Manuel PIGBF — Section D — Enquêteur Terrain ODK
Section D du Manuel Administrateur PIGBF — Enquêteur Terrain ODK
- D.1 — Introduction — Le rôle d'enquêteur terrain
- D.1.1.1 — À qui s'adresse cette section ?
- D.1.1.2 — Le rôle de l'enquêteur dans le cycle PAAF
- D.1.1.3 — Les six formulaires de collecte
- D.1.1.4 — Principes fondamentaux de la collecte
- D.1.1.5 — Matériel et prérequis de base
- D.1.1.6 — Organisation d'une journée de collecte type
- D.1.1.7 — Conventions utilisées dans cette section
- D.2 — Installation et configuration de la tablette
- D.2.2.1 — Vue d'ensemble
- D.2.2.2 — Phase 1 — Vérification et préparation initiale de la tablette
- D.2.2.3 — Phase 2 — Téléchargement et installation de ODK Collect
- D.2.2.4 — Phase 3 — Configuration du projet PIGBF via QR Code
- D.2.2.5 — Phase 4 — Restriction d'accès et protection des données sensibles
- D.2.2.6 — Reconfigurer une tablette (remplacement ou réinitialisation)
- D.2.2.7 — Bonnes pratiques — Configuration et maintenance des tablettes
- D.3 — Navigation dans ODK Collect
- D.3.3.1 — Vue d'ensemble
- D.3.3.2 — L'écran d'accueil — Les cinq sections
- D.3.3.3 — Navigation à l'intérieur d'un formulaire
- D.3.3.4 — Synchronisation des formulaires et des données
- D.3.3.5 — Mode hors ligne — Collecter sans connexion internet
- D.3.3.6 — Gestion du GPS et des photos
- D.3.3.7 — Bonnes pratiques — Navigation dans ODK Collect
- D.4 — Formulaire 02_03 — Renseignement des Classes et Options des Écoles
- D.4.4.1 — Vue d'ensemble
- D.4.4.2 — Prérequis avant la collecte
- D.4.4.3 — Structure du formulaire et étapes de remplissage
- D.4.4.4 — Finalisation et envoi
- D.4.4.5 — Tableau récapitulatif des champs
- D.4.4.6 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_03
- D.5 — Formulaire 02_00 — Identification et Mise à jour des données des Écoles
- D.5.5.1 — Vue d'ensemble
- D.5.5.2 — Prérequis avant la collecte
- D.5.5.3 — Structure du formulaire
- D.5.5.4 — Étapes de remplissage détaillées
- D.5.5.5 — Tableau récapitulatif complet des champs
- D.5.5.6 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_00
- D.6 — Formulaire 02_02 — Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles
- D.6.6.1 — Vue d'ensemble
- D.6.6.2 — Prérequis avant la collecte
- D.6.6.3 — Étapes de remplissage détaillées
- D.6.6.4 — Tableau récapitulatif des champs
- D.6.6.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_02
- D.7 — Formulaire 01_00 — Identification des Filles Bénéficiaires de la Bourse
- D.7.7.1 — Vue d'ensemble
- D.7.7.2 — Prérequis avant la collecte
- D.7.7.3 — Étapes de remplissage détaillées
- D.7.7.4 — Tableau récapitulatif des champs
- D.7.7.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 01_00
- D.8 — Formulaire 03_00 — Identification des Tuteurs des Bénéficiaires
- D.8.8.1 — Vue d'ensemble
- D.8.8.2 — Prérequis avant la collecte
- D.8.8.3 — Étapes de remplissage détaillées
- D.8.8.4 — Tableau récapitulatif des champs
- D.8.8.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 03_00
- D.9 — Formulaire 01_01 — Collecte des Notes et de Présence des Élèves
- D.9.9.1 — Vue d'ensemble
- D.9.9.2 — Prérequis avant la collecte
- D.9.9.3 — Étapes de remplissage détaillées
- D.9.9.4 — Tableau récapitulatif des champs
- D.9.9.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 01_01
- D.10 — Résolution des problèmes courants
- D.10.10.1 — Vue d'ensemble
- D.10.10.2 — Catégories de problèmes couverts
- D.10.10.3 — Problèmes de connexion et de synchronisation
- D.10.10.4 — Formulaires manquants ou liste vide
- D.10.10.5 — Listes déroulantes vides ou incomplètes
- D.10.10.6 — Problèmes de GPS et de géolocalisation
- D.10.10.7 — Problèmes de caméra et de photos
- D.10.10.8 — Erreurs lors du remplissage des formulaires
- D.10.10.9 — Problèmes d'envoi de formulaires (Ready to send bloqué)
- D.10.10.10 — Problèmes de tablette (batterie, espace, lenteur, plantage)
- D.10.10.11 — Problèmes liés au QR Code et à la configuration
- D.10.10.12 — Données incorrectes après soumission — Procédure de signalement
- D.10.10.13 — Contacts et procédure d'escalade
- D.10.10.14 — Mémo de dépannage rapide
- D.10.10.15 — Glossaire des termes techniques utilisés dans ce chapitre
D.1 — Introduction — Le rôle d'enquêteur terrain
Chapitre D.1 du Manuel PIGBF
D.1.1.1 — À qui s'adresse cette section ?
1.1 À qui s'adresse cette section ?
Cette section du manuel est destinée aux enquêteurs terrain du programme PAAF/PIGBF. L'enquêteur terrain est l'acteur de première ligne du programme : c'est lui qui se rend dans les établissements scolaires, recueille les informations auprès des élèves, des familles et des responsables d'école, et les saisit dans l'application mobile ODK Collect sur une tablette Android.
Cette section est également utile à l'Administrateur IT ONG (Admin IT ONG), qui est responsable de la configuration des tablettes, de la formation des enquêteurs et du support technique de terrain. Les chapitres D.2 et D.10 lui sont particulièrement destinés.
Important : L'enquêteur terrain n'a aucun accès à l'interface web de la PIGBF (https://pigbf.org). Son seul outil de travail est l'application mobile ODK Collect installée sur la tablette Android fournie par son ONG. La création de son compte, l'attribution de ses formulaires et la validation de ses données relèvent exclusivement de l'Administrateur ONG ou de l'Administrateur IT ONG (cf. Section B du présent manuel).
D.1.1.2 — Le rôle de l'enquêteur dans le cycle PAAF
1.2 Le rôle de l'enquêteur dans le cycle PAAF
Le programme PAAF s'appuie sur un cycle complet allant de l'identification des bénéficiaires jusqu'au versement de la bourse. L'enquêteur terrain est le premier maillon de cette chaîne : sans ses données, aucune élève ne peut être enregistrée dans le système, aucun paiement ne peut être déclenché.
