D.3 — Navigation dans ODK Collect
Chapitre D.3 du Manuel PIGBF
- D.3.3.1 — Vue d'ensemble
- D.3.3.2 — L'écran d'accueil — Les cinq sections
- D.3.3.3 — Navigation à l'intérieur d'un formulaire
- D.3.3.4 — Synchronisation des formulaires et des données
- D.3.3.5 — Mode hors ligne — Collecter sans connexion internet
- D.3.3.6 — Gestion du GPS et des photos
- D.3.3.7 — Bonnes pratiques — Navigation dans ODK Collect
D.3.3.1 — Vue d'ensemble
3.1 Vue d'ensemble
Ce chapitre décrit l'interface de l'application ODK Collect telle qu'elle se présente à l'enquêteur après configuration. Maîtriser la navigation dans ODK Collect est un prérequis indispensable avant de commencer à remplir les formulaires. L'enquêteur qui comprend la structure de l'application sera plus efficace sur le terrain et commettra moins d'erreurs.
ODK Collect est une application relativement simple, organisée autour d'un écran d'accueil et de cinq sections principales accessibles depuis cet écran. Toute la collecte de données se fait à travers ces sections.
D.3.3.2 — L'écran d'accueil — Les cinq sections
3.2 L'écran d'accueil — Les cinq sections
3.2.1 Présentation générale
L'écran d'accueil de ODK Collect est le point de départ de toutes les opérations. Il est organisé de la manière suivante :
| Zone | Description |
|---|---|
| Barre supérieure | Affiche le nom du projet PIGBF configuré et l'initiale du projet |
| Bouton "+ Start new form" | Accès à la liste des formulaires disponibles pour démarrer une nouvelle collecte |
| Drafts | Formulaires commencés mais non encore finalisés ni envoyés |
| Ready to send | Formulaires complétés et validés localement, en attente d'envoi vers le serveur ODK Central |
| Sent | Formulaires envoyés avec succès vers le serveur ODK Central |
| Delete form | Corbeille permettant de supprimer des formulaires de la tablette |
3.2.2 La section "+ Start new form" — Démarrer une nouvelle collecte
Appuyer sur + Start new form ouvre la liste de tous les formulaires assignés à l'enquêteur. C'est de là que démarre toute nouvelle session de collecte.
Informations affichées pour chaque formulaire :
| Élément | Description |
|---|---|
| Titre du formulaire | Libellé complet du formulaire (ex : "01_00_Identification des filles bénéficiaires de la Bourse") |
| Version | Numéro de version du formulaire — format de type timestamp (ex : "20260209022548"). Un formulaire mis à jour par l'Admin PIGBF aura un numéro de version plus récent |
| ID | Identifiant technique unique du formulaire sur le serveur ODK Central |
| Date de mise à jour | Date et heure de la dernière synchronisation du formulaire sur la tablette |
| Icône ℹ | Bouton d'information affichant les détails techniques du formulaire |
Pour démarrer une nouvelle collecte :
1. Appuyez sur + Start new form
2. Dans la liste, appuyez sur le formulaire correspondant à votre mission
3. Le formulaire s'ouvre et la collecte peut commencer
3.2.3 La section "Drafts" — Brouillons
La section Drafts (Brouillons) contient tous les formulaires commencés par l'enquêteur mais non encore finalisés. Un formulaire se retrouve dans cette section dans les situations suivantes :
- L'enquêteur a ouvert un formulaire et a commencé à le remplir, puis a quitté l'application avant de le terminer
- L'enquêteur a volontairement sauvegardé un formulaire en cours de remplissage pour le compléter plus tard
- Un formulaire a été sauvegardé automatiquement par ODK Collect (la sauvegarde automatique se déclenche à chaque pression sur le bouton "Suivant")
ℹ️ Important : Un formulaire en statut "Drafts" n'a pas encore été envoyé au serveur. Les données qu'il contient ne sont visibles ni par l'Admin ONG, ni par la plateforme PIGBF. Il doit être complété et finalisé pour pouvoir être soumis.
