D.4 — Formulaire 02_03 — Renseignement des Classes et Options des Écoles

Chapitre D.4 du Manuel PIGBF

D.4.4.1 — Vue d'ensemble

4.1 Vue d'ensemble

Titre du formulaire : 02_03_Renseignement des Classes et Options des Ecoles
ID technique : renseignement_classes_options_des_ecoles
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : En premier, lors de chaque nouvelle visite d'école — avant tout autre formulaire de collecte. Ce formulaire établit la liste des classes et filières disponibles dans l'établissement, ce dont dépendent tous les autres formulaires (frais scolaires, identification des élèves, notes).

Ce formulaire est le socle de la collecte : il enregistre la structure pédagogique de l'établissement et crée les entités de référence (couple École-Classe-Option) qui seront utilisées par les formulaires suivants. Sans ce formulaire rempli et synchronisé, les listes déroulantes des autres formulaires ne contiendront pas les classes et options de l'école.

📸 Capture d'écran à insérer : Écran "Start new form" dans ODK Collect : formulaire "02_03_Renseignement des Classes et Options des Ecoles" mis en évidence dans la liste, avec son numéro de version et sa date de mise à jour. Les autres formulaires sont visibles en arrière-plan

D.4.4.2 — Prérequis avant la collecte

4.2 Prérequis avant la collecte

Avant de commencer ce formulaire, vérifiez les points suivants :

Prérequis Détail
Tablette configurée ODK Collect configuré avec le QR Code de l'enquêteur (cf. D.2)
Formulaires synchronisés Lancer une synchronisation si connexion disponible avant la visite
Présence du Préfet/Directeur Ce formulaire nécessite la présence d'un responsable de l'établissement pour valider la liste des classes
Connaissance de la structure pédagogique L'enquêteur doit connaître les classes et options disponibles dans l'école, ou les demander au responsable
GPS activé Le formulaire capture automatiquement la localisation GPS au démarrage

D.4.4.3 — Structure du formulaire et étapes de remplissage

4.3 Structure du formulaire et étapes de remplissage

Ce formulaire est organisé en 4 étapes principales :

Étape Contenu
Étape 1 Introduction et identification de l'enquêteur (automatique)
Étape 2 Sélection de la Sous-Province Éducationnelle (Sous-PROVED)
Étape 3 Sélection de l'école
Étape 4 Renseignement des classes et options disponibles

Étape 1 — Introduction (automatique)

Au démarrage du formulaire, une page d'introduction s'affiche. Elle identifie automatiquement l'enquêteur (nom, ONG de rattachement, axe, PROVED et liste des Sous-PROVEDs assignés). L'enquêteur n'a rien à saisir sur cette page.

📸 Capture d'écran à insérer : Page d'introduction du formulaire 02_03 : message de bienvenue personnalisé en orange affichant le nom de l'enquêteur, son ONG, son axe, sa PROVED et sa Sous-PROVED assignée. Bouton "Next >" en bas de l'écran

ℹ️ Note : Si le message d'introduction indique "Désolé, vous n'avez pas les autorisations nécessaires" ou affiche un nom inconnu, cela signifie que la tablette n'est pas configurée avec le bon QR Code. Arrêtez le formulaire et contactez l'Admin IT ONG.

Appuyez sur Next > pour passer à l'étape suivante.

Étape 2 — Sélection de la Sous-Province Éducationnelle (Sous-PROVED)

📸 Capture d'écran à insérer : Écran de sélection de la Sous-PROVED : champ de recherche autocomplete avec la liste des Sous-PROVEDs assignées à l'enquêteur filtrée automatiquement. Champ obligatoire marqué d'un astérisque (*)

Champ : Sélectionner la sous-Province Éducationnelle (Division) concernée par cette collecte (Obligatoire)

Appuyez sur Next > une fois la Sous-PROVED sélectionnée.

Étape 3 — Sélection de l'école

📸 Capture d'écran à insérer : Écran de sélection de l'école : champ de recherche autocomplete affichant la liste des écoles de la Sous-PROVED sélectionnée. Une école est mise en évidence après saisie des premières lettres de son nom. L'en-tête rappelle le contexte : "Axe // Province // PROVED // Sous-PROVED"

Champ : Sélectionner l'École Publique (Obligatoire)

⚠️ Si l'école n'apparaît pas dans la liste : Cela signifie que l'école n'a pas encore été enregistrée dans la plateforme PIGBF, ou qu'elle n'appartient pas à la Sous-PROVED sélectionnée. Vérifiez la Sous-PROVED (revenez avec "< Back" si nécessaire). Si l'école est bien absente de la liste, signalez-le à l'Admin IT ONG pour ajout manuel depuis la plateforme web.

Appuyez sur Next > une fois l'école sélectionnée. Le formulaire affiche un récapitulatif de localisation (Axe // Province // PROVED // Sous-PROVED // École) pour confirmation visuelle.

Étape 4 — Renseignement des classes et options

C'est le cœur du formulaire. Selon que l'école a déjà été visitée ou non, deux scénarios distincts s'appliquent.

Scénario A — Nouvelle école (première collecte)

Si l'école n'a jamais eu ses classes/options enregistrées dans la PIGBF, le formulaire présente directement les listes de sélection.

