D.9 — Formulaire 01_01 — Collecte des Notes et de Présence des Élèves

Chapitre D.9 du Manuel PIGBF

D.9.9.1 — Vue d'ensemble

9.1 Vue d'ensemble

Titre du formulaire : 01_01_Collecte des notes et de présence des élèves
ID technique : collecte_des_notes_et_de_presence_des_eleves
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : En cours ou en fin d'année scolaire, lors des visites de suivi. Ce formulaire collecte les résultats scolaires (notes) et l'assiduité (taux de présence) de chaque élève bénéficiaire, par semestre.

Ce formulaire est utilisé pour vérifier que les conditions d'attribution de la bourse sont respectées. Une élève dont les résultats ou la présence sont insuffisants peut être déclarée non éligible au paiement de la tranche suivante. Une instance de ce formulaire = le relevé de notes et de présence d'une élève pour un semestre donné.

📸 Capture d'écran à insérer : Formulaire 01_01 dans la liste ODK Collect : "01_01_Collecte des notes et de présence des Élèves" avec sa version et son ID "collecte_des_notes_et_de_presence_des_eleves"

D.9.9.2 — Prérequis avant la collecte

9.2 Prérequis avant la collecte

Prérequis Détail
Formulaire D.7 complété et synchronisé Les élèves doivent être enregistrées dans ODK Central pour apparaître dans la liste de sélection
Bulletin de notes de l'élève disponible Document officiel de l'école mentionnant les notes par période et par semestre
Connaissance du semestre concerné Savoir si la collecte porte sur le 1er semestre ou le 2ème semestre
Accès au registre de présences Le registre de l'enseignant ou du Préfet pour évaluer la régularité

D.9.9.3 — Étapes de remplissage détaillées

9.3 Étapes de remplissage détaillées

Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École

Identiques aux formulaires précédents.

Étape 4 — Sélection de l'élève

📸 Capture d'écran à insérer : Section sélection de l'élève dans le formulaire 01_01 : listes en cascade Classe → Section → Option → Élève. La liste d'élèves est filtrée et affiche les noms des élèves déjà enregistrées pour cette combinaison classe/option dans l'école sélectionnée

# Champ Type Obligatoire Instructions
1 sproved Liste ✅ Sous-PROVED
2 ecole Liste ✅ École
3 savedEcoleClasseOption Liste ✅ Entité École-Classe-Option pour filtrer
4 classe Liste ✅ Classe de l'élève
5 section Liste Non Section
6 option Liste ✅ Option/filière
7 eleve Liste ✅ Nom de l'élève dans la liste filtrée

Une fois l'élève sélectionnée, le formulaire affiche un récapitulatif : nom de l'élève, classe, option, nom de l'école et PROVED. Vérifiez que c'est bien l'élève pour laquelle vous collectez les notes.

📸 Capture d'écran à insérer : Récapitulatif de l'élève sélectionnée dans le formulaire 01_01 : "MUTOMBO Cécile / Classe : 5ème Secondaire / Option : Pédagogie Générale / École : INSTITUT TECHNIQUE DE KANANGA / Proved : KANANGA 1" affiché clairement avant de continuer

Étape 5 — Sélection du semestre

# Champ Type Obligatoire Instructions
8 semestre Liste ✅ Sélectionner le semestre concerné (1er Semestre ou 2ème Semestre)

📸 Capture d'écran à insérer : Sélection du semestre : liste déroulante avec "1er Semestre" et "2ème Semestre" comme options. "1er Semestre" est sélectionné dans l'exemple

Étape 6 — Collecte des notes (1er Semestre)

Cette section n'apparaît que si le 1er Semestre est sélectionné.

# Champ Type Obligatoire Instructions
9 collecteNotesYesOrNot Choix unique ✅ Souhaitez-vous collecter les notes pour ce semestre ? Oui/Non
10 capturedBulletinSemestre01 Photo Conditionnel Photo du bulletin de l'élève pour le 1er Semestre
11 periode01 Décimal Conditionnel Note de la 1ère Période (en %)
12 periode02 Décimal Conditionnel Note de la 2ème Période (en %)
13 examen01 Décimal Conditionnel Note des examens du 1er Semestre (en %)
— (Note calculée) Note — Le formulaire affiche automatiquement la note calculée du 1er Semestre
14 noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre01 Choix unique Conditionnel La note calculée correspond-elle à celle du bulletin ? Oui/Non
15 noteSemestre01Manuelle Décimal Conditionnel Note manuelle du 1er Semestre (si différence avec la note calculée)

📸 Capture d'écran à insérer : Section notes du 1er Semestre dans le formulaire 01_01 : trois champs de saisie décimale "Note 1ère Période (%)", "Note 2ème Période (%)", "Note Examens 1er Semestre (%)". En dessous, note récapitulative calculée affichée automatiquement : "Note du 1er Semestre : 72.5%"

ℹ️ Sur le calcul automatique des notes : Le formulaire calcule automatiquement la note du semestre à partir des notes de période et d'examen selon la formule appliquée par le système éducatif congolais. Si la note calculée ne correspond pas à la note mentionnée sur le bulletin, répondez "Non" à la question noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre01 et saisissez la note du bulletin dans le champ manuel.