Le tableau ci-dessous positionne le rôle de l'enquêteur dans le flux global du programme :
| Étape | Acteur | Outil |
|---|---|---|
| 1. Collecte terrain | Enquêteur | ODK Collect (tablette Android) |
| 2. Synchronisation vers le serveur | Enquêteur (automatique à la connexion) | ODK Collect → ODK Central |
| 3. Validation des données | Administrateur IT ONG / Admin ONG | Interface web PIGBF |
| 4. Intégration en base de production | Système (automatique après validation) | PIGBF → Base de données |
| 5. Paiement des bourses | Validateur de Paiement PAAF | Interface web PIGBF |
| 6. Suivi et rapports | Admin ONG / Admin PAAF | Interface web PIGBF |
Principe clé : Tant qu'une fiche n'est pas validée par l'Admin ONG/IT ONG, l'élève, le tuteur ou l'école concernés n'existent pas dans la base officielle du programme. La qualité des données saisies par l'enquêteur conditionne directement l'éligibilité des bénéficiaires au paiement de leur bourse.
D.1.1.3 — Les six formulaires de collecte
1.3 Les six formulaires de collecte
L'enquêteur dispose de six formulaires ODK couvrant l'ensemble des données nécessaires au programme. Chaque formulaire correspond à un type de collecte précis et est indépendant des autres.
| Code formulaire | Libellé complet | Objet de la collecte |
|---|---|---|
02_03 |
Renseignement des Classes et Options des Écoles | Recensement des classes et filières d'enseignement disponibles dans chaque école partenaire |
02_00 |
Identification et Mise à jour des données des Écoles | Informations administratives et géographiques de l'établissement scolaire |
02_02 |
Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles | Montants des frais de scolarité par niveau et par école |
01_00 |
Identification des filles bénéficiaires de la Bourse | Données d'identification complètes des élèves candidates à la bourse |
Identification tuteurs |
Identification des tuteurs des bénéficiaires | Données d'identification et coordonnées M-Pesa des tuteurs légaux |
01_01 |
Collecte des notes et de présence des élèves | Résultats scolaires et taux de présence par période et par semestre |
ℹ️ Note : Chaque enquêteur n'a accès qu'aux formulaires qui lui ont été assignés par l'Admin IT ONG de son ONG. Il est possible qu'un enquêteur ne dispose que d'un sous-ensemble de ces six formulaires selon sa mission spécifique.
D.1.1.4 — Principes fondamentaux de la collecte
1.4 Principes fondamentaux de la collecte
Avant d'aborder les aspects techniques, il est essentiel que l'enquêteur comprenne et intériorise les principes qui régissent la qualité de la collecte.
1.4.1 L'exactitude des données avant tout
Chaque champ saisi dans ODK Collect alimente directement la base de données officielle du programme — après validation par l'Admin ONG. Une erreur de saisie (numéro de téléphone incorrect, nom mal orthographié, photo illisible) peut entraîner :
- Le rejet de la fiche par le validateur, obligeant à une nouvelle collecte sur le terrain
- Un paiement envoyé vers un mauvais numéro M-Pesa, causant un préjudice financier
- L'exclusion d'une élève éligible du programme, si sa fiche est incomplète
Prenez le temps de vérifier chaque information avec la personne concernée avant de passer à l'étape suivante.
1.4.2 Le consentement est obligatoire
Avant de collecter les données d'une élève ou d'un tuteur, l'enquêteur doit :
1. Présenter clairement l'objet du programme PAAF et la raison de la collecte
2. Obtenir le consentement explicite de la personne (ou de son représentant légal pour les mineures)
3. S'assurer que ce consentement est documenté (déclaration de conformité photographiée dans le formulaire)
Aucune collecte de données ne peut être effectuée sans ce consentement préalable.
1.4.3 La confidentialité des données
Les données collectées sont des données personnelles sensibles (identité, photos, numéros de téléphone, coordonnées bancaires). L'enquêteur est personnellement responsable de leur confidentialité :
- Ne jamais montrer l'écran de la tablette à des personnes non concernées
- Ne jamais partager le contenu des formulaires avec des tiers
- Signaler immédiatement toute perte ou vol de la tablette à l'Admin IT ONG
1.4.4 La traçabilité
Chaque soumission ODK est horodatée et associée au compte de l'enquêteur qui l'a réalisée. En cas de données erronées ou frauduleuses, la traçabilité permet d'identifier avec précision l'auteur de la soumission. Il est donc interdit de prêter sa tablette ou de partager son compte ODK avec un autre enquêteur.
D.1.1.5 — Matériel et prérequis de base
1.5 Matériel et prérequis de base
Avant chaque session de collecte terrain, l'enquêteur doit s'assurer de disposer du matériel et des conditions suivants :
| Élément | Détail | Vérification |
|---|---|---|
| Tablette Android | Tablette fournie par l'ONG, avec ODK Collect installé et configuré | Allumée et opérationnelle |
| Batterie chargée | La tablette doit être chargée à au moins 80% avant de partir sur le terrain | Vérifier le niveau en haut de l'écran |
| GPS activé | Le GPS de la tablette doit être activé pour la géolocalisation des collectes | Vérifier dans les paramètres Android |
| Heure et date correctes | L'heure et la date de la tablette doivent correspondre à la réalité, avec le bon fuseau horaire (Kinshasa UTC+1) | Vérifier dans les paramètres Android |
| Formulaires à jour | Les formulaires ODK doivent être synchronisés avant la sortie terrain | Lancer une synchronisation depuis ODK Collect |
| Documents de référence | Liste des élèves/écoles à visiter, documents de consentement imprimés (si requis par l'ONG) | Fournis par le superviseur ONG |
| Connexion réseau (si disponible) | Une connexion Wi-Fi ou données mobiles permet la synchronisation en temps réel — pas obligatoire pour la saisie | Utile mais non requise pour la collecte |
⚠️ Attention : La collecte peut se faire en mode hors ligne (sans connexion internet). Cependant, les données saisies ne seront transmises à la plateforme qu'à la prochaine connexion réseau de la tablette. Ne quittez jamais le terrain sans avoir vérifié que toutes vos soumissions ont bien été envoyées (statut "Sent") lorsqu'une connexion est disponible.
