D.8 — Formulaire 03_00 — Identification des Tuteurs des Bénéficiaires

Chapitre D.8 du Manuel PIGBF

D.8.8.1 — Vue d'ensemble

8.1 Vue d'ensemble

Titre du formulaire : 03_00_Identification des Tuteurs des Bénéficiaires
ID technique : identification_des_tuteurs_des_beneficiaires
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après le formulaire D.7 (identification des élèves). Ce formulaire enregistre le dossier complet du tuteur légal de chaque élève bénéficiaire, incluant ses coordonnées de paiement M-Pesa.

Le tuteur est la personne physique qui recevra les paiements M-Pesa au nom de l'élève bénéficiaire. Son identification est critique : une erreur dans les coordonnées bancaires ou de mobile money entraîne directement un paiement erroné. Ce formulaire enregistre aussi la liste des élèves dont le tuteur a la charge dans l'école.

📸 Capture d'écran à insérer : Formulaire 03_00 dans ODK Collect : "03_00_Identification des Tuteurs des bénéficiaires" avec sa version et son ID unique

D.8.8.2 — Prérequis avant la collecte

8.2 Prérequis avant la collecte

Prérequis Détail
Formulaire D.7 complété et synchronisé Les élèves de l'école doivent être enregistrées dans ODK Central pour pouvoir être liées au tuteur
Présence physique du tuteur Le tuteur doit être présent pour la photo, la pièce d'identité et la signature
Pièce d'identité du tuteur Carte nationale, passeport ou attestation officielle
Informations de paiement Numéro M-Pesa ou coordonnées bancaires du tuteur
Déclaration de conformité imprimée Document à faire signer par le tuteur

D.8.8.3 — Étapes de remplissage détaillées

8.3 Étapes de remplissage détaillées

Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École

Identiques aux formulaires précédents. Après la sélection de l'école, le formulaire affiche le message : "Vous êtes sur le point de commencer l'identification des tuteurs/tutrices des filles bénéficiaires dans l'école [NOM ÉCOLE]."

Étape 4 — Identité du tuteur

📸 Capture d'écran à insérer : Section identité du tuteur : champs Nom, Post-nom, Prénom avec clavier visible. En-tête indique "Identification du Tuteur/Tutrice". Champs obligatoires marqués

# Champ Type Obligatoire Instructions
1 nomTuteur Texte ✅ Nom de famille du tuteur — exactement comme sur la pièce d'identité
2 postNomTuteur Texte Non Post-nom
3 prenomTuteur Texte Non Prénom usuel
4 genreTuteur Liste ✅ Genre du tuteur — sélectionner dans la liste
5 nombreEnfantsFoyer Entier ✅ Nombre d'enfants sous la responsabilité du tuteur dans son foyer
6 nombreEnfantsInscrits Entier ✅ Nombre de filles sous sa responsabilité régulièrement inscrites dans cette école pour l'année en cours

Étape 5 — Liaison avec les élèves bénéficiaires

C'est une étape spécifique à ce formulaire et particulièrement importante. Le formulaire demande de lier le tuteur à chaque élève dont il a la charge dans l'école.

Le formulaire affiche la liste des élèves de l'école déjà enregistrées via le formulaire D.7. Pour chaque élève sous la responsabilité de ce tuteur, l'enquêteur doit :

📸 Capture d'écran à insérer : Section liaison tuteur-élève dans le formulaire 03_00 : affichage du numéro de l'élève en cours (#1), listes déroulantes en cascade pour sélectionner la classe, la section, l'option et finalement le nom de l'élève dans la liste. En bas, question sur le lien de parenté

# Champ Type Obligatoire Instructions
7 savedEcoleClasseOption Liste ✅ Entité École-Classe-Option (pour filtrer la liste des élèves)
8 classe Liste ✅ Classe de l'élève #N
9 section Liste ✅ Section de l'élève
10 option Liste ✅ Option de l'élève
11 eleve Liste ✅ Nom de l'élève dans la liste filtrée par classe/option
12 eleveEnDouble Liste Conditionnel Date de naissance pour distinguer des homonymes (si plusieurs élèves avec le même nom)
13 confirmedEleveIdentite Trigger ✅ Le tuteur confirme l'identité de l'élève — appuyer "OK"
14 valeurLienTuteurEleve Liste ✅ Lien de parenté entre le tuteur et l'élève (Mère, Père, Oncle, Grand-mère, Tuteur légal...)