Actions possibles sur un brouillon :
- Appuyer sur l'entrée → ouvre le formulaire à l'endroit où vous vous êtes arrêté
- Appuyer sur l'icône corbeille → supprime définitivement le brouillon (avec demande de confirmation)
⚠️ Attention : La suppression d'un brouillon est irréversible. Toutes les données saisies dans ce formulaire seront perdues. Ne supprimez un brouillon que si vous êtes certain que les données qu'il contient ne sont pas nécessaires.
3.2.4 La section "Ready to send" — Prêt pour l'envoi
La section Ready to send (Prêt pour l'envoi) contient les formulaires complétement remplis et validés localement par l'enquêteur, mais dont l'envoi vers le serveur ODK Central n'a pas encore pu être effectué — généralement parce que la tablette n'avait pas de connexion internet au moment de la finalisation.
Comportement de cette section :
| Situation | Comportement de ODK Collect |
|---|---|
| Connexion internet disponible | ODK Collect tente d'envoyer automatiquement les formulaires en arrière-plan. Si l'envoi réussit, les formulaires passent en "Sent" |
| Pas de connexion internet | Les formulaires restent en "Ready to send" jusqu'à la prochaine connexion réseau |
| Envoi partiel | Si la connexion est perdue pendant l'envoi, le formulaire interrompu reste en "Ready to send" et sera renvoyé à la prochaine occasion |
Comment envoyer manuellement les formulaires en attente :
1. Ouvrez la section Ready to send
2. Appuyez sur la case à cocher en haut de la liste pour sélectionner tous les formulaires, ou cochez individuellement ceux à envoyer
3. Appuyez sur le bouton Send Selected (Envoyer la sélection)
4. ODK Collect tente d'envoyer les formulaires sélectionnés. Une barre de progression indique l'avancement.
5. Les formulaires envoyés avec succès disparaissent de "Ready to send" et apparaissent dans "Sent"
⚠️ Règle d'or : Ne quittez jamais le terrain sans avoir vidé la section "Ready to send". Trouvez une zone réseau (Wi-Fi ou données mobiles) et attendez que tous les formulaires soient bien dans "Sent" avant de vous considérer en fin de session de collecte. Des données non envoyées restant sur une tablette défaillante sont des données perdues.
3.2.5 La section "Sent" — Envoyés
La section Sent (Envoyés) contient l'historique de tous les formulaires envoyés avec succès au serveur ODK Central. C'est la preuve d'envoi de chaque collecte effectuée par l'enquêteur.
Un formulaire en statut "Sent" signifie que :
- Les données ont bien été transmises au serveur ODK Central
- Elles sont désormais disponibles pour validation par l'Admin IT ONG dans la plateforme PIGBF
- L'enquêteur a rempli sa part du processus pour ces données
Ce que l'enquêteur peut faire dans "Sent" :
- Consulter la liste des formulaires envoyés pour vérifier qu'une collecte spécifique a bien été transmise
- Voir les détails d'un formulaire envoyé en appuyant dessus (les données saisies sont affichées en lecture seule)
Ce que l'enquêteur ne peut pas faire :
- Modifier un formulaire envoyé : toute modification après envoi est impossible depuis ODK Collect. Si une erreur est détectée après envoi, l'enquêteur doit le signaler à l'Admin IT ONG, qui traitera la correction depuis la plateforme web lors de la validation.
ℹ️ Note : La présence d'un formulaire dans "Sent" ne garantit pas qu'il a été validé par l'Admin ONG. La validation est une étape ultérieure, réalisée dans la plateforme web PIGBF. L'enquêteur peut suivre l'avancement des validations auprès de son superviseur ONG.
3.2.6 La section "Delete form" — Corbeille
La section Delete form (Supprimer un formulaire) permet de supprimer des formulaires de la tablette. Elle s'applique aux formulaires en statut Drafts ou Sent.
⚠️ Attention — Actions irréversibles :
- Supprimer un formulaire en statut Drafts efface définitivement les données saisies et non encore envoyées.
- Supprimer un formulaire en statut Sent efface l'entrée de l'historique local (les données sont déjà sur le serveur ODK Central — leur suppression de la tablette n'affecte pas les données déjà transmises).
