D.5 — Formulaire 02_00 — Identification et Mise à jour des données des Écoles

Chapitre D.5 du Manuel PIGBF

D.5.5.1 — Vue d'ensemble

5.1 Vue d'ensemble

Titre du formulaire : 02_00_Identification et Mise à jour des données des Écoles
ID technique : identification_et_mise_a_jour_des_donnees_des_ecoles
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après le formulaire D.4 (classes/options), lors de chaque visite d'école. Collecte les informations administratives, géographiques, financières et biométriques de l'établissement et de son responsable (Préfet).

Ce formulaire est le dossier complet de l'école. Il couvre l'identité de l'école, les informations du Préfet, les documents officiels (N° SECOPE/DINACOPE, arrêté ministériel, PV de réunion des frais), les coordonnées bancaires et de mobile money de l'école, ainsi que les effectifs d'enseignants.

📸 Capture d'écran à insérer : Écran "Start new form" avec le formulaire "02_00_Identification et Mise à jour des données des Ecoles" sélectionné dans la liste. Version, ID et date de mise à jour visibles

D.5.5.2 — Prérequis avant la collecte

5.2 Prérequis avant la collecte

Prérequis Détail
Formulaire D.4 complété Les classes et options de l'école doivent être enregistrées au préalable
Présence du Préfet/Directeur Ce formulaire collecte des informations sur le Préfet et nécessite sa présence et sa signature
Documents de l'école disponibles Arrêté ministériel, N° SECOPE/DINACOPE, PV de réunion des frais scolaires — à demander au Préfet à l'avance
Pièce d'identité du Préfet Carte nationale d'identité, passeport ou tout document officiel
Conditions de photo Espace dégagé, bonne luminosité pour les photos (Préfet, pièce d'identité, façade de l'école)

D.5.5.3 — Structure du formulaire

5.3 Structure du formulaire

Ce formulaire est organisé en 8 sections thématiques :

Section Contenu
Section 1 Introduction et localisation (Sous-PROVED + école)
Section 2 Identification du Préfet (identité, photo, pièce d'identité)
Section 3 Contact du Préfet (téléphone, WhatsApp, email)
Section 4 Informations administratives de l'école (mécanisation, SECOPE, arrêté ministériel, PV frais)
Section 5 Photo et adresse de l'école
Section 6 Effectifs d'enseignants
Section 7 Coordonnées bancaires et mobile money de l'école
Section 8 Déclaration de conformité et signature

D.5.5.4 — Étapes de remplissage détaillées

5.4 Étapes de remplissage détaillées

Section 1 — Introduction et localisation

Les étapes 1 et 2 sont identiques au formulaire D.4 :
- Vérification de l'introduction automatique
- Sélection de la Sous-PROVED (Obligatoire)
- Sélection de l'école (Obligatoire si école existante) — ou saisie libre du nom si l'école n'est pas dans la liste

Champ spécifique D.5 : Le nom de l'école est repris dans la liste ci-dessus ? (Obligatoire)
- Options : Oui / Non
- Si Oui : sélectionner l'école dans la liste déroulante
- Si Non : saisir manuellement le nom de l'école dans le champ "Quel est le nom de l'Ecole ?"

📸 Capture d'écran à insérer : Écran de sélection ou saisie de l'école dans le formulaire 02_00 : question "Le nom de l'école est repris dans la liste ci-dessus ?" avec boutons radio "Oui" et "Non". Sélection "Non" affiche un champ texte libre "Quel est le nom de l'Ecole ?" en dessous

ℹ️ Si l'école n'est pas dans la liste, cela peut signifier qu'elle n'a pas encore été enregistrée dans la PIGBF. Dans ce cas, renseignez son nom manuellement et signalez-le à l'Admin IT ONG pour régularisation.

Section 2 — Identification du Préfet

📸 Capture d'écran à insérer : Section "Identification du Préfet" dans le formulaire 02_00 : les champs Nom, Post-nom, Prénom affichés en séquence avec le clavier virtuel visible, champs obligatoires marqués d'un astérisque

# Champ Type Obligatoire Instructions
1 nomPrefet Texte ✅ Oui Nom de famille du Préfet. Respectez l'orthographe exacte telle que sur la pièce d'identité
2 postNomPrefet Texte Non Post-nom du Préfet (deuxième nom de famille)
3 prenomPrefet Texte Non Prénom usuel du Préfet
4 genrePrefet Liste ✅ Oui Genre du Préfet — sélectionner dans la liste fournie
5 photoPrefet Photo ✅ Oui Photo portrait du Préfet (voir conseils photo ci-dessous)
6 preuveIdentiteYesOrNot Choix unique ✅ Oui Le Préfet possède-t-il un document d'identité ? (Oui/Non)
7 photoPreuveIdentitePrefet Photo Conditionnel Photo de la pièce d'identité (si réponse Oui à la question précédente)