D.1.1.6 — Organisation d'une journée de collecte type
1.6 Organisation d'une journée de collecte type
Pour aider les enquêteurs débutants, voici le déroulement recommandé d'une journée de collecte terrain :
| Moment | Action |
|---|---|
| Avant de partir | Charger la tablette · Activer le GPS · Synchroniser les formulaires (si connexion disponible) · Récupérer la liste des personnes à collecter |
| À l'arrivée dans l'école | Se présenter au préfet/directeur · Expliquer l'objet de la visite · Organiser les collectes (salle, ordre de passage) |
| Pendant la collecte | Remplir chaque formulaire champ par champ · Vérifier chaque information · Prendre les photos dans de bonnes conditions de luminosité · Ne jamais forcer une réponse |
| Fin de visite | Remercier l'établissement · Vérifier que tous les formulaires sont en statut "Drafts" ou "Ready to send" · Tenter une synchronisation si connexion disponible |
| Retour au bureau / zone réseau | Se connecter au Wi-Fi ou à un réseau mobile · Synchroniser toutes les soumissions en attente · Vérifier que la section "Ready to send" est vide (toutes soumissions envoyées) · Signaler à l'Admin IT ONG tout problème rencontré |
D.1.1.7 — Conventions utilisées dans cette section
1.7 Conventions utilisées dans cette section
Tout au long des chapitres D.1 à D.10, les conventions suivantes sont appliquées :
- Les noms des boutons et éléments d'interface ODK Collect sont indiqués en gras
- Les captures d'écran sont indiquées par des emplacements réservés
📸 Capture d'écran à insérer : description détaillée - Les procédures sont toujours présentées sous forme d'étapes numérotées
- Les alertes importantes sont signalées par le symbole ⚠️
- Les notes informatives sont signalées par ℹ️
- Les bonnes pratiques de terrain sont signalées par ✅
ℹ️ Note sur la langue de l'interface ODK Collect : L'application ODK Collect peut s'afficher en anglais ou en français selon la langue configurée sur la tablette. Les libellés des boutons mentionnés dans ce manuel correspondent à l'interface en anglais (configuration par défaut des tablettes PIGBF). Si votre tablette est configurée en français, certains libellés peuvent différer légèrement. Les illustrations correspondent à l'interface en anglais.
Fin du chapitre D.1 — Introduction — Le rôle d'enquêteur terrain
D.2 — Installation et configuration de la tablette
Chapitre D.2 du Manuel PIGBF
D.2.2.1 — Vue d'ensemble
2.1 Vue d'ensemble
Ce chapitre décrit l'ensemble des opérations à effectuer pour préparer une tablette Android à la collecte de données PIGBF. Ces opérations sont réalisées une seule fois par tablette, lors de sa mise en service initiale, et sont de la responsabilité de l'Administrateur IT ONG. En cas de remplacement de tablette ou de réinitialisation, les mêmes étapes doivent être répétées.
La configuration d'une tablette comprend quatre phases :
| Phase | Description | Responsable |
|---|---|---|
| Phase 1 | Vérification et préparation initiale de la tablette | Admin IT ONG |
| Phase 2 | Installation de l'application ODK Collect | Admin IT ONG |
| Phase 3 | Configuration de la connexion au projet PIGBF via QR Code | Admin IT ONG |
| Phase 4 | Restriction d'accès et protection des données sensibles | Admin IT ONG |
⚠️ Important : L'Admin IT ONG doit disposer du QR Code ODK de l'enquêteur avant de commencer la configuration. Ce QR Code est généré depuis la fiche de l'enquêteur dans l'interface web PIGBF (cf. Section B, chapitre B.3). Chaque QR Code est unique par enquêteur et contient ses identifiants de connexion personnels à ODK Central.
D.2.2.2 — Phase 1 — Vérification et préparation initiale de la tablette
2.2 Phase 1 — Vérification et préparation initiale de la tablette
Avant d'installer ODK Collect, vérifiez que la tablette répond aux prérequis techniques du programme.
2.2.1 Prérequis matériels et logiciels
| Prérequis | Spécification minimale | Comment vérifier |
|---|---|---|
| Système d'exploitation | Android 8.0 (Oreo) ou supérieur — recommandé Android 10+ | Paramètres → À propos de la tablette → Version Android |
| Espace de stockage disponible | Au moins 2 Go d'espace libre | Paramètres → Stockage |
| Caméra | Caméra arrière fonctionnelle (indispensable pour les photos de formulaires) | Ouvrir l'application Appareil photo et tester |
| GPS | Module GPS intégré et fonctionnel | Paramètres → Localisation → Activer ; vérifier la réception GPS dans une zone dégagée |
| Google Play Store | Disponible et accessible pour le téléchargement de l'application | Ouvrir le Play Store et vérifier l'accès |
| Batterie | Au moins 80% de charge avant la configuration | Vérifier dans la barre d'état en haut de l'écran |
2.2.2 Vérifications préalables recommandées
Effectuez les vérifications suivantes avant de commencer l'installation :
-
Vérifier la date et l'heure : Paramètres → Gestion générale → Date et heure. Assurez-vous que l'option Date et heure automatiques est activée. Si la tablette n'a pas accès à internet, réglez manuellement la date, l'heure et le fuseau horaire Kinshasa (UTC+1).
-
Activer le GPS : Paramètres → Localisation → activer la bascule. Choisissez le mode de localisation Haute précision (GPS + réseau).
-
Vérifier la connexion internet : Une connexion Wi-Fi ou données mobiles est nécessaire pour télécharger ODK Collect et pour la synchronisation initiale des formulaires.
D.2.2.3 — Phase 2 — Téléchargement et installation de ODK Collect
2.3 Phase 2 — Téléchargement et installation de ODK Collect
ODK Collect est l'application mobile officielle du programme Open Data Kit (ODK), disponible gratuitement sur le Google Play Store.
2.3.1 Procédure d'installation
- Ouvrez l'application Play Store sur la tablette.
- Appuyez sur la barre de recherche en haut de l'écran.
- Tapez ODK Collect et appuyez sur la touche Rechercher.
- Dans les résultats, identifiez l'application ODK Collect — publiée par ODK (icône verte avec un triangle stylisé).
- Appuyez sur Installer (bouton vert).
- Attendez que le téléchargement et l'installation se terminent. La durée dépend de la vitesse de votre connexion internet (généralement 1 à 3 minutes).
- Une fois l'installation terminée, appuyez sur Ouvrir pour lancer l'application.
