PSR | Après traitement complet | Télécharge le rapport de synthèse final (Payment Status Report) |
| Renvoyer | Si statut "Non envoyé" ou "Erreur" | Relance le dépôt SFTP du fichier vers Equity |
| Supprimer | Si statut "Non envoyé" uniquement | Supprime définitivement le fichier et toutes ses instructions |
⚠️ Attention — Suppression d'un fichier H2H : La suppression d'un fichier H2H est irréversible et supprime également toutes les instructions de paiement associées dans la plateforme. Cette opération ne peut en aucun cas annuler un virement déjà en cours de traitement ou exécuté chez Equity Bank. Elle ne doit être utilisée qu'en cas d'erreur manifeste sur un fichier strictement non encore envoyé. Une fenêtre de confirmation forte s'affiche avant l'exécution, récapitulant le nom du fichier, le nombre d'instructions et le montant total concerné.
4.2.6 Consulter le détail d'un fichier H2H
Cliquez sur Voir détails dans le menu Actions pour ouvrir la fenêtre modale de détail.
Cette vue détaillée permet de descendre jusqu'au niveau de l'instruction individuelle et d'identifier :
- Quelle école a été payée ou non
- Qui a effectué chaque étape du workflow (génération, validation, envoi)
- Le statut précis de chaque virement individuel
- Les motifs d'échec éventuels (colonne Statut paiement)
4.2.7 Interpréter un fichier NACK (rejet Equity)
Lorsqu'un fichier passe au statut « Rejeté » (badge rouge), cela signifie qu'Equity Bank a refusé de traiter le fichier H2H. Le fichier NACK, téléchargeable via le menu Actions, contient les motifs de rejet.
Principaux motifs de rejet Equity et actions correctives :
| Code d'erreur NACK | Signification | Action corrective |
|---|---|---|
COMPTE_INVALIDE |
Le numéro de compte Equity de l'école est incorrect ou inexistant | Corriger le compte bancaire dans la fiche école (Admin Plateforme), puis régénérer |
BENEFICIAIRE_INTROUVABLE |
L'école n'est pas reconnue dans la base Equity Bank | Contacter Equity Bank pour vérifier l'enrôlement de l'école |
MONTANT_INFERIEUR_SEUIL |
Le montant du virement est inférieur au seuil minimum Equity | Vérifier la configuration des tranches de paiement (Admin Plateforme) |
FORMAT_FICHIER_INVALIDE |
Structure du fichier CSV incorrecte | Contacter l'équipe IT GROUP immédiatement |
SIGNATURE_PGP_INVALIDE |
La clé PGP de chiffrement a expiré ou est incorrecte | Contacter l'équipe IT GROUP immédiatement |
ℹ️ Procédure après un NACK : Téléchargez le fichier NACK, identifiez les motifs d'erreur, transmettez-les à l'Admin Plateforme pour correction des données concernées. Une fois les corrections effectuées, l'Admin PAAF doit régénérer un nouveau lot pour les écoles affectées. Ce nouveau lot suivra l'intégralité du cycle (génération → validation → envoi).
C.4.4.3 — Suivi des paiements M-Pesa
4.3 Suivi des paiements M-Pesa
4.3.1 Accéder à l'écran de suivi M-Pesa
4.3.2 Description des filtres disponibles
| Filtre | Type | Description |
|---|---|---|
| Recherche | Champ texte | Recherche par référence de lot ou numéro de compte M-Pesa |
| Statut global | Liste déroulante | Filtre par statut global du lot (Envoyé / En cours / Partiellement payé / Payé / Échoué) |
| Du | Sélecteur de date | Date de début de la période de suivi |
| Au | Sélecteur de date | Date de fin de la période de suivi |
| Réinitialiser | Bouton | Efface tous les filtres actifs |
4.3.3 Description des colonnes du tableau de suivi M-Pesa
| Colonne | Description |
|---|---|
| Référence du lot | Identifiant unique du lot M-Pesa |
| Tuteur / Compte | Nom complet du tuteur + numéro M-Pesa partiellement masqué |
| Date d'envoi | Date et heure de la soumission à l'API Vodacom |
| Montant total | Montant total du lot en CDF |
| Total paiements | Nombre total de paiements individuels dans le lot (un par élève) |
| Payé | Nombre de paiements individuels confirmés comme réussis (badge vert) |
| En cours | Nombre de paiements en attente de confirmation Vodacom (badge bleu) |
| Échoué / Annulé | Nombre de paiements en échec ou annulés (badge rouge) |
| Actions | Bouton Voir les détails |
4.3.4 Comprendre les statuts globaux d'un lot M-Pesa
| Statut global | Signification |
|---|---|
| Envoyé | Lot soumis à l'API Vodacom, traitement en cours |
| En cours | Certains paiements du lot sont encore en attente de confirmation |
| Partiellement payé | Certains paiements du lot ont réussi, d'autres ont échoué |
| Payé | Tous les paiements du lot ont été confirmés comme réussis par Vodacom |
| Échoué | Tous les paiements du lot ont échoué |
4.3.5 Consulter le détail d'un lot M-Pesa
Cliquez sur Voir les détails sur la ligne du lot.