Conseils pour la photo du Préfet :
- Demandez au Préfet de se placer devant un mur de couleur uniforme (blanc ou clair de préférence)
- Cadrez le visage et les épaules
- Éclairage naturel recommandé — évitez les contre-jours (fenêtre derrière la personne)
- Vérifiez que le visage est net et bien visible avant de valider

Conseils pour la photo de la pièce d'identité :
- Posez le document à plat sur une surface sombre (table, bureau)
- Cadrez les quatre coins du document dans l'image
- Le texte doit être lisible — zoomez et reprenez si nécessaire
- Évitez les reflets de lumière sur la surface plastifiée de la pièce

📸 Capture d'écran à insérer : Interface de prise de photo du Préfet dans le formulaire 02_00 : message "Informer le Prefet de la nécessité de le prendre en photo", exemple de cadrage correct (visage centré, fond uniforme), bouton "Take Picture" en bleu

📸 Capture d'écran à insérer : Interface de prise de photo de la pièce d'identité : document posé sur table sombre, quatre coins visibles, texte lisible, bouton "Take Picture". Exemple de bonne photo à gauche, exemple de mauvaise photo (tronquée, reflet) à droite

Section 3 — Contact du Préfet

# Champ Type Obligatoire Instructions
8 phoneNumberPrefet Entier Non Numéro de téléphone du Préfet pour les appels (format local 10 chiffres, ex: 0812345678)
9 whatsappYesOrNo Choix unique ✅ Oui Le Préfet a-t-il un compte WhatsApp ?
10 whatsappEqualsPhone Choix unique Conditionnel Son numéro WhatsApp est-il le même que son numéro d'appel ?
11 whatsappNumberPrefet Entier Conditionnel Numéro WhatsApp du Préfet (si différent du numéro d'appel)
12 emailYesOrNo Choix unique ✅ Oui Le Préfet a-t-il une adresse email ?
13 emailPrefet Texte Conditionnel Adresse email du Préfet (si Oui à la question précédente)

📸 Capture d'écran à insérer : Section contact dans le formulaire 02_00 : champ "Quel est votre numéro de téléphone ?" avec clavier numérique visible, contrainte de format (10 chiffres) indiquée sous le champ

ℹ️ Sur les numéros de téléphone : Saisissez le numéro à 10 chiffres sans espaces ni tirets (ex : 0812345678). Le formulaire valide automatiquement le format. Si un message d'erreur s'affiche, vérifiez le nombre de chiffres.

Section 4 — Informations administratives de l'école

# Champ Type Obligatoire Instructions
14 ecoleMecanisee Choix unique ✅ Oui L'école est-elle mécanisée (enseignants pris en charge par l'État) ? Oui/Non
15 numSecopeDisponible Choix unique ✅ Oui Le Préfet est-il en possession du numéro DINACOPE/SECOPE de l'école ?
16 numSecopeEcole Entier Conditionnel Numéro DINACOPE/SECOPE de l'école (si disponible)
17 arreteMinisterielDisponible Choix unique ✅ Oui Le Préfet possède-t-il l'Arrêté Ministériel de l'école ?
18 numeroArreteMinisteriel Texte Conditionnel Numéro de l'Arrêté Ministériel
19 dateArreteMinisteriel Date Conditionnel Date de signature de l'Arrêté Ministériel
20 nbrePagesArreteMinisteriel Entier Conditionnel Nombre de pages de l'Arrêté Ministériel
21 capturePageArreteMinisteriel Photo Conditionnel Photo de chaque page de l'Arrêté (répété autant de fois que nécessaire)
22 PVReunionFraisScolaires Choix unique ✅ Oui Le Préfet possède-t-il le PV de réunion fixant les frais scolaires ?
23 nbrePVReunionFraisScolaires Entier Conditionnel Nombre de pages du PV
24 capturePagePVReunionFraisScolaires Photo Conditionnel Photo de chaque page du PV

📸 Capture d'écran à insérer : Section "Informations administratives" du formulaire 02_00 : question "L'école est-elle mécanisée ?" avec boutons radio "Oui"/"Non", puis question suivante sur la disponibilité du numéro SECOPE visible en dessous

📸 Capture d'écran à insérer : Capture d'une page de l'Arrêté Ministériel : document posé sur une surface plane, l'en-tête officiel bien visible, tampon et signature lisibles, quatre coins dans l'image. Bouton "Take Picture" activé

ℹ️ Sur la capture de l'Arrêté Ministériel : Photographiez chaque page du document séparément. Le formulaire compte le nombre de pages que vous avez indiqué et vous demande de les photographier une par une. Prenez le temps de vérifier que chaque photo est nette et que le texte est lisible avant de passer à la page suivante.

