D.7 — Formulaire 01_00 — Identification des Filles Bénéficiaires de la Bourse

Chapitre D.7 du Manuel PIGBF

D.7.7.1 — Vue d'ensemble

7.1 Vue d'ensemble

Titre du formulaire : 01_00_Identification des filles bénéficiaires de la Bourse
ID technique : identification_des_filles_beneficiaires_de_la_bourse
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après D.4, D.5 et D.6. C'est le formulaire le plus important du programme — il crée la fiche individuelle de chaque élève candidate à la bourse scolaire.

Ce formulaire est le plus long et le plus détaillé de la collection. Il collecte l'identité complète de l'élève, ses informations de contact, sa situation socio-économique, ses données géographiques, et capture sa photo ainsi que sa signature de consentement. Une instance de ce formulaire = un dossier d'une élève.

📸 Capture d'écran à insérer : Formulaire 01_00 dans la liste ODK Collect : "01_00_Identification des filles bénéficiaires de la Bourse" avec sa version 20260209022548 et son ID

D.7.7.2 — Prérequis avant la collecte

7.2 Prérequis avant la collecte

Prérequis Détail
Formulaire D.4 complété et synchronisé Classes et options de l'école disponibles dans ODK Central
Présence de l'élève L'élève doit être physiquement présente pour la photo et la signature
Consentement préalable L'élève (ou son représentant légal si mineure) doit avoir été informée du programme et donner son consentement avant la collecte
Document d'identité de l'élève (si disponible) Extrait de naissance, livret scolaire, carte d'élève — pour vérification de l'identité
Déclaration de conformité imprimée Document fourni par l'ONG à faire signer par l'élève
Espace approprié Zone calme, fond uniforme pour la photo portrait

D.7.7.3 — Étapes de remplissage détaillées

7.3 Étapes de remplissage détaillées

Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École

Identiques aux formulaires précédents. Puis sélection de la combinaison Classe/Section/Option de l'élève.

Étape 4 — Classe, Section et Option de l'élève

# Champ Type Obligatoire Instructions
1 sproved Liste ✅ Sous-PROVED de l'école
2 ecole Liste ✅ École de l'élève
3 classe Liste ✅ Classe de l'élève (filtrée par école)
4 classeABCDE Choix unique Non Sous-classe (A, B, C, D ou E) si la classe est divisée en plusieurs groupes
5 section Liste Non Section de l'élève
6 option Liste ✅ Option/filière de l'élève

📸 Capture d'écran à insérer : Section classe/option dans le formulaire 01_00 : question "Dans quelle classe est l'élève ?" avec liste déroulante montrant les classes disponibles pour cette école. Question suivante "Dans quelle classe de [NOM CLASSE est l'élève ?" avec les options A, B, C, D, E]

Étape 5 — Identité de l'élève

📸 Capture d'écran à insérer : Section identité dans le formulaire 01_00 : champs Nom, Post-nom, Prénom de l'élève affichés en séquence avec clavier visible. Champs obligatoires marqués d'un astérisque

# Champ Type Obligatoire Instructions
7 nomEleve Texte ✅ Nom de famille de l'élève — vérifier avec le document d'identité si disponible
8 postnomEleve Texte Non Post-nom (deuxième nom de famille)
9 prenomEleve Texte Non Prénom usuel
10 lieuNaissanceEleve Texte ✅ Lieu de naissance (ville, village, province)
11 dateNaissanceEleve Date ✅ Date de naissance — utiliser le sélecteur de date
12 provinceOrigineEleve Liste ✅ Province d'origine de l'élève (sélection dans liste des provinces congolaises)

⚠️ Sur la date de naissance : Si l'élève ne connaît pas sa date exacte, demandez son extrait de naissance. Si aucun document n'est disponible, notez la date approximative indiquée par l'élève ou son tuteur, et signalez-le à l'Admin IT ONG. Ne jamais inventer une date.

