D.1 — Introduction — Le rôle d'enquêteur terrain Chapitre D.1 du Manuel PIGBF D.1.1.1 — À qui s'adresse cette section ? 1.1 À qui s'adresse cette section ? Cette section du manuel est destinée aux enquêteurs terrain du programme PAAF/PIGBF. L'enquêteur terrain est l'acteur de première ligne du programme : c'est lui qui se rend dans les établissements scolaires, recueille les informations auprès des élèves, des familles et des responsables d'école, et les saisit dans l'application mobile ODK Collect sur une tablette Android. Cette section est également utile à l' Administrateur IT ONG (Admin IT ONG), qui est responsable de la configuration des tablettes, de la formation des enquêteurs et du support technique de terrain. Les chapitres D.2 et D.10 lui sont particulièrement destinés. Important : L'enquêteur terrain n'a aucun accès à l'interface web de la PIGBF (https://pigbf.org). Son seul outil de travail est l'application mobile ODK Collect installée sur la tablette Android fournie par son ONG. La création de son compte, l'attribution de ses formulaires et la validation de ses données relèvent exclusivement de l'Administrateur ONG ou de l'Administrateur IT ONG (cf. Section B du présent manuel). 📸 Capture d'écran à insérer : Tablette Android affichant l'écran d'accueil de l'application ODK Collect après configuration : nom du projet "Plateforme Informatique de Gest..." visible en haut, bouton "+ Start new form" en bleu, et les sections Drafts / Ready to send / Sent / Delete form en dessous. Version ODK Collect v2025.3.3 affichée en bas de l'écran D.1.1.2 — Le rôle de l'enquêteur dans le cycle PAAF 1.2 Le rôle de l'enquêteur dans le cycle PAAF Le programme PAAF s'appuie sur un cycle complet allant de l'identification des bénéficiaires jusqu'au versement de la bourse. L'enquêteur terrain est le premier maillon de cette chaîne : sans ses données, aucune élève ne peut être enregistrée dans le système, aucun paiement ne peut être déclenché. Le tableau ci-dessous positionne le rôle de l'enquêteur dans le flux global du programme : Étape Acteur Outil 1. Collecte terrain Enquêteur ODK Collect (tablette Android) 2. Synchronisation vers le serveur Enquêteur (automatique à la connexion) ODK Collect → ODK Central 3. Validation des données Administrateur IT ONG / Admin ONG Interface web PIGBF 4. Intégration en base de production Système (automatique après validation) PIGBF → Base de données 5. Paiement des bourses Validateur de Paiement PAAF Interface web PIGBF 6. Suivi et rapports Admin ONG / Admin PAAF Interface web PIGBF Principe clé : Tant qu'une fiche n'est pas validée par l'Admin ONG/IT ONG, l'élève, le tuteur ou l'école concernés n'existent pas dans la base officielle du programme. La qualité des données saisies par l'enquêteur conditionne directement l'éligibilité des bénéficiaires au paiement de leur bourse. 📸 Capture d'écran à insérer : Schéma du cycle complet en 6 étapes, avec mise en évidence des étapes 1 et 2 (zone de responsabilité de l'enquêteur) en couleur distincte par rapport aux étapes 3 à 6 (back-office) : Collecte terrain → ODK Central → Validation PIGBF → Base de production → Paiement → Reporting D.1.1.3 — Les six formulaires de collecte 1.3 Les six formulaires de collecte L'enquêteur dispose de six formulaires ODK couvrant l'ensemble des données nécessaires au programme. Chaque formulaire correspond à un type de collecte précis et est indépendant des autres. Code formulaire Libellé complet Objet de la collecte 02_03 Renseignement des Classes et Options des Écoles Recensement des classes et filières d'enseignement disponibles dans chaque école partenaire 02_00 Identification et Mise à jour des données des Écoles Informations administratives et géographiques de l'établissement scolaire 02_02 Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles Montants des frais de scolarité par niveau et par école 01_00 Identification des filles bénéficiaires de la Bourse Données d'identification complètes des élèves candidates à la bourse Identification tuteurs Identification des tuteurs des bénéficiaires Données d'identification et coordonnées M-Pesa des tuteurs légaux 01_01 Collecte des notes et de présence des élèves Résultats scolaires et taux de présence par période et par semestre ℹ️ Note : Chaque enquêteur n'a accès qu'aux formulaires qui lui ont été assignés par l'Admin IT ONG de son ONG. Il est possible qu'un enquêteur ne dispose que d'un sous-ensemble de ces six formulaires selon sa mission spécifique. 📸 Capture d'écran à insérer : Écran "Start new form" dans ODK Collect, affichant la liste des formulaires disponibles pour un enquêteur : 01_00_Identification des filles bénéficiaires de la Bourse, 01_01_Consultation, Mise à jour, Collecte des notes et de présence des Élèves, 02_00_Identification et Mise à jour des données des Écoles, 02_02_Enregistrement des frais scolaires, 02_03_Renseignement des Classes et Options des Écoles — chacun avec sa version, son ID unique et sa date de dernière mise à jour D.1.1.4 — Principes fondamentaux de la collecte 1.4 Principes fondamentaux de la collecte Avant d'aborder les aspects techniques, il est essentiel que l'enquêteur comprenne et intériorise les principes qui régissent la qualité de la collecte. 1.4.1 L'exactitude des données avant tout Chaque champ saisi dans ODK Collect alimente directement la base de données officielle du programme — après validation par l'Admin ONG. Une erreur de saisie (numéro de téléphone incorrect, nom mal orthographié, photo illisible) peut entraîner : - Le rejet de la fiche par le validateur, obligeant à une nouvelle collecte sur le terrain - Un paiement envoyé vers un mauvais numéro M-Pesa , causant un préjudice financier - L' exclusion d'une élève éligible du programme, si sa fiche est incomplète Prenez le temps de vérifier chaque information avec la personne concernée avant de passer à l'étape suivante. 