ℹ️ Ce bloc se répète pour chaque élève. Si un tuteur a 3 élèves sous sa responsabilité dans cette école, il faudra remplir les champs 7 à 14 trois fois. Le formulaire guide automatiquement à travers chaque répétition.

⚠️ Vérifiez l'identité de chaque élève avec le tuteur avant de confirmer. Demandez au tuteur de confirmer le nom, le prénom et la classe de l'élève. La confirmation est enregistrée dans le champ confirmedEleveIdentite.

Étape 6 — Photo du tuteur et pièce d'identité

# Champ Type Obligatoire Instructions
15 photoTuteur Photo ✅ Photo portrait du tuteur (mêmes conseils que pour la photo du Préfet)
16 preuveIdentiteYesOrNot Choix unique ✅ Le tuteur possède-t-il un document d'identité ?
17 photoPreuveIdentiteTuteur Photo Conditionnel Photo de la pièce d'identité du tuteur

📸 Capture d'écran à insérer : Interface photo du tuteur : même mise en page que pour le Préfet et l'élève — message d'information, exemple de cadrage correct, bouton "Take Picture"

Étape 7 — Coordonnées de contact du tuteur

# Champ Type Obligatoire Instructions
18 phoneNumberTuteurs Entier Non Numéro de téléphone pour les appels (10 chiffres)
19 whatsappYesOrNo Choix unique ✅ Le tuteur a-t-il un compte WhatsApp ?
20 whatsappEqualsPhone Choix unique Conditionnel Même numéro que le téléphone ?
21 whatsappNumberTuteur Entier Conditionnel Numéro WhatsApp (si différent)
22 emailYesOrNo Choix unique ✅ A-t-il une adresse email ?
23 emailTuteur Texte Conditionnel Adresse email

Étape 8 — Coordonnées bancaires et mobile money du tuteur

Cette section est la plus critique du formulaire du tuteur, car elle détermine directement le compte vers lequel les paiements M-Pesa de la bourse seront envoyés.

📸 Capture d'écran à insérer : Section paiement du tuteur dans le formulaire 03_00 : question "Avez-vous un compte e-Money (Airtel Money, Vodacom mPesa, Orange Money, Africell Money) ?" avec "Oui" sélectionné. Champ "Numéro mobile money" visible avec valeur saisie

Compte bancaire :

# Champ Type Obligatoire Instructions
24 bankAccountYesOrNot Choix unique ✅ Le tuteur possède-t-il un compte bancaire ?
25 bankName Liste Conditionnel Nom de la banque
26 bankNameManual Texte Conditionnel Nom de la banque si absente de la liste
27 bankAccountNumber Texte Conditionnel Numéro de compte bancaire
28 bankAccountDevise Liste Conditionnel Devise (CDF ou USD)

Mobile Money :

# Champ Type Obligatoire Instructions
29 mobileMoneyYesOrNot Choix unique ✅ Le tuteur possède-t-il un compte mobile money ?
30 mobileMoneyEqualsPhone Choix unique Conditionnel Même numéro que le téléphone d'appel ?
31 mobileMoneyNumber Entier Conditionnel Numéro mobile money (10 chiffres)
32 mobileMoneyTransactionNameYesOrNot Choix unique Conditionnel Connaît-il le nom qui apparaît lors des transactions ?
33 mobileMoneyTransactionName Texte Conditionnel Nom affiché lors des transactions mobile money
34 paymentChoice Liste ✅ Mode de paiement préféré pour recevoir la bourse

⚠️ Double vérification obligatoire pour le numéro mobile money. Ce numéro est celui vers lequel les paiements seront envoyés. Demandez au tuteur de vous dicter le numéro deux fois, et vérifiez-le en lisant à voix haute ce que vous avez saisi. Une erreur d'un chiffre peut entraîner un virement vers un inconnu.