Étape 6 — Adresse de résidence de l'élève

# Champ Type Obligatoire Instructions
13 villeResidenceEleve Liste ✅ Territoire ou Ville de résidence actuelle
14 communeResidenceEleve Texte Non Commune, Secteur ou Chefferie
15 quartierResidenceEleve Texte Non Groupement ou Quartier
16 avenueResidenceEleve Texte Non Village, Localité, Avenue ou Adresse
17 numeroResidenceAdresseEleve Texte Non Numéro de l'adresse

Étape 7 — Situation sociale de l'élève

📸 Capture d'écran à insérer : Section situation sociale dans le formulaire 01_00 : questions sur l'abandon scolaire antérieur, la distance domicile-école, la situation parentale des tuteurs, le nombre d'enfants au foyer. Affiché en mode liste de pages successive

# Champ Type Obligatoire Instructions
18 abandonEcole Choix unique ✅ L'élève a-t-elle abandonné l'école les années passées ? Oui/Non
19 anneeAbandonEcole Entier Conditionnel En quelle année a-t-elle abandonné ? (si Oui)
20 raisonAbandonEcole Liste Conditionnel Raison de l'abandon (sélection dans liste : mariage précoce, grossesse, contraintes économiques, maladie, déplacement...)
21 autreRaisonAbandonEcole Texte Conditionnel Autre raison si non présente dans la liste
22 distanceMaisonEcole Liste ✅ Distance domicile-école (liste de tranches : < 1 km, 1-3 km, > 3 km...)
23 situationParentaleTuteur Liste ✅ Situation parentale des tuteurs (vit avec les deux parents, orpheline de père, de mère, des deux, enfant de rue...)
24 nombreEnfantFoyer Entier ✅ Nombre d'enfants dans la famille/foyer

Étape 8 — Contact de l'élève

# Champ Type Obligatoire Instructions
25 phoneNumberYesOrNo Choix unique ✅ L'élève possède-t-elle un numéro de téléphone ?
26 phoneNumberEleve Entier Conditionnel Numéro de téléphone (10 chiffres)
27 whatsappYesOrNo Choix unique ✅ A-t-elle un compte WhatsApp ?
28 whatsappEqualsPhone Choix unique Conditionnel Même numéro que le téléphone ?
29 whatsappNumberEleve Entier Conditionnel Numéro WhatsApp (si différent)
30 emailYesOrNo Choix unique ✅ A-t-elle une adresse email ?
31 emailEleve Texte Conditionnel Adresse email

Étape 9 — Statut migratoire et handicap

# Champ Type Obligatoire Instructions
32 StatutMigratoire Liste ✅ Statut migratoire de l'élève (Résidente, Déplacée interne, Réfugiée, Retournée)
33 vivantAvecHandicap Choix unique ✅ L'élève présente-t-elle un handicap ? Oui/Non
34 formeHandicapTuteur Texte Conditionnel Description de la forme de handicap (si Oui)
35 besoinHandicapTuteur Texte Conditionnel Besoins spécifiques liés au handicap

📸 Capture d'écran à insérer : Questions statut migratoire et handicap : liste déroulante "Statut migratoire" avec options "Résidente", "Déplacée interne", "Réfugiée", "Retournée" ; question "Avez-vous un handicap ?" avec bouton "Oui" sélectionné et champ de description visible en dessous

Étape 10 — Photo de l'élève et déclaration de conformité

# Champ Type Obligatoire Instructions
36 photoEleve Photo ✅ Photo portrait de l'élève (photo d'identité — voir conseils détaillés)
37 signedDeclarationConformite Trigger ✅ Acquittement de la déclaration par l'élève — appuyer "OK"
38 signatureEleve Photo ✅ Photo de la signature de l'élève sur la déclaration
39 capturedDeclarationConformite Photo ✅ Photo de la déclaration de conformité signée

📸 Capture d'écran à insérer : Interface de capture photo de l'élève dans le formulaire 01_00 : message "Informer la bénéficiaire de la nécessité de le prendre en photo", exemples de poses correctes (visage centré, fond uni, éclairage direct), bouton "Take Picture" en bleu