1.4.2 Le consentement est obligatoire Avant de collecter les données d'une élève ou d'un tuteur, l'enquêteur doit : 1. Présenter clairement l'objet du programme PAAF et la raison de la collecte 2. Obtenir le consentement explicite de la personne (ou de son représentant légal pour les mineures) 3. S'assurer que ce consentement est documenté (déclaration de conformité photographiée dans le formulaire) Aucune collecte de données ne peut être effectuée sans ce consentement préalable. 1.4.3 La confidentialité des données Les données collectées sont des données personnelles sensibles (identité, photos, numéros de téléphone, coordonnées bancaires). L'enquêteur est personnellement responsable de leur confidentialité : - Ne jamais montrer l'écran de la tablette à des personnes non concernées - Ne jamais partager le contenu des formulaires avec des tiers - Signaler immédiatement toute perte ou vol de la tablette à l'Admin IT ONG 1.4.4 La traçabilité Chaque soumission ODK est horodatée et associée au compte de l'enquêteur qui l'a réalisée. En cas de données erronées ou frauduleuses, la traçabilité permet d'identifier avec précision l'auteur de la soumission. Il est donc interdit de prêter sa tablette ou de partager son compte ODK avec un autre enquêteur. 📸 Capture d'écran à insérer : Exemple d'une soumission ODK dans la vue "Sent" de ODK Collect : nom du formulaire, date et heure de soumission, nom du projet, statut d'envoi. Illustre la traçabilité automatique de chaque collecte D.1.1.5 — Matériel et prérequis de base 1.5 Matériel et prérequis de base Avant chaque session de collecte terrain, l'enquêteur doit s'assurer de disposer du matériel et des conditions suivants : Élément Détail Vérification Tablette Android Tablette fournie par l'ONG, avec ODK Collect installé et configuré Allumée et opérationnelle Batterie chargée La tablette doit être chargée à au moins 80% avant de partir sur le terrain Vérifier le niveau en haut de l'écran GPS activé Le GPS de la tablette doit être activé pour la géolocalisation des collectes Vérifier dans les paramètres Android Heure et date correctes L'heure et la date de la tablette doivent correspondre à la réalité, avec le bon fuseau horaire (Kinshasa UTC+1) Vérifier dans les paramètres Android Formulaires à jour Les formulaires ODK doivent être synchronisés avant la sortie terrain Lancer une synchronisation depuis ODK Collect Documents de référence Liste des élèves/écoles à visiter, documents de consentement imprimés (si requis par l'ONG) Fournis par le superviseur ONG Connexion réseau (si disponible) Une connexion Wi-Fi ou données mobiles permet la synchronisation en temps réel — pas obligatoire pour la saisie Utile mais non requise pour la collecte ⚠️ Attention : La collecte peut se faire en mode hors ligne (sans connexion internet). Cependant, les données saisies ne seront transmises à la plateforme qu'à la prochaine connexion réseau de la tablette. Ne quittez jamais le terrain sans avoir vérifié que toutes vos soumissions ont bien été envoyées (statut "Sent") lorsqu'une connexion est disponible. 📸 Capture d'écran à insérer : Barre d'état de la tablette Android montrant : niveau de batterie (à droite), icône GPS activé, heure affichée — les trois éléments à vérifier avant chaque session de collecte D.1.1.6 — Organisation d'une journée de collecte type 1.6 Organisation d'une journée de collecte type Pour aider les enquêteurs débutants, voici le déroulement recommandé d'une journée de collecte terrain : Moment Action Avant de partir Charger la tablette · Activer le GPS · Synchroniser les formulaires (si connexion disponible) · Récupérer la liste des personnes à collecter À l'arrivée dans l'école Se présenter au préfet/directeur · Expliquer l'objet de la visite · Organiser les collectes (salle, ordre de passage) Pendant la collecte Remplir chaque formulaire champ par champ · Vérifier chaque information · Prendre les photos dans de bonnes conditions de luminosité · Ne jamais forcer une réponse Fin de visite Remercier l'établissement · Vérifier que tous les formulaires sont en statut "Drafts" ou "Ready to send" · Tenter une synchronisation si connexion disponible Retour au bureau / zone réseau Se connecter au Wi-Fi ou à un réseau mobile · Synchroniser toutes les soumissions en attente · Vérifier que la section "Ready to send" est vide (toutes soumissions envoyées) · Signaler à l'Admin IT ONG tout problème rencontré D.1.1.7 — Conventions utilisées dans cette section 1.7 Conventions utilisées dans cette section Tout au long des chapitres D.1 à D.10, les conventions suivantes sont appliquées : Les noms des boutons et éléments d'interface ODK Collect sont indiqués en gras Les captures d'écran sont indiquées par des emplacements réservés 📸 Capture d'écran à insérer : description détaillée Les procédures sont toujours présentées sous forme d'étapes numérotées Les alertes importantes sont signalées par le symbole ⚠️ Les notes informatives sont signalées par ℹ️ Les bonnes pratiques de terrain sont signalées par ✅ ℹ️ Note sur la langue de l'interface ODK Collect : L'application ODK Collect peut s'afficher en anglais ou en français selon la langue configurée sur la tablette. Les libellés des boutons mentionnés dans ce manuel correspondent à l'interface en anglais (configuration par défaut des tablettes PIGBF). Si votre tablette est configurée en français, certains libellés peuvent différer légèrement. Les illustrations correspondent à l'interface en anglais. Fin du chapitre D.1 — Introduction — Le rôle d'enquêteur terrain