Étape 9 — Informations socio-professionnelles et représentant

# Champ Type Obligatoire Instructions
35 niveauEtudeEtude Liste ✅ Niveau d'étude du tuteur
36 professionTuteur Liste ✅ Profession/occupation (sélection dans liste)
37 professionTuteurManual Texte Conditionnel Profession si absente de la liste
38 vivantAvecHandicap Choix unique ✅ Le tuteur vit-il avec un handicap ?
39 formeHandicapTuteur Texte Conditionnel Description du handicap
40 besoinHandicapTuteur Texte Conditionnel Besoins spécifiques liés au handicap
41 representantTuteurYesOrNot Choix unique ✅ Le tuteur a-t-il un représentant en cas d'indisponibilité ?
42 nomRepresentantTuteur Texte Conditionnel Nom du représentant
43 phoneRepresentantTuteur Entier Conditionnel Numéro de téléphone du représentant
44 filiationRepresentantTuteur Liste Conditionnel Lien de parenté entre le tuteur et son représentant

📸 Capture d'écran à insérer : Section représentant du tuteur : question "Dans le cadre de ce programme, avez-vous une personne qui peut vous représenter en cas d'indisponibilité ?" avec "Oui" sélectionné. Champs Nom du représentant, Téléphone et Lien de parenté visibles

Étape 10 — Déclaration de conformité et signature

# Champ Type Obligatoire Instructions
45 signedDeclarationConformite Trigger ✅ Le tuteur confirme la véracité des informations — appuyer "OK"
46 signatureTuteur Photo ✅ Photo de la signature du tuteur
47 capturedDeclarationConformite Photo ✅ Photo de la déclaration de conformité signée

D.8.8.4 — Tableau récapitulatif des champs

8.4 Tableau récapitulatif des champs

# Champ Libellé résumé Type Oblig.
1 sproved Sous-PROVED Liste ✅
2 ecole École Liste ✅
3 nomTuteur Nom du tuteur Texte ✅
4 postNomTuteur Post-nom Texte Non
5 prenomTuteur Prénom Texte Non
6 genreTuteur Genre Liste ✅
7 nombreEnfantsFoyer Nb enfants au foyer Entier ✅
8 nombreEnfantsInscrits Nb filles inscrites dans cette école Entier ✅
9–14 (bloc répété par élève) Classe/Option/Élève/Lien parenté Mixte ✅
15 photoTuteur Photo portrait Photo ✅
16 preuveIdentiteYesOrNot Pièce d'identité disponible ? Choix unique ✅
17 photoPreuveIdentiteTuteur Photo pièce d'identité Photo Cond.
18–23 phone/whatsapp/email* Coordonnées contact Mixte Cond.
24–28 bank* Compte bancaire Mixte Cond.
29–34 mobileMoney* Mobile money Mixte Cond.
35 paymentChoice Mode de paiement préféré Liste ✅
36 niveauEtudeEtude Niveau d'études Liste ✅
37–38 profession* Profession Mixte ✅
39 vivantAvecHandicap Handicap ? Choix unique ✅
40–41 forme/besoinHandicap Détails handicap Texte Cond.
42 representantTuteurYesOrNot Représentant disponible ? Choix unique ✅
43–45 nom/phone/filiationRepresentant Infos représentant Mixte Cond.
46 signedDeclarationConformite Acquittement Trigger ✅
47 signatureTuteur Photo signature Photo ✅
48 capturedDeclarationConformite Photo déclaration Photo ✅

D.8.8.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 03_00

8.5 Bonnes pratiques — Formulaire 03_00

✅ Collectez les données du tuteur en sa présence physique. Ne remplissez jamais ce formulaire à partir d'informations transmises par intermédiaire ou par téléphone. La photo et la signature nécessitent sa présence.

✅ Vérifiez systématiquement le numéro mobile money en le faisant répéter par le tuteur et en lisant à voix haute ce que vous avez saisi. C'est l'information la plus critique de tout ce formulaire.

✅ Un formulaire par tuteur. Si un tuteur a plusieurs élèves dans la même école, toutes sont liées dans une seule soumission de ce formulaire (via le mécanisme de répétition). Ne créez pas plusieurs soumissions pour le même tuteur.

⚠️ Attention aux doublons. Si un tuteur a déjà été enregistré lors d'une campagne précédente, ne le ré-enregistrez pas sans vérification préalable auprès de l'Admin IT ONG. Des doublons dans les tuteurs peuvent provoquer des problèmes de paiement.

Fin du chapitre D.8 — Formulaire 03_00 — Identification des Tuteurs des Bénéficiaires