Section 5 — Photo et adresse de l'école

# Champ Type Obligatoire Instructions
25 photoEcole Photo ✅ Oui Photo de la façade de l'établissement
26 villeEcole Liste ✅ Oui Territoire ou Ville de l'école (sélection dans liste)
27 communeEcole Texte Non Commune, Secteur ou Chefferie
28 quartierEcole Texte Non Groupement ou Quartier
29 avenueEcole Texte Non Village, Localité, Avenue ou Adresse
30 numeroAdresseEcole Texte Non Numéro de l'adresse

Conseils pour la photo de la façade de l'école :
- Reculez suffisamment pour que l'ensemble du bâtiment principal soit dans le cadre
- Incluez si possible l'enseigne ou la pancarte portant le nom de l'établissement
- Photographiez en extérieur, de face, en plein jour

📸 Capture d'écran à insérer : Photo d'une façade d'école dans ODK Collect : bâtiment scolaire en maçonnerie, enseigne "ÉCOLE PRIMAIRE DE..." visible, enquêteur positionné suffisamment loin pour avoir tout le bâtiment dans le cadre. Bouton "Take Picture" en bas

Section 6 — Effectifs d'enseignants

# Champ Type Obligatoire Instructions
31 nombreEnseignantsHommesMecanises Entier ✅ Oui Nombre d'enseignants hommes mécanisés
32 nombreEnseignantsHommesNonMecanises Entier ✅ Oui Nombre d'enseignants hommes non mécanisés
33 nombreEnseignantsFemmesMecanises Entier ✅ Oui Nombre d'enseignantes femmes mécanisées
34 nombreEnseignantsFemmesNonMecanises Entier ✅ Oui Nombre d'enseignantes femmes non mécanisées

Après ces 4 champs, le formulaire affiche une note récapitulative : "Vous avez un nombre total de X enseignants dans votre école." Vérifiez que ce total correspond à ce que le Préfet vous a communiqué.

Section 7 — Coordonnées bancaires et mobile money de l'école

Cette section est critique car elle détermine le mode de réception des paiements de la bourse par l'école.

Compte bancaire :

# Champ Type Obligatoire Instructions
35 bankAccountYesOrNot Choix unique ✅ Oui L'école possède-t-elle un compte bancaire (Equity BCDC, Finca, BOA, TMB, EcoBank, RawBank) ?
36 bankName Liste Conditionnel Nom de la banque (sélection dans liste)
37 bankNameManual Texte Conditionnel Nom de la banque si non présente dans la liste
38 bankAccountNumber Texte Conditionnel Numéro de compte bancaire de l'école
39 bankAccountDevise Liste Conditionnel Devise du compte : CDF ou USD

Mobile Money :

# Champ Type Obligatoire Instructions
40 mobileMoneyYesOrNot Choix unique ✅ Oui L'école possède-t-elle un compte mobile money (Airtel Money, Vodacom M-Pesa, Orange Money, Africell Money) ?
41 mobileMoneyEqualsPhonePrefet Choix unique Conditionnel Le numéro mobile money de l'école est-il le même que le numéro du Préfet ?
42 mobileMoneyNumber Entier Conditionnel Numéro mobile money de l'école
43 mobileMoneyTransactionNameYesOrNot Choix unique Conditionnel Connaissez-vous le nom qui apparaît lors des transactions mobile money ?
44 mobileMoneyTransactionName Texte Conditionnel Nom affiché lors des transactions mobile money
45 paymentChoice Liste ✅ Oui Mode de paiement préféré pour recevoir les fonds de la bourse (virement bancaire ou mobile money)

📸 Capture d'écran à insérer : Section paiements du formulaire 02_00 : question "L'école a un compte bancaire ?" avec sélection "Oui", puis les champs "Quel est le nom de votre Banque ?" avec liste déroulante visible montrant "Equity BCDC", "TMB", "BOA", etc.

⚠️ Ces informations conditionnent directement les paiements. Un numéro de compte incorrect ou un numéro de mobile money erroné peut entraîner un virement vers un compte inconnu. Vérifiez deux fois chaque numéro avec le Préfet avant de valider. Si possible, demandez une preuve écrite (relevé, capture d'écran du numéro).