Cette vue permet d'identifier précisément :
- Quelles élèves ont été payées avec succès
- Quelles élèves n'ont pas reçu leur paiement et pourquoi
- La date et l'heure exacte de chaque confirmation Vodacom
4.3.6 Comprendre les statuts individuels des paiements M-Pesa
| Statut individuel | Couleur | Signification | Action recommandée |
|---|---|---|---|
| En attente | Gris | Paiement soumis à Vodacom, pas encore de réponse | Patienter, le résultat arrive sous quelques minutes |
| Payé | Vert | Vodacom confirme que le montant a été crédité sur le compte du tuteur | Aucune action requise |
| Échoué | Rouge | Vodacom a rejeté le paiement (motif disponible) | Voir motif, corriger données tuteur, régénérer via Admin PAAF |
| Annulé | Gris foncé | Paiement annulé suite au rejet du lot par le Validateur (étape 2) | N/A |
4.3.7 Gestion des paiements M-Pesa en échec
Contrairement aux fichiers Equity (qui peuvent être renvoyés directement), un paiement M-Pesa individuel en échec ne peut pas être "relancé" directement depuis l'écran de suivi. La procédure est la suivante :
- Identifiez le motif de l'échec dans la vue détaillée du lot (colonne Statut individuel).
- Transmettez l'information à l'Admin Plateforme ou Admin ONG pour correction des données du tuteur concerné (numéro M-Pesa invalide, compte bloqué, nom différent, etc.).
- L'Admin PAAF régénère un nouveau lot pour le ou les tuteurs concernés, ciblant uniquement les élèves dont le paiement a échoué.
- Le nouveau lot suit le cycle complet : validation par le Validateur → envoi → suivi.
Motifs d'échec M-Pesa les plus courants et corrections associées :
| Motif d'échec Vodacom | Cause probable | Correction dans la fiche tuteur |
|---|---|---|
| Compte inactif ou inexistant | Numéro M-Pesa non activé ou erroné | Vérifier et corriger le numéro M-Pesa dans la fiche tuteur |
| Nom du bénéficiaire ne correspond pas | Le nom enregistré en PIGBF diffère du nom enregistré chez Vodacom | Corriger le nom du tuteur ou le numéro de compte |
| Solde insuffisant (opérateur) | Problème technique côté Vodacom | Relancer le lot, généralement résolu automatiquement |
| Compte bloqué | Le tuteur a son compte M-Pesa bloqué | Le tuteur doit contacter Vodacom pour débloquer son compte |
| Montant hors limites | Montant inférieur au minimum ou supérieur au maximum M-Pesa | Vérifier la configuration des tranches (Admin Plateforme) |
C.4.4.4 — Vue consolidée — Tableau de bord de suivi financier
4.4 Vue consolidée — Tableau de bord de suivi financier
Le tableau de bord du Validateur de Paiement PAAF présente également une synthèse financière globale accessible depuis la page d'accueil (Dashboard).
C.4.4.5 — Bonnes pratiques — Suivi post-validation
4.5 Bonnes pratiques — Suivi post-validation
Consultez l'écran de suivi régulièrement après chaque envoi. Pour Equity, vérifiez le statut des fichiers H2H au moins deux fois par jour ouvrable après envoi, jusqu'à obtention du statut « Traité avec succès ». Pour M-Pesa, le suivi est généralement immédiat mais vérifiez l'intégralité des lots dans l'heure suivant l'envoi.
Téléchargez et archivez les fichiers ACK, NACK et PSR Equity. Ces fichiers constituent la preuve formelle que les paiements ont été envoyés, reçus et traités par Equity Bank. Ils sont indispensables en cas de litige avec un établissement scolaire ou lors d'un audit du programme PAAF.
Documentez et escaladez rapidement les anomalies. Tout fichier NACK ou paiement M-Pesa échoué doit être signalé sans délai à l'Admin Plateforme et à l'Admin PAAF pour correction et régénération. Plus la correction intervient tôt, moins les bénéficiaires sont impactés par des retards de paiement.
Vérifiez la cohérence des totaux. Après traitement complet d'une tranche, comparez le montant total des fichiers PSR Equity et des confirmations M-Pesa avec le montant total des instructions générées. Tout écart doit être investigué et signalé à la coordination PAAF et à l'équipe IT GROUP.
Ne supprimez jamais un fichier H2H sauf en cas d'erreur avérée sur un fichier non envoyé. La suppression est irréversible et efface la traçabilité des instructions. En cas de doute, consultez l'équipe IT GROUP avant toute suppression.
C.4.4.6 — Contacts utiles
4.6 Contacts utiles
En cas de problème technique ou financier rencontré lors des opérations de paiement, voici les points de contact à solliciter :
| Problème | Contact |
|---|---|
| Problème technique plateforme PIGBF (bug, erreur système, OTP non reçu) | IT GROUP Sarl — support@itgroup.cd — +(243) 848 400 001 |
| Problème de traitement Equity (NACK, compte introuvable, retard PSR) | Référent technique Equity Bank Congo du programme PAAF |
| Problème de paiement M-Pesa (compte bloqué, motif d'échec Vodacom) | Référent technique Vodacom M-Pesa du programme PAAF |
| Anomalie sur les montants ou les bénéficiaires | Admin PAAF ou Coordination PAAF |
| Doute sur une instruction de paiement (suspicion de fraude) | Responsable hiérarchique + IT GROUP immédiatement |
Fin du chapitre C.4 — Suivi post-validation