2.3.2 Première ouverture et autorisations
Au premier lancement de ODK Collect, l'application demande plusieurs autorisations. Ces autorisations sont toutes obligatoires pour le bon fonctionnement de l'application dans le cadre du programme PIGBF.
| Autorisation demandée | Raison | Réponse à donner |
|---|---|---|
| Accès à la localisation (GPS) | Géolocalisation automatique des formulaires (coordonnées GPS de l'école ou du domicile) | Autoriser |
| Accès à la caméra | Prise de photos (élève, pièce d'identité, déclaration de conformité, façade de l'école) | Autoriser |
| Accès au microphone | Certains formulaires peuvent inclure des questions audio | Autoriser |
| Accès au stockage / fichiers | Enregistrement des formulaires et des médias (photos) sur la tablette | Autoriser |
⚠️ Attention : Si vous refusez l'une de ces autorisations, des fonctionnalités critiques du formulaire ne fonctionneront pas (la caméra ne s'ouvrira pas, le GPS ne se positionnera pas automatiquement). Accordez toujours toutes les autorisations demandées. Si vous avez refusé par erreur, rendez-vous dans Paramètres → Applications → ODK Collect → Autorisations et activez manuellement les autorisations manquantes.
D.2.2.4 — Phase 3 — Configuration du projet PIGBF via QR Code
2.4 Phase 3 — Configuration du projet PIGBF via QR Code
C'est l'étape qui connecte l'application ODK Collect à l'enquêteur et au serveur ODK Central du programme PIGBF. Elle repose sur le QR Code personnalisé généré depuis la fiche de l'enquêteur dans la plateforme web.
2.4.1 Obtenir le QR Code de l'enquêteur
Le QR Code est généré par l'Admin IT ONG depuis l'interface web PIGBF :
- Se connecter à https://pigbf.org avec un compte Admin IT ONG ou Admin ONG
- Menu latéral → Enquêteurs
- Cliquer sur l'icône Voir (œil) sur la ligne de l'enquêteur concerné
- Dans la fiche de l'enquêteur, localiser la section QR Code ODK
- Le QR Code s'affiche à l'écran — il peut être imprimé ou téléchargé en PNG
ℹ️ Note sur la confidentialité du QR Code : Le QR Code encode les identifiants de connexion ODK Central personnels de l'enquêteur (URL du serveur, email et mot de passe ODK). Ne jamais le partager par voie non sécurisée (groupes WhatsApp publics, emails non chiffrés). Le remettre directement en main propre à l'enquêteur ou l'envoyer par un canal professionnel de confiance.
2.4.2 Scanner le QR Code sur la tablette
Une fois le QR Code disponible (imprimé ou affiché sur un autre écran), procédez à la configuration de la tablette :
- Ouvrez l'application ODK Collect sur la tablette.
- Sur l'écran d'accueil de l'application, appuyez sur l'icône menu (trois points verticaux ⋮) en haut à droite de l'écran, puis appuyez sur Configure via QR code.
Alternative : Sur certaines versions, un bouton dédié "Configurer par QR code" peut apparaître directement sur l'écran d'accueil si l'application n'est pas encore configurée.
- L'application demande l'autorisation d'utiliser la caméra si ce n'est pas déjà accordé. Appuyez sur Autoriser.
- Le scanner de QR Code s'ouvre : un cadre de visée apparaît au centre de l'écran.
- Présentez le QR Code devant la caméra de la tablette. Centrez-le dans le cadre de visée en maintenant la tablette stable.
- ODK Collect lit automatiquement le QR Code dès qu'il est correctement positionné dans le cadre. Ne pas appuyer sur aucun bouton — la lecture est automatique.
- Une fois le QR Code reconnu, l'application affiche un message de confirmation et la liste des formulaires assignés à l'enquêteur se charge automatiquement.
2.4.3 Vérifier la configuration
Après le scan réussi, vérifiez que la configuration est correcte :
- L'écran d'accueil doit afficher le nom du projet PIGBF dans la barre du haut : "Plateforme Informatique de Gest..."
- Appuyez sur + Start new form — la liste des formulaires assignés à l'enquêteur doit s'afficher.
- Vérifiez que les formulaires correspondant à la mission de l'enquêteur sont bien présents.
⚠️ Si aucun formulaire n'apparaît : Cela signifie que l'Admin IT ONG n'a pas assigné de formulaires à l'enquêteur, ou que la synchronisation initiale n'a pas abouti (problème de connexion réseau). Vérifiez la connexion internet de la tablette et contactez l'Admin IT ONG pour vérifier l'assignation des formulaires (cf. Section B, chapitre B.3).
2.4.4 Synchroniser les formulaires
Après la configuration initiale, il est recommandé de procéder à une synchronisation manuelle pour s'assurer que les formulaires sont à leur version la plus récente :
- Depuis l'écran d'accueil ODK Collect, appuyez sur + Start new form.
- Dans la liste des formulaires, appuyez sur l'icône de rafraîchissement (↺) en haut à droite de l'écran.
- ODK Collect se connecte au serveur ODK Central et télécharge les versions les plus récentes des formulaires.
- Une barre de progression indique l'avancement du téléchargement.
- Une fois terminé, la liste est mise à jour avec les nouvelles versions.
D.2.2.5 — Phase 4 — Restriction d'accès et protection des données sensibles
2.5 Phase 4 — Restriction d'accès et protection des données sensibles
Cette phase est une mesure de sécurité critique qui doit être effectuée sur chaque tablette distribuée aux enquêteurs. Elle limite les fonctionnalités accessibles à l'enquêteur aux seuls outils nécessaires à sa mission, empêchant toute manipulation accidentelle des paramètres de l'application ou tout accès non autorisé aux données collectées.
⚠️ Cette étape est de la seule responsabilité de l'Admin IT ONG. Elle ne doit pas être effectuée par l'enquêteur lui-même. Une fois configurée, l'accès aux paramètres avancés de ODK Collect sera protégé par un mot de passe que seul l'Admin IT ONG doit connaître.
2.5.1 Configurer un mot de passe d'administration dans ODK Collect
- Depuis l'écran d'accueil de ODK Collect, appuyez sur les trois points verticaux ⋮ en haut à droite.
- Appuyez sur Project settings (Paramètres du projet).
- La page des paramètres du projet s'affiche avec plusieurs sections.
- Faites défiler jusqu'à la section Protégé et appuyez sur Configurer un mot de passe d'administration.
- Saisissez un mot de passe robuste que seul l'Admin IT ONG connaît. Ce mot de passe protège l'accès aux paramètres de l'application.
- Confirmez le mot de passe.
- Le système confirme la configuration du mot de passe.