- Supprimer un formulaire vide (template) empêche de lancer de nouvelles collectes avec ce formulaire jusqu'à la prochaine synchronisation.
En pratique, la section "Delete form" est rarement utilisée par l'enquêteur. C'est l'Admin IT ONG qui décide, le cas échéant, de nettoyer l'historique des tablettes.
D.3.3.3 — Navigation à l'intérieur d'un formulaire
3.3 Navigation à l'intérieur d'un formulaire
Une fois un formulaire ouvert, l'enquêteur navigue de question en question. La navigation dans les formulaires ODK est simple et intuitive, mais comporte quelques règles importantes à connaître.
3.3.1 Éléments de l'interface en cours de formulaire
| Élément | Description |
|---|---|
| Barre de titre | Affiche le nom abrégé du formulaire et la progression (numéro de la question actuelle / nombre total de questions visibles) |
| Libellé de la question | Texte de la question posée à l'enquêteur. Les questions obligatoires sont précédées d'un astérisque (*) |
| Zone de réponse | Zone de saisie dont le type varie selon la nature de la question (voir section 3.3.2) |
| Bouton "< Back" | Retourne à la question précédente. La réponse de la question actuelle est sauvegardée avant le retour |
| Bouton "Next >" | Passe à la question suivante. Si la question est obligatoire et non renseignée, un message d'erreur s'affiche |
| Icône sauvegarde (☁ ou 💾) | Permet de sauvegarder le formulaire comme brouillon et de quitter sans perdre les données |
| Icône menu (⋮) | Options supplémentaires : changer la langue, sauvegarder, voir les informations du formulaire |
3.3.2 Les types de questions dans les formulaires PIGBF
Les formulaires ODK du programme PIGBF utilisent plusieurs types de questions, chacun correspondant à un type de saisie spécifique :
| Type de question | Apparence | Instructions de saisie |
|---|---|---|
| Texte libre | Champ de saisie textuelle (clavier s'affiche automatiquement) | Taper la réponse au clavier. Respecter l'orthographe exacte des noms propres |
| Numérique | Champ de saisie numérique (clavier numérique s'affiche) | Saisir uniquement des chiffres. Pas d'espaces, pas de tirets |
| Choix unique (liste) | Liste de choix avec boutons radio ou menu déroulant | Appuyer sur l'option correspondante — une seule sélection possible |
| Choix multiple | Liste de choix avec cases à cocher | Cocher toutes les options applicables — plusieurs sélections possibles |
| Date | Sélecteur de date (calendrier ou roues de défilement) | Naviguer dans le calendrier pour sélectionner la date exacte |
| Photo | Bouton "Take Picture" (Prendre la photo) | Appuyer sur le bouton pour activer la caméra, capturer, puis valider |
| GPS / Localisation | Bouton "Start GeoPoint" ou chargement automatique | Patienter que le GPS se fixe (point bleu clignotant) puis valider |
| Code-barres / QR | Bouton "Scan barcode" | Aligner le code-barres ou QR dans le cadre de scan |
| Entité (liste déroulante avec recherche) | Champ de recherche avec liste filtrée | Taper les premières lettres pour filtrer la liste, puis sélectionner |
3.3.3 Questions obligatoires et validation automatique
ODK Collect applique des règles de validation en temps réel :
Questions obligatoires : Marquées d'un astérisque (*) avant le libellé. Si l'enquêteur appuie sur "Next >" sans avoir répondu à une question obligatoire, un message d'erreur en rouge s'affiche sous la zone de réponse : "This field is required." (Ce champ est obligatoire.) Il est impossible de passer à la question suivante sans y répondre.
Contraintes de format : Certains champs acceptent uniquement des formats précis (ex : numéro de téléphone à 10 chiffres, date dans une plage définie). Si la valeur saisie ne respecte pas le format attendu, un message d'erreur spécifique s'affiche.
Logique conditionnelle (sauts de questions) : Certaines questions n'apparaissent que si une condition est remplie dans une question précédente. Par exemple, une question sur le type de handicap n'apparaîtra que si l'enquêteur a répondu "Oui" à la question "L'élève présente-t-elle un handicap ?". L'enquêteur ne voit donc pas toutes les questions du formulaire dans tous les cas — c'est normal et voulu.