⚠️ Photographiez le bulletin avant de saisir les notes. La photo du bulletin (capturedBulletinSemestre01) sert de justificatif. En cas de contestation ou d'erreur, c'est cette photo qui fait foi.

Étape 7 — Collecte des notes (2ème Semestre)

Cette section n'apparaît que si le 2ème Semestre est sélectionné (ou si la collecte couvre les deux semestres).

# Champ Type Obligatoire Instructions
16 capturedBulletinSemestre02 Photo Conditionnel Photo du bulletin pour le 2ème Semestre
17 periode03 Décimal Conditionnel Note de la 3ème Période (en %)
18 periode04 Décimal Conditionnel Note de la 4ème Période (en %)
19 examen02 Décimal Conditionnel Note des examens du 2ème Semestre (en %)
— (Note calculée) Note — Note calculée du 2ème Semestre affichée automatiquement
20 noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre02 Choix unique Conditionnel Note calculée = note bulletin ?
21 noteSemestre02Manuelle Décimal Conditionnel Note manuelle du 2ème Semestre (si divergence)

📸 Capture d'écran à insérer : Section notes du 2ème Semestre : même structure que le 1er Semestre, champs "Note 3ème Période", "Note 4ème Période", "Note Examens 2nd Semestre", puis note calculée et question de vérification

Étape 8 — Collecte de la présence (régularité)

# Champ Type Obligatoire Instructions
22 collectePresencesYesOrNot Choix unique ✅ Souhaitez-vous évaluer la régularité (présence) de l'élève pour ce semestre ?
23 regulariteEleve Liste Conditionnel Comment a été la régularité de l'élève pendant le semestre ? (sélection dans liste : Régulière / Irrégulière / Absent-e...)

📸 Capture d'écran à insérer : Section présence dans le formulaire 01_01 : question "Comment a été la régularité de l'Élève aux cours pendant le (1er Semestre) ?" avec liste déroulante montrant les options de régularité : "Régulière (présence ≥ 80%)", "Irrégulière (présence < 80%)", etc.

ℹ️ Sur l'évaluation de la régularité : La régularité est évaluée qualitativement sur la base des informations fournies par le Préfet ou l'enseignant titulaire de la classe. Consultez le registre des présences de l'école si disponible. La catégorie "Régulière" correspond généralement à un taux de présence de 80% ou plus sur la période.

D.9.9.4 — Tableau récapitulatif des champs

9.4 Tableau récapitulatif des champs

# Champ Libellé résumé Type Oblig.
1 sproved Sous-PROVED Liste ✅
2 ecole École Liste ✅
3 savedEcoleClasseOption Entité École-Classe-Option Liste ✅
4 classe Classe Liste ✅
5 section Section Liste Non
6 option Option Liste ✅
7 eleve Élève Liste ✅
8 semestre Semestre concerné Liste ✅
9 collecteNotesYesOrNot Collecter les notes ? Choix unique ✅
10 capturedBulletinSemestre01 Photo bulletin S1 Photo Cond.
11 periode01 Note 1ère Période (%) Décimal Cond.
12 periode02 Note 2ème Période (%) Décimal Cond.
13 examen01 Note Examens S1 (%) Décimal Cond.
14 noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre01 Note calculée = bulletin ? Choix unique Cond.
15 noteSemestre01Manuelle Note manuelle S1 Décimal Cond.
16 capturedBulletinSemestre02 Photo bulletin S2 Photo Cond.
17 periode03 Note 3ème Période (%) Décimal Cond.
18 periode04 Note 4ème Période (%) Décimal Cond.
19 examen02 Note Examens S2 (%) Décimal Cond.
20 noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre02 Note calculée = bulletin ? Choix unique Cond.
21 noteSemestre02Manuelle Note manuelle S2 Décimal Cond.
22 collectePresencesYesOrNot Collecter présences ? Choix unique ✅
23 regulariteEleve Régularité de l'élève Liste Cond.

D.9.9.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 01_01

9.5 Bonnes pratiques — Formulaire 01_01

✅ Munissez-vous toujours du bulletin de l'élève. Ce formulaire ne peut pas être rempli correctement sans ce document. Si le bulletin n'est pas disponible lors de votre visite, reportez la collecte et planifiez une seconde visite.

✅ Photographiez le bulletin avant de saisir les notes. La photo du bulletin est la pièce justificative. En cas de divergence constatée ultérieurement, c'est elle qui permet de trancher.

✅ Saisissez les notes exactement comme indiqué sur le bulletin, sans arrondir ni modifier. Si le bulletin mentionne "72,5%", saisissez 72.5 (point décimal, pas virgule).

⚠️ Un formulaire par élève par semestre. Si vous collectez les notes pour 10 élèves du 1er Semestre, vous soumettrez 10 instances de ce formulaire.

⚠️ Évitez les doublons. Avant de démarrer une collecte, vérifiez avec l'Admin IT ONG quelles élèves ont déjà été couvertes pour le semestre concerné. Soumettre deux fois les notes d'une même élève pour le même semestre peut créer des conflits dans la base de données.

✅ Pour la présence, consultez le registre officiel. Ne vous fiez pas aux déclarations verbales sans document de référence. Si aucun registre n'est disponible, signalez-le à l'Admin IT ONG.

Fin du chapitre D.9 — Formulaire 01_01 — Collecte des Notes et de Présence des Élèves