Protocole de prise de photo de l'élève (portrait) :
1. Informer l'élève de la raison de la photo et obtenir son accord explicite
2. Demander à l'élève de se lever et de se positionner devant un mur blanc ou uni
3. Demander de retirer chapeau, lunettes de soleil et tout accessoire couvrant le visage
4. Se positionner face à l'élève à environ 1 mètre de distance
5. Cadrer le visage et les épaules dans l'image (format passeport)
6. Vérifier que la lumière est frontale (pas de contre-jour, pas d'ombre sur le visage)
7. Appuyer sur "Take Picture", vérifier la netteté
8. Si insatisfaisante, appuyer sur "Retake" et recommencer

📸 Capture d'écran à insérer : Exemple de bonne photo d'élève : visage centré et net, fond blanc uni, épaules dans le cadre, bon éclairage naturel. Puis exemple de mauvaise photo : fond encombré, visage flou, contre-jour

Protocole pour la déclaration de conformité :
1. Présenter le document de déclaration de conformité à l'élève (ou à son représentant légal)
2. Lire ou faire lire le texte à voix haute
3. Obtenir la signature manuscrite sur la ligne prévue
4. Photographier la signature (champ signatureEleve)
5. Photographier l'ensemble du document signé (champ capturedDeclarationConformite)

D.7.7.4 — Tableau récapitulatif des champs

7.4 Tableau récapitulatif des champs

# Champ Libellé résumé Type Oblig.
1 sproved Sous-PROVED Liste ✅
2 ecole École Liste ✅
3 classe Classe Liste ✅
4 classeABCDE Sous-classe (A-E) Choix unique Non
5 section Section Liste Non
6 option Option/filière Liste ✅
7 nomEleve Nom Texte ✅
8 postnomEleve Post-nom Texte Non
9 prenomEleve Prénom Texte Non
10 lieuNaissanceEleve Lieu de naissance Texte ✅
11 dateNaissanceEleve Date de naissance Date ✅
12 provinceOrigineEleve Province d'origine Liste ✅
13 villeResidenceEleve Ville de résidence Liste ✅
14–17 commune/quartier/avenue/numeroResidence Adresse détaillée Texte Non
18 abandonEcole Abandon scolaire antérieur ? Choix unique ✅
19–21 annee/raison/autreRaisonAbandon Détails abandon Mixte Cond.
22 distanceMaisonEcole Distance domicile-école Liste ✅
23 situationParentaleTuteur Situation parentale Liste ✅
24 nombreEnfantFoyer Nb enfants au foyer Entier ✅
25 phoneNumberYesOrNo Téléphone disponible ? Choix unique ✅
26–31 phone/whatsapp/email* Coordonnées Mixte Cond.
32 StatutMigratoire Statut migratoire Liste ✅
33 vivantAvecHandicap Handicap ? Choix unique ✅
34–35 formeHandicap/besoinHandicap Détails handicap Texte Cond.
36 photoEleve Photo portrait Photo ✅
37 signedDeclarationConformite Acquittement Trigger ✅
38 signatureEleve Photo signature Photo ✅
39 capturedDeclarationConformite Photo déclaration Photo ✅

D.7.7.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 01_00

7.5 Bonnes pratiques — Formulaire 01_00

✅ Prévoyez suffisamment de temps par élève. Ce formulaire est le plus long — comptez entre 15 et 25 minutes par élève. Organisez les passages en évitant les périodes de cours pour ne pas perturber l'enseignement.

✅ Vérifiez l'identité de l'élève avec un document officiel si disponible. En cas d'homonymie (deux élèves avec le même nom dans la même école), les informations supplémentaires (date de naissance, lieu de naissance) permettent de les distinguer.

✅ Respectez la dignité de l'élève lors de la photo. Expliquez l'usage de la photo, obtenez le consentement, assurez-vous que l'élève est à l'aise avant de photographier.

⚠️ Une fiche par élève, une élève par fiche. Ne remplissez jamais un formulaire pour plusieurs élèves à la fois. Chaque soumission correspond à un dossier individuel unique.

⚠️ La déclaration de conformité est obligatoire et doit être signée. Sans signature, la fiche sera rejetée lors de la validation. Si l'élève refuse de signer ou si son représentant légal n'est pas présent, reportez la collecte à une visite ultérieure.

Fin du chapitre D.7 — Formulaire 01_00 — Identification des Filles Bénéficiaires