2.5.2 Configurer les restrictions d'accès
Toujours dans la section Protégé des paramètres du projet :
- Appuyez sur Contrôle d'accès.
- La page de contrôle d'accès affiche une liste de fonctionnalités pouvant être restreintes.
- Désactivez les options suivantes pour empêcher l'enquêteur d'y accéder sans mot de passe :
| Option | Recommandation | Raison |
|---|---|---|
| Modifier les paramètres de projet | ❌ Désactiver | Empêche de reconfigurer le serveur ou les identifiants |
| Modifier les paramètres d'interface | ❌ Désactiver | Évite les changements de langue ou de thème intempestifs |
| Accès à la gestion des formulaires | ❌ Désactiver | Empêche la suppression des formulaires |
| Accès aux formulaires envoyés (Sent) | ✅ Laisser actif | L'enquêteur doit pouvoir vérifier ses soumissions |
| Supprimer des formulaires sauvegardés | ❌ Désactiver | Évite la perte accidentelle de données non encore synchronisées |
- Appuyez sur Enregistrer ou revenez à l'écran principal pour valider les paramètres.
2.5.3 Vérification finale de la configuration sécurisée
Testez la configuration en suivant les étapes suivantes :
- Appuyez sur les trois points ⋮ → Project settings.
- Appuyez sur Contrôle d'accès ou sur l'une des options protégées.
- Une boîte de dialogue de saisie du mot de passe administrateur doit s'afficher — les fonctionnalités sensibles sont désormais inaccessibles sans ce mot de passe.
ℹ️ Note : Conservez le mot de passe administrateur ODK Collect dans un registre sécurisé de l'ONG. En cas de perte, la seule solution est de désinstaller et réinstaller ODK Collect sur la tablette, ce qui efface tous les formulaires en attente de synchronisation.
D.2.2.6 — Reconfigurer une tablette (remplacement ou réinitialisation)
2.6 Reconfigurer une tablette (remplacement ou réinitialisation)
Si une tablette est perdue, volée ou réinitialisée, ou si un enquêteur doit être remplacé, la procédure de reconfiguration est la suivante :
Cas 1 — La tablette est perdue ou volée
- Désactiver immédiatement le compte ODK de l'enquêteur depuis la plateforme PIGBF (Admin IT ONG → Fiche enquêteur → Modifier → Statut Inactif). Cela empêche toute nouvelle soumission de données depuis cette tablette.
- Si la tablette est retrouvée par la suite, régénérer le QR Code de l'enquêteur (l'ancien est invalidé) et reconfigurer la tablette depuis la phase 2.
Cas 2 — Remplacement de la tablette (enquêteur identique)
- Sur la nouvelle tablette, reprendre les phases 1 à 4 du présent chapitre.
- Utiliser le même QR Code de l'enquêteur (ou en régénérer un nouveau si le précédent a été compromis).
- L'enquêteur retrouve automatiquement l'accès à ses formulaires assignés.
Cas 3 — Changement d'enquêteur sur une même tablette
⚠️ Ne jamais utiliser le QR Code d'un ancien enquêteur sur une tablette confiée à un nouvel enquêteur. Les soumissions seraient attribuées au mauvais compte ODK.
- Désactiver le compte de l'ancien enquêteur sur la plateforme PIGBF.
- Créer un nouveau compte pour le nouvel enquêteur (cf. Section B, chapitre B.3).
- Reconfigurer la tablette avec le QR Code du nouvel enquêteur.
D.2.2.7 — Bonnes pratiques — Configuration et maintenance des tablettes
2.7 Bonnes pratiques — Configuration et maintenance des tablettes
✅ Configurez les tablettes à l'avance. Ne jamais remettre une tablette non configurée à un enquêteur la veille d'une campagne de collecte. Prévoyez au moins 24 heures avant le départ terrain pour la configuration, les tests et la résolution d'éventuels problèmes.
✅ Testez chaque formulaire avant le départ terrain. Sur chaque tablette configurée, ouvrez chaque formulaire assigné, naviguez jusqu'au bout et vérifiez que toutes les questions s'affichent correctement et que les photos peuvent être prises. Un formulaire défaillant sur le terrain est impossible à corriger à distance.
✅ Documentez les attributions de tablettes. Tenez un registre indiquant : numéro de série de la tablette, nom de l'enquêteur auquel elle est confiée, date de remise, date de retour prévu. Ce registre est indispensable en cas de perte ou de vol.
✅ Vérifiez les mises à jour des formulaires avant chaque campagne. Les formulaires ODK peuvent être mis à jour en cours de programme. Avant chaque nouvelle campagne de collecte, demandez à tous les enquêteurs de synchroniser leurs formulaires (cf. section 2.4.4) pour s'assurer qu'ils utilisent les versions les plus récentes.
✅ Maintenez les tablettes chargées. Mettez en place un protocole de recharge systématique des tablettes à la fin de chaque journée de terrain. Une tablette qui s'éteint en pleine collecte peut entraîner la perte de données non sauvegardées.
⚠️ Ne jamais réinitialiser une tablette sans avoir vérifié que toutes les données sont synchronisées. Une réinitialisation factory efface toutes les données de la tablette, y compris les formulaires ODK en attente d'envoi. Avant toute réinitialisation, vérifiez que la section "Ready to send" de ODK Collect est vide.
Fin du chapitre D.2 — Installation et configuration de la tablette
D.3 — Navigation dans ODK Collect
Chapitre D.3 du Manuel PIGBF
D.3.3.1 — Vue d'ensemble
3.1 Vue d'ensemble
Ce chapitre décrit l'interface de l'application ODK Collect telle qu'elle se présente à l'enquêteur après configuration. Maîtriser la navigation dans ODK Collect est un prérequis indispensable avant de commencer à remplir les formulaires. L'enquêteur qui comprend la structure de l'application sera plus efficace sur le terrain et commettra moins d'erreurs.
ODK Collect est une application relativement simple, organisée autour d'un écran d'accueil et de cinq sections principales accessibles depuis cet écran. Toute la collecte de données se fait à travers ces sections.
D.3.3.2 — L'écran d'accueil — Les cinq sections
3.2 L'écran d'accueil — Les cinq sections
3.2.1 Présentation générale
L'écran d'accueil de ODK Collect est le point de départ de toutes les opérations. Il est organisé de la manière suivante :
| Zone | Description |
|---|---|
| Barre supérieure | Affiche le nom du projet PIGBF configuré et l'initiale du projet |
| Bouton "+ Start new form" | Accès à la liste des formulaires disponibles pour démarrer une nouvelle collecte |
| Drafts | Formulaires commencés mais non encore finalisés ni envoyés |
| Ready to send | Formulaires complétés et validés localement, en attente d'envoi vers le serveur ODK Central |
| Sent | Formulaires envoyés avec succès vers le serveur ODK Central |
| Delete form | Corbeille permettant de supprimer des formulaires de la tablette |
3.2.2 La section "+ Start new form" — Démarrer une nouvelle collecte
Appuyer sur + Start new form ouvre la liste de tous les formulaires assignés à l'enquêteur. C'est de là que démarre toute nouvelle session de collecte.