Champ : Sélectionner les Classes disponibles (Obligatoire)

📸 Capture d'écran à insérer : Liste des classes à cocher dans ODK Collect : formulaire 02_03, cases à cocher avec exemples de classes disponibles : "7eme EB", "8eme EB", "1ere H", "2eme H", "3eme H", "4eme H", etc. Certaines cases sont cochées (coches bleues), d'autres non. Titre en haut "Mise à jour des classes et sections de l'école [NOM ÉCOLE"]

Champ : Sélectionner les Options dispensées (Obligatoire)

📸 Capture d'écran à insérer : Liste des options à cocher dans ODK Collect : cases à cocher avec exemples d'options : "Pédagogie Générale", "Commerce", "Coupe & Couture", "Électronique", "Littéraire", "Mathématiques", etc. Certaines options sont cochées

⚠️ Vérifiez avec le Préfet/Directeur avant de valider. Une classe ou une option manquante dans ce formulaire ne pourra pas être utilisée dans les formulaires de frais scolaires et d'identification des élèves. En cas d'erreur, il faudra rouvrir ce formulaire pour mettre à jour.

Scénario B — École déjà enregistrée (mise à jour)

Si l'école a déjà été visitée et que ses classes/options ont déjà été enregistrées, le formulaire propose les questions de mise à jour.

Champ : Modifier les classes disponibles de l'école [NOM] ? (Choix unique)
- Options : Oui / Non
- Si Oui : le champ de sélection des classes s'affiche pour mise à jour
- Si Non : les classes existantes sont conservées telles quelles

Champ : Modifier les options dispensées dans l'école [NOM] ? (Choix unique)
- Options : Oui / Non
- Si Oui : le champ de sélection des options s'affiche pour mise à jour
- Si Non : les options existantes sont conservées telles quelles

📸 Capture d'écran à insérer : Écran de mise à jour des classes pour une école déjà enregistrée : question "Modifier les classes disponibles de l'école [NOM ÉCOLE ?" avec boutons radio "Oui" et "Non". Le bouton "Oui" est sélectionné et la liste de sélection des classes est apparue en dessous]

D.4.4.4 — Finalisation et envoi

4.4 Finalisation et envoi

Une fois les classes et options renseignées, appuyez sur Next >. La page de finalisation s'affiche.

📸 Capture d'écran à insérer : Écran de finalisation du formulaire 02_03 : message "Vous avez terminé ce formulaire.", nom du formulaire visible, case "Marquer ce formulaire comme final" cochée, bouton "Envoyer le formulaire" en bleu

  1. Vérifiez que la case "Marquer ce formulaire comme final" est cochée
  2. Appuyez sur "Envoyer le formulaire"
  3. Si connexion disponible → envoi immédiat et passage en "Sent"
  4. Si hors ligne → passage en "Ready to send" pour envoi ultérieur

⚠️ Important : Ce formulaire crée dans la plateforme les entités École-Classe-Option. Ces entités seront utilisées par les formulaires 02_02 (frais scolaires), 01_00 (bénéficiaires), 03_00 (tuteurs) et 01_01 (notes). Assurez-vous que ce formulaire est bien synchronisé (Sent) avant d'utiliser les autres formulaires pour cette école. Dans le cas contraire, les listes déroulantes des formulaires suivants ne contiendront pas les nouvelles classes/options.

D.4.4.5 — Tableau récapitulatif des champs

4.5 Tableau récapitulatif des champs

# Champ Type Obligatoire Description
1 sproved Liste (autocomplete) ✅ Oui Sous-Province Éducationnelle (Sous-PROVED)
2 ecole Liste (autocomplete) ✅ Oui École à renseigner
3 newClasse Choix multiple ✅ Oui (si nouvelle école) Classes disponibles dans l'école
4 newOption Choix multiple ✅ Oui (si nouvelle école) Options dispensées dans l'école
5 updateClasseYesOrNo Choix unique — Modifier les classes ? (si école déjà enregistrée)
6 updateClasseSelect Choix multiple Conditionnel Nouvelles classes sélectionnées
7 updateOptionYesOrNo Choix unique — Modifier les options ? (si école déjà enregistrée)
8 updateOptionSelect Choix multiple Conditionnel Nouvelles options sélectionnées

D.4.4.6 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_03

4.6 Bonnes pratiques — Formulaire 02_03

✅ Remplissez ce formulaire en premier, avant tout autre formulaire pour l'école visitée. Les autres formulaires dépendent des données qu'il crée.

✅ Vérifiez systématiquement avec le responsable de l'école la liste complète des classes et options avant de valider. Une erreur ici se répercute sur tous les formulaires suivants.

✅ Envoyez ce formulaire dès que possible après la collecte. Plus tôt il est synchronisé, plus tôt les nouvelles entités seront disponibles dans ODK Central pour les formulaires suivants.

⚠️ Ne cochez que les classes et options réellement actives pour l'année scolaire en cours. Ne pas inclure les classes suspendues faute d'effectif ou d'enseignant.

⚠️ Une seule soumission par école par campagne. Si vous avez fait une erreur et avez déjà soumis le formulaire, n'en créez pas un deuxième — signalez l'erreur à l'Admin IT ONG qui fera la correction depuis la plateforme web.

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