Section 8 — Déclaration de conformité et signature

# Champ Type Obligatoire Instructions
46 signedDeclarationConformite Trigger (acquittement) ✅ Oui Le Préfet confirme et signe la déclaration de conformité — appuyer sur "OK" après lecture
47 signaturePrefet Photo ✅ Oui Capture de la signature du Préfet sur le formulaire papier de conformité
48 capturedDeclarationConformite Photo ✅ Oui Capture de la déclaration de conformité signée (feuille papier)

📸 Capture d'écran à insérer : Écran de la déclaration de conformité dans le formulaire 02_00 : texte de la déclaration visible "Je soussigné(e), [NOM PRÉFET, certifie que toutes les informations fournies dans ce formulaire sont exactes...", bouton "OK" en bas pour acquittement]

📸 Capture d'écran à insérer : Photo de la signature du Préfet : feuille blanche avec signature manuscrite nette, date visible. Conseils de cadrage : document posé à plat, pas de reflets, signature bien contrastée

D.5.5.5 — Tableau récapitulatif complet des champs

5.5 Tableau récapitulatif complet des champs

# Champ technique Libellé résumé Type Oblig.
1 sproved Sous-PROVED Liste ✅
2 ecole / labelEcoleExistePas École (liste ou saisie libre) Liste / Texte ✅
3 nomPrefet Nom du Préfet Texte ✅
4 postNomPrefet Post-nom du Préfet Texte Non
5 prenomPrefet Prénom du Préfet Texte Non
6 genrePrefet Genre du Préfet Liste ✅
7 photoPrefet Photo du Préfet Photo ✅
8 preuveIdentiteYesOrNot Pièce d'identité disponible ? Choix unique ✅
9 photoPreuveIdentitePrefet Photo pièce d'identité Photo Cond.
10 phoneNumberPrefet Téléphone du Préfet Entier Non
11 whatsappYesOrNo WhatsApp disponible ? Choix unique ✅
12 whatsappEqualsPhone WhatsApp = téléphone ? Choix unique Cond.
13 whatsappNumberPrefet Numéro WhatsApp Entier Cond.
14 emailYesOrNo Email disponible ? Choix unique ✅
15 emailPrefet Email du Préfet Texte Cond.
16 ecoleMecanisee École mécanisée ? Choix unique ✅
17 numSecopeDisponible N° SECOPE/DINACOPE disponible ? Choix unique ✅
18 numSecopeEcole N° SECOPE/DINACOPE Entier Cond.
19 arreteMinisterielDisponible Arrêté ministériel disponible ? Choix unique ✅
20 numeroArreteMinisteriel N° de l'Arrêté Texte Cond.
21 dateArreteMinisteriel Date de l'Arrêté Date Cond.
22 nbrePagesArreteMinisteriel Nombre de pages Arrêté Entier Cond.
23 capturePageArreteMinisteriel Photo(s) Arrêté Photo (×N) Cond.
24 PVReunionFraisScolaires PV réunion frais disponible ? Choix unique ✅
25 nbrePVReunionFraisScolaires Nombre de pages PV Entier Cond.
26 capturePagePVReunionFraisScolaires Photo(s) PV Photo (×N) Cond.
27 photoEcole Photo façade école Photo ✅
28 villeEcole Territoire / Ville Liste ✅
29 communeEcole Commune / Secteur Texte Non
30 quartierEcole Quartier / Groupement Texte Non
31 avenueEcole Avenue / Adresse Texte Non
32 numeroAdresseEcole Numéro d'adresse Texte Non
33–36 nombreEnseignants* Effectifs enseignants (4 champs) Entier ✅
37 bankAccountYesOrNot Compte bancaire ? Choix unique ✅
38–41 bank* Détails compte bancaire Mixte Cond.
42 mobileMoneyYesOrNot Compte mobile money ? Choix unique ✅
43–46 mobileMoney* Détails mobile money Mixte Cond.
47 paymentChoice Mode de paiement préféré Liste ✅
48 signedDeclarationConformite Acquittement déclaration Trigger ✅
49 signaturePrefet Photo signature Préfet Photo ✅
50 capturedDeclarationConformite Photo déclaration de conformité Photo ✅

D.5.5.6 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_00

5.6 Bonnes pratiques — Formulaire 02_00

✅ Préparez votre visite en avertissant l'école à l'avance. Demandez au Préfet de rassembler avant votre arrivée : l'Arrêté Ministériel, le PV de réunion des frais, le numéro SECOPE, sa pièce d'identité et les informations bancaires de l'école.

✅ Ne précipitez pas la section bancaire. Vérifiez deux fois les numéros de compte et de mobile money. Si le Préfet n'est pas sûr, attendez qu'il consulte ses documents plutôt que de saisir une approximation.

⚠️ Ne photographiez pas des documents partiellement lisibles. Si un document est trop abîmé, délavé ou incomplet pour être lisible sur photo, signalez-le à l'Admin IT ONG dans votre rapport de visite. Ne soumettez pas une photo illisible — elle sera rejetée lors de la validation.

⚠️ La signature du Préfet est obligatoire. Ne finalisez pas ce formulaire sans avoir obtenu la signature du Préfet sur la déclaration de conformité. Cette signature engage légalement l'établissement dans le programme.

Fin du chapitre D.5 — Formulaire 02_00 — Identification et Mise à jour des données des Écoles