Informations affichées pour chaque formulaire :
| Élément | Description |
|---|---|
| Titre du formulaire | Libellé complet du formulaire (ex : "01_00_Identification des filles bénéficiaires de la Bourse") |
| Version | Numéro de version du formulaire — format de type timestamp (ex : "20260209022548"). Un formulaire mis à jour par l'Admin PIGBF aura un numéro de version plus récent |
| ID | Identifiant technique unique du formulaire sur le serveur ODK Central |
| Date de mise à jour | Date et heure de la dernière synchronisation du formulaire sur la tablette |
| Icône ℹ | Bouton d'information affichant les détails techniques du formulaire |
Pour démarrer une nouvelle collecte :
1. Appuyez sur + Start new form
2. Dans la liste, appuyez sur le formulaire correspondant à votre mission
3. Le formulaire s'ouvre et la collecte peut commencer
3.2.3 La section "Drafts" — Brouillons
La section Drafts (Brouillons) contient tous les formulaires commencés par l'enquêteur mais non encore finalisés. Un formulaire se retrouve dans cette section dans les situations suivantes :
- L'enquêteur a ouvert un formulaire et a commencé à le remplir, puis a quitté l'application avant de le terminer
- L'enquêteur a volontairement sauvegardé un formulaire en cours de remplissage pour le compléter plus tard
- Un formulaire a été sauvegardé automatiquement par ODK Collect (la sauvegarde automatique se déclenche à chaque pression sur le bouton "Suivant")
ℹ️ Important : Un formulaire en statut "Drafts" n'a pas encore été envoyé au serveur. Les données qu'il contient ne sont visibles ni par l'Admin ONG, ni par la plateforme PIGBF. Il doit être complété et finalisé pour pouvoir être soumis.
Actions possibles sur un brouillon :
- Appuyer sur l'entrée → ouvre le formulaire à l'endroit où vous vous êtes arrêté
- Appuyer sur l'icône corbeille → supprime définitivement le brouillon (avec demande de confirmation)
⚠️ Attention : La suppression d'un brouillon est irréversible. Toutes les données saisies dans ce formulaire seront perdues. Ne supprimez un brouillon que si vous êtes certain que les données qu'il contient ne sont pas nécessaires.
3.2.4 La section "Ready to send" — Prêt pour l'envoi
La section Ready to send (Prêt pour l'envoi) contient les formulaires complétement remplis et validés localement par l'enquêteur, mais dont l'envoi vers le serveur ODK Central n'a pas encore pu être effectué — généralement parce que la tablette n'avait pas de connexion internet au moment de la finalisation.
Comportement de cette section :
| Situation | Comportement de ODK Collect |
|---|---|
| Connexion internet disponible | ODK Collect tente d'envoyer automatiquement les formulaires en arrière-plan. Si l'envoi réussit, les formulaires passent en "Sent" |
| Pas de connexion internet | Les formulaires restent en "Ready to send" jusqu'à la prochaine connexion réseau |
| Envoi partiel | Si la connexion est perdue pendant l'envoi, le formulaire interrompu reste en "Ready to send" et sera renvoyé à la prochaine occasion |
Comment envoyer manuellement les formulaires en attente :
1. Ouvrez la section Ready to send
2. Appuyez sur la case à cocher en haut de la liste pour sélectionner tous les formulaires, ou cochez individuellement ceux à envoyer
3. Appuyez sur le bouton Send Selected (Envoyer la sélection)
4. ODK Collect tente d'envoyer les formulaires sélectionnés. Une barre de progression indique l'avancement.
5. Les formulaires envoyés avec succès disparaissent de "Ready to send" et apparaissent dans "Sent"
⚠️ Règle d'or : Ne quittez jamais le terrain sans avoir vidé la section "Ready to send". Trouvez une zone réseau (Wi-Fi ou données mobiles) et attendez que tous les formulaires soient bien dans "Sent" avant de vous considérer en fin de session de collecte. Des données non envoyées restant sur une tablette défaillante sont des données perdues.
3.2.5 La section "Sent" — Envoyés
La section Sent (Envoyés) contient l'historique de tous les formulaires envoyés avec succès au serveur ODK Central. C'est la preuve d'envoi de chaque collecte effectuée par l'enquêteur.
Un formulaire en statut "Sent" signifie que :
- Les données ont bien été transmises au serveur ODK Central
- Elles sont désormais disponibles pour validation par l'Admin IT ONG dans la plateforme PIGBF
- L'enquêteur a rempli sa part du processus pour ces données
Ce que l'enquêteur peut faire dans "Sent" :
- Consulter la liste des formulaires envoyés pour vérifier qu'une collecte spécifique a bien été transmise
- Voir les détails d'un formulaire envoyé en appuyant dessus (les données saisies sont affichées en lecture seule)
Ce que l'enquêteur ne peut pas faire :
- Modifier un formulaire envoyé : toute modification après envoi est impossible depuis ODK Collect. Si une erreur est détectée après envoi, l'enquêteur doit le signaler à l'Admin IT ONG, qui traitera la correction depuis la plateforme web lors de la validation.
ℹ️ Note : La présence d'un formulaire dans "Sent" ne garantit pas qu'il a été validé par l'Admin ONG. La validation est une étape ultérieure, réalisée dans la plateforme web PIGBF. L'enquêteur peut suivre l'avancement des validations auprès de son superviseur ONG.
3.2.6 La section "Delete form" — Corbeille
La section Delete form (Supprimer un formulaire) permet de supprimer des formulaires de la tablette. Elle s'applique aux formulaires en statut Drafts ou Sent.
⚠️ Attention — Actions irréversibles :
- Supprimer un formulaire en statut Drafts efface définitivement les données saisies et non encore envoyées.
- Supprimer un formulaire en statut Sent efface l'entrée de l'historique local (les données sont déjà sur le serveur ODK Central — leur suppression de la tablette n'affecte pas les données déjà transmises).
- Supprimer un formulaire vide (template) empêche de lancer de nouvelles collectes avec ce formulaire jusqu'à la prochaine synchronisation.