3.3.4 Sauvegarder un formulaire en cours
Si l'enquêteur doit interrompre une collecte avant de l'avoir terminée (personne absente, interruption externe, batterie faible), il peut sauvegarder le formulaire en cours :
- Appuyer sur l'icône sauvegarde (disquette ou nuage) dans la barre de titre, ou
- Appuyer sur le bouton physique Retour de la tablette (flèche ←) en bas de l'écran Android — ODK Collect demande si vous souhaitez sauvegarder ou abandonner
- Choisir Sauvegarder en tant que brouillon — le formulaire est placé dans la section "Drafts" avec toutes les données déjà saisies préservées
- Pour reprendre : aller dans Drafts et appuyer sur l'entrée du formulaire
3.3.5 Finaliser et envoyer un formulaire
Lorsque l'enquêteur a répondu à toutes les questions du formulaire, la dernière page affiche un écran de finalisation :
| Élément | Description |
|---|---|
| Message de fin | Confirmation que toutes les questions ont été répondues |
| Case "Marquer comme final" | Doit rester cochée. Un formulaire marqué comme final passe en "Ready to send" et ne peut plus être modifié |
| Bouton "Envoyer le formulaire" | Tente d'envoyer immédiatement le formulaire si la connexion est disponible. Sinon, le place en "Ready to send" |
| Bouton "Enregistrer comme brouillon" | Sauvegarde sans finaliser — le formulaire reste modifiable en "Drafts" |
Procédure recommandée :
1. Vérifier que la case "Marquer ce formulaire comme final" est bien cochée
2. Appuyer sur "Envoyer le formulaire"
3. Si connexion disponible → le formulaire est envoyé immédiatement et passe en "Sent"
4. Si pas de connexion → le formulaire passe en "Ready to send" ; il sera envoyé automatiquement à la prochaine connexion
⚠️ Ne décochez jamais la case "Marquer comme final" sauf si vous avez une raison impérative de compléter le formulaire ultérieurement. Un formulaire non marqué final reste en "Drafts", ne sera pas envoyé automatiquement, et risque d'être oublié.
D.3.3.4 — Synchronisation des formulaires et des données
3.4 Synchronisation des formulaires et des données
La synchronisation est le mécanisme par lequel ODK Collect communique avec le serveur ODK Central dans les deux sens :
| Direction | Ce qui est synchronisé | Déclenchement |
|---|---|---|
| Serveur → Tablette | Nouvelles versions des formulaires, mises à jour des listes de référence (écoles, élèves, options…) | Manuel (rafraîchissement) ou automatique au démarrage si connexion disponible |
| Tablette → Serveur | Formulaires remplis (Ready to send → Sent) | Automatique si connexion disponible, ou manuel depuis la section "Ready to send" |
3.4.1 Synchroniser les formulaires (mises à jour)
Les formulaires du programme PIGBF peuvent être mis à jour en cours d'année par l'équipe IT GROUP (correction d'erreurs, ajout de questions, mise à jour des listes déroulantes). Il est important de travailler toujours avec la version la plus récente.
Procédure de synchronisation des formulaires :
1. Assurez-vous d'avoir une connexion internet (Wi-Fi ou données mobiles)
2. Depuis l'écran d'accueil, appuyez sur + Start new form
3. Appuyez sur l'icône de rafraîchissement ↺ en haut à droite
4. ODK Collect télécharge les éventuelles mises à jour depuis le serveur ODK Central
5. Une fois la synchronisation terminée, la liste des formulaires est mise à jour
3.4.2 Comprendre les listes de référence (entités ODK)
Les formulaires PIGBF utilisent des listes de référence dynamiques synchronisées depuis la plateforme web. Ces listes permettent à l'enquêteur de sélectionner des valeurs prédéfinies plutôt que de les saisir manuellement, réduisant ainsi les erreurs.
Exemples de listes de référence utilisées dans les formulaires :
- Liste des écoles : permet de sélectionner l'établissement concerné par la collecte
- Liste des élèves : permet de retrouver une élève déjà enregistrée pour une mise à jour
- Liste des classes et options : valeurs de référence pour les filières d'enseignement
Ces listes sont mises à jour par la plateforme PIGBF et synchronisées vers les tablettes via ODK Central. Si une école ou une élève ne figure pas dans la liste, c'est qu'elle n'a pas encore été enregistrée ou validée dans la plateforme — l'enquêteur doit en informer l'Admin IT ONG.
D.3.3.5 — Mode hors ligne — Collecter sans connexion internet
3.5 Mode hors ligne — Collecter sans connexion internet
L'un des grands atouts d'ODK Collect est sa capacité à fonctionner entièrement hors ligne. L'enquêteur peut collecter des données dans des zones sans réseau, puis synchroniser les données dès qu'il retrouve une connexion.
3.5.1 Ce qui fonctionne hors ligne
| Fonctionnalité | Disponible hors ligne ? |
|---|---|
| Remplir un formulaire | ✅ Oui |
| Prendre des photos | ✅ Oui (stockées localement) |
| Capturer la localisation GPS | ✅ Oui (GPS ne nécessite pas internet) |
| Sauvegarder des brouillons | ✅ Oui |
| Finaliser un formulaire (Ready to send) | ✅ Oui |
| Envoyer les formulaires vers le serveur | ❌ Non — nécessite une connexion internet |
| Synchroniser les formulaires (mises à jour) | ❌ Non — nécessite une connexion internet |
| Accéder à des listes de référence mises à jour | ❌ Non — les listes sont celles téléchargées lors de la dernière synchro |
3.5.2 Procédure recommandée pour la collecte hors ligne
Avant de partir en zone sans réseau :
1. Se connecter à un réseau (Wi-Fi de l'ONG ou données mobiles)
2. Synchroniser les formulaires (rafraîchissement depuis "Start new form")
3. Vérifier que les listes de référence sont à jour
4. S'assurer que la section "Ready to send" est vide (toutes données précédentes déjà envoyées)
Sur le terrain (hors ligne) :
1. Collecter normalement — les formulaires fonctionnent identiquement avec ou sans connexion
2. Finaliser chaque formulaire → ils passent en "Ready to send"
3. Ne pas s'inquiéter du statut "Ready to send" — les données sont sauvegardées en local
Au retour en zone réseau :
1. Se connecter au réseau
2. ODK Collect détecte automatiquement la connexion et commence à envoyer les formulaires en attente
3. Vérifier dans "Sent" que tous les formulaires ont bien été transmis
4. S'assurer que "Ready to send" est bien vide avant de considérer la session terminée
D.3.3.6 — Gestion du GPS et des photos
3.6 Gestion du GPS et des photos
Le GPS et la caméra sont deux fonctionnalités essentielles pour les formulaires PIGBF. Voici les points d'attention spécifiques à connaître.
3.6.1 La géolocalisation GPS
Plusieurs formulaires PIGBF capturent automatiquement les coordonnées GPS de l'emplacement de la collecte (localisation de l'école, du domicile de l'élève…). Cette géolocalisation est importante pour la cartographie du programme.
Conseils pour une bonne géolocalisation :
- Être à l'extérieur ou près d'une fenêtre : Le signal GPS est capté par des satellites et peut être bloqué par les bâtiments et les toitures épaisses. Pour obtenir un signal précis, effectuez la géolocalisation en extérieur ou proche d'une ouverture.
- Patienter que la précision soit suffisante : ODK Collect affiche une barre de progression et indique la précision en mètres. Attendez que la précision soit inférieure à 10 mètres avant de valider.
- Ne pas se déplacer pendant la capture : Restez immobile pendant quelques secondes pour permettre au GPS de se stabiliser.
⚠️ Si le GPS ne se fixe pas : Vérifiez que le GPS est activé dans les paramètres Android (Paramètres → Localisation). Si malgré cela le GPS ne capte pas après plus de 2 minutes, déplacez-vous en extérieur et réessayez. En dernier recours, notez l'adresse de l'établissement et signalez le problème à l'Admin IT ONG.