En pratique, la section "Delete form" est rarement utilisée par l'enquêteur. C'est l'Admin IT ONG qui décide, le cas échéant, de nettoyer l'historique des tablettes.
D.3.3.3 — Navigation à l'intérieur d'un formulaire
3.3 Navigation à l'intérieur d'un formulaire
Une fois un formulaire ouvert, l'enquêteur navigue de question en question. La navigation dans les formulaires ODK est simple et intuitive, mais comporte quelques règles importantes à connaître.
3.3.1 Éléments de l'interface en cours de formulaire
| Élément | Description |
|---|---|
| Barre de titre | Affiche le nom abrégé du formulaire et la progression (numéro de la question actuelle / nombre total de questions visibles) |
| Libellé de la question | Texte de la question posée à l'enquêteur. Les questions obligatoires sont précédées d'un astérisque (*) |
| Zone de réponse | Zone de saisie dont le type varie selon la nature de la question (voir section 3.3.2) |
| Bouton "< Back" | Retourne à la question précédente. La réponse de la question actuelle est sauvegardée avant le retour |
| Bouton "Next >" | Passe à la question suivante. Si la question est obligatoire et non renseignée, un message d'erreur s'affiche |
| Icône sauvegarde (☁ ou 💾) | Permet de sauvegarder le formulaire comme brouillon et de quitter sans perdre les données |
| Icône menu (⋮) | Options supplémentaires : changer la langue, sauvegarder, voir les informations du formulaire |
3.3.2 Les types de questions dans les formulaires PIGBF
Les formulaires ODK du programme PIGBF utilisent plusieurs types de questions, chacun correspondant à un type de saisie spécifique :
| Type de question | Apparence | Instructions de saisie |
|---|---|---|
| Texte libre | Champ de saisie textuelle (clavier s'affiche automatiquement) | Taper la réponse au clavier. Respecter l'orthographe exacte des noms propres |
| Numérique | Champ de saisie numérique (clavier numérique s'affiche) | Saisir uniquement des chiffres. Pas d'espaces, pas de tirets |
| Choix unique (liste) | Liste de choix avec boutons radio ou menu déroulant | Appuyer sur l'option correspondante — une seule sélection possible |
| Choix multiple | Liste de choix avec cases à cocher | Cocher toutes les options applicables — plusieurs sélections possibles |
| Date | Sélecteur de date (calendrier ou roues de défilement) | Naviguer dans le calendrier pour sélectionner la date exacte |
| Photo | Bouton "Take Picture" (Prendre la photo) | Appuyer sur le bouton pour activer la caméra, capturer, puis valider |
| GPS / Localisation | Bouton "Start GeoPoint" ou chargement automatique | Patienter que le GPS se fixe (point bleu clignotant) puis valider |
| Code-barres / QR | Bouton "Scan barcode" | Aligner le code-barres ou QR dans le cadre de scan |
| Entité (liste déroulante avec recherche) | Champ de recherche avec liste filtrée | Taper les premières lettres pour filtrer la liste, puis sélectionner |
3.3.3 Questions obligatoires et validation automatique
ODK Collect applique des règles de validation en temps réel :
Questions obligatoires : Marquées d'un astérisque (*) avant le libellé. Si l'enquêteur appuie sur "Next >" sans avoir répondu à une question obligatoire, un message d'erreur en rouge s'affiche sous la zone de réponse : "This field is required." (Ce champ est obligatoire.) Il est impossible de passer à la question suivante sans y répondre.
Contraintes de format : Certains champs acceptent uniquement des formats précis (ex : numéro de téléphone à 10 chiffres, date dans une plage définie). Si la valeur saisie ne respecte pas le format attendu, un message d'erreur spécifique s'affiche.
Logique conditionnelle (sauts de questions) : Certaines questions n'apparaissent que si une condition est remplie dans une question précédente. Par exemple, une question sur le type de handicap n'apparaîtra que si l'enquêteur a répondu "Oui" à la question "L'élève présente-t-elle un handicap ?". L'enquêteur ne voit donc pas toutes les questions du formulaire dans tous les cas — c'est normal et voulu.
3.3.4 Sauvegarder un formulaire en cours
Si l'enquêteur doit interrompre une collecte avant de l'avoir terminée (personne absente, interruption externe, batterie faible), il peut sauvegarder le formulaire en cours :
- Appuyer sur l'icône sauvegarde (disquette ou nuage) dans la barre de titre, ou
- Appuyer sur le bouton physique Retour de la tablette (flèche ←) en bas de l'écran Android — ODK Collect demande si vous souhaitez sauvegarder ou abandonner
- Choisir Sauvegarder en tant que brouillon — le formulaire est placé dans la section "Drafts" avec toutes les données déjà saisies préservées
- Pour reprendre : aller dans Drafts et appuyer sur l'entrée du formulaire
3.3.5 Finaliser et envoyer un formulaire
Lorsque l'enquêteur a répondu à toutes les questions du formulaire, la dernière page affiche un écran de finalisation :
| Élément | Description |
|---|---|
| Message de fin | Confirmation que toutes les questions ont été répondues |
| Case "Marquer comme final" | Doit rester cochée. Un formulaire marqué comme final passe en "Ready to send" et ne peut plus être modifié |
| Bouton "Envoyer le formulaire" | Tente d'envoyer immédiatement le formulaire si la connexion est disponible. Sinon, le place en "Ready to send" |
| Bouton "Enregistrer comme brouillon" | Sauvegarde sans finaliser — le formulaire reste modifiable en "Drafts" |
Procédure recommandée :
1. Vérifier que la case "Marquer ce formulaire comme final" est bien cochée
2. Appuyer sur "Envoyer le formulaire"
3. Si connexion disponible → le formulaire est envoyé immédiatement et passe en "Sent"
4. Si pas de connexion → le formulaire passe en "Ready to send" ; il sera envoyé automatiquement à la prochaine connexion
⚠️ Ne décochez jamais la case "Marquer comme final" sauf si vous avez une raison impérative de compléter le formulaire ultérieurement. Un formulaire non marqué final reste en "Drafts", ne sera pas envoyé automatiquement, et risque d'être oublié.