3.6.2 La prise de photos
Les formulaires PIGBF requièrent plusieurs types de photos : photo de l'élève, photo de sa pièce d'identité, photo de sa déclaration de conformité, photo de la façade de l'école, etc.
Conseils pour des photos de qualité :
| Type de photo | Conseils spécifiques |
|---|---|
| Photo de l'élève (portrait) | Placer l'élève devant un mur de couleur uniforme (blanc ou clair de préférence). Cadrer le visage et les épaules. S'assurer d'un bon éclairage (lumière naturelle, pas de contre-jour). Demander à l'élève de retirer lunettes ou chapeau |
| Photo de pièce d'identité | Poser le document à plat sur une surface sombre. Cadrer le document entier (les 4 coins doivent être visibles). S'assurer que le texte est lisible (netteté). Éviter les reflets |
| Photo de déclaration de conformité | Même règles que pour la pièce d'identité. Le texte doit être parfaitement lisible |
| Photo de façade d'école | Reculer suffisamment pour avoir l'ensemble du bâtiment dans le cadre. Inclure si possible l'enseigne ou la pancarte du nom de l'école |
Procédure de prise de photo dans un formulaire :
1. Appuyer sur le bouton "Take Picture" (Prendre la photo) — la caméra s'active
2. Cadrer le sujet selon les conseils ci-dessus
3. Appuyer sur le bouton de déclenchement (bouton rond au centre en bas de l'écran caméra)
4. Vérifier la photo affichée en prévisualisation : elle doit être nette et lisible
5. Si la photo est satisfaisante, appuyer sur "✓ Accepter" ou "Next >"
6. Si la photo n'est pas satisfaisante, appuyer sur "Reprendre" ou "Retake" et recommencer
⚠️ Une photo floue ou illisible entraîne systématiquement le rejet de la fiche par l'Admin ONG. Prenez le temps de vérifier chaque photo avant de valider. Il est plus rapide de reprendre une photo sur le terrain que de devoir retourner voir la personne pour une nouvelle collecte.
D.3.3.7 — Bonnes pratiques — Navigation dans ODK Collect
3.7 Bonnes pratiques — Navigation dans ODK Collect
✅ Vérifiez "Ready to send" avant chaque nouvelle journée de collecte. Si des formulaires de la veille sont encore en attente, envoyez-les d'abord avant de démarrer de nouvelles collectes. Cela évite d'accumuler un grand nombre de formulaires en attente et réduit le risque de perte.
✅ Sauvegardez régulièrement les formulaires longs. Pour les formulaires comportant de nombreuses questions (comme l'identification des élèves), appuyez sur "< Back" puis "Next >" périodiquement pour forcer la sauvegarde automatique, ou utilisez le bouton de sauvegarde manuel.
✅ Ne jamais forcer une réponse que vous n'avez pas. Si une information est manquante (l'élève ne connaît pas sa date de naissance exacte, la pièce d'identité est absente), signalez-le à votre superviseur plutôt que d'inventer une réponse. Une donnée incorrecte est pire qu'une donnée manquante.
✅ Lisez attentivement chaque question. Certaines questions ressemblent à d'autres mais portent sur des informations différentes. Prenez le temps de lire le libellé complet avant de répondre.
✅ Vérifiez votre connexion réseau après la collecte. Dès que vous êtes de retour en zone réseau, ouvrez ODK Collect et vérifiez que la synchronisation s'effectue bien. Ne fermez pas l'application avant que "Ready to send" soit vide.
⚠️ Ne jamais modifier les paramètres du serveur ODK. Les paramètres de connexion au serveur ODK Central ont été configurés par l'Admin IT ONG via le QR Code. Toute modification de ces paramètres déconnecterait la tablette du serveur du programme et empêcherait l'envoi des données.
⚠️ Ne pas laisser la tablette sans surveillance lors de la collecte. La tablette contient des données personnelles sensibles. Ne la laissez jamais sans surveillance, même momentanément, sur le terrain.
Fin du chapitre D.3 — Navigation dans ODK Collect