D.3.3.4 — Synchronisation des formulaires et des données
3.4 Synchronisation des formulaires et des données
La synchronisation est le mécanisme par lequel ODK Collect communique avec le serveur ODK Central dans les deux sens :
| Direction | Ce qui est synchronisé | Déclenchement |
|---|---|---|
| Serveur → Tablette | Nouvelles versions des formulaires, mises à jour des listes de référence (écoles, élèves, options…) | Manuel (rafraîchissement) ou automatique au démarrage si connexion disponible |
| Tablette → Serveur | Formulaires remplis (Ready to send → Sent) | Automatique si connexion disponible, ou manuel depuis la section "Ready to send" |
3.4.1 Synchroniser les formulaires (mises à jour)
Les formulaires du programme PIGBF peuvent être mis à jour en cours d'année par l'équipe IT GROUP (correction d'erreurs, ajout de questions, mise à jour des listes déroulantes). Il est important de travailler toujours avec la version la plus récente.
Procédure de synchronisation des formulaires :
1. Assurez-vous d'avoir une connexion internet (Wi-Fi ou données mobiles)
2. Depuis l'écran d'accueil, appuyez sur + Start new form
3. Appuyez sur l'icône de rafraîchissement ↺ en haut à droite
4. ODK Collect télécharge les éventuelles mises à jour depuis le serveur ODK Central
5. Une fois la synchronisation terminée, la liste des formulaires est mise à jour
3.4.2 Comprendre les listes de référence (entités ODK)
Les formulaires PIGBF utilisent des listes de référence dynamiques synchronisées depuis la plateforme web. Ces listes permettent à l'enquêteur de sélectionner des valeurs prédéfinies plutôt que de les saisir manuellement, réduisant ainsi les erreurs.
Exemples de listes de référence utilisées dans les formulaires :
- Liste des écoles : permet de sélectionner l'établissement concerné par la collecte
- Liste des élèves : permet de retrouver une élève déjà enregistrée pour une mise à jour
- Liste des classes et options : valeurs de référence pour les filières d'enseignement
Ces listes sont mises à jour par la plateforme PIGBF et synchronisées vers les tablettes via ODK Central. Si une école ou une élève ne figure pas dans la liste, c'est qu'elle n'a pas encore été enregistrée ou validée dans la plateforme — l'enquêteur doit en informer l'Admin IT ONG.
D.3.3.5 — Mode hors ligne — Collecter sans connexion internet
3.5 Mode hors ligne — Collecter sans connexion internet
L'un des grands atouts d'ODK Collect est sa capacité à fonctionner entièrement hors ligne. L'enquêteur peut collecter des données dans des zones sans réseau, puis synchroniser les données dès qu'il retrouve une connexion.
3.5.1 Ce qui fonctionne hors ligne
| Fonctionnalité | Disponible hors ligne ? |
|---|---|
| Remplir un formulaire | ✅ Oui |
| Prendre des photos | ✅ Oui (stockées localement) |
| Capturer la localisation GPS | ✅ Oui (GPS ne nécessite pas internet) |
| Sauvegarder des brouillons | ✅ Oui |
| Finaliser un formulaire (Ready to send) | ✅ Oui |
| Envoyer les formulaires vers le serveur | ❌ Non — nécessite une connexion internet |
| Synchroniser les formulaires (mises à jour) | ❌ Non — nécessite une connexion internet |
| Accéder à des listes de référence mises à jour | ❌ Non — les listes sont celles téléchargées lors de la dernière synchro |
3.5.2 Procédure recommandée pour la collecte hors ligne
Avant de partir en zone sans réseau :
1. Se connecter à un réseau (Wi-Fi de l'ONG ou données mobiles)
2. Synchroniser les formulaires (rafraîchissement depuis "Start new form")
3. Vérifier que les listes de référence sont à jour
4. S'assurer que la section "Ready to send" est vide (toutes données précédentes déjà envoyées)
Sur le terrain (hors ligne) :
1. Collecter normalement — les formulaires fonctionnent identiquement avec ou sans connexion
2. Finaliser chaque formulaire → ils passent en "Ready to send"
3. Ne pas s'inquiéter du statut "Ready to send" — les données sont sauvegardées en local
Au retour en zone réseau :
1. Se connecter au réseau
2. ODK Collect détecte automatiquement la connexion et commence à envoyer les formulaires en attente
3. Vérifier dans "Sent" que tous les formulaires ont bien été transmis
4. S'assurer que "Ready to send" est bien vide avant de considérer la session terminée
D.3.3.6 — Gestion du GPS et des photos
3.6 Gestion du GPS et des photos
Le GPS et la caméra sont deux fonctionnalités essentielles pour les formulaires PIGBF. Voici les points d'attention spécifiques à connaître.
3.6.1 La géolocalisation GPS
Plusieurs formulaires PIGBF capturent automatiquement les coordonnées GPS de l'emplacement de la collecte (localisation de l'école, du domicile de l'élève…). Cette géolocalisation est importante pour la cartographie du programme.
Conseils pour une bonne géolocalisation :
- Être à l'extérieur ou près d'une fenêtre : Le signal GPS est capté par des satellites et peut être bloqué par les bâtiments et les toitures épaisses. Pour obtenir un signal précis, effectuez la géolocalisation en extérieur ou proche d'une ouverture.
- Patienter que la précision soit suffisante : ODK Collect affiche une barre de progression et indique la précision en mètres. Attendez que la précision soit inférieure à 10 mètres avant de valider.
- Ne pas se déplacer pendant la capture : Restez immobile pendant quelques secondes pour permettre au GPS de se stabiliser.
⚠️ Si le GPS ne se fixe pas : Vérifiez que le GPS est activé dans les paramètres Android (Paramètres → Localisation). Si malgré cela le GPS ne capte pas après plus de 2 minutes, déplacez-vous en extérieur et réessayez. En dernier recours, notez l'adresse de l'établissement et signalez le problème à l'Admin IT ONG.
3.6.2 La prise de photos
Les formulaires PIGBF requièrent plusieurs types de photos : photo de l'élève, photo de sa pièce d'identité, photo de sa déclaration de conformité, photo de la façade de l'école, etc.
Conseils pour des photos de qualité :
| Type de photo | Conseils spécifiques |
|---|---|
| Photo de l'élève (portrait) | Placer l'élève devant un mur de couleur uniforme (blanc ou clair de préférence). Cadrer le visage et les épaules. S'assurer d'un bon éclairage (lumière naturelle, pas de contre-jour). Demander à l'élève de retirer lunettes ou chapeau |
| Photo de pièce d'identité | Poser le document à plat sur une surface sombre. Cadrer le document entier (les 4 coins doivent être visibles). S'assurer que le texte est lisible (netteté). Éviter les reflets |
| Photo de déclaration de conformité | Même règles que pour la pièce d'identité. Le texte doit être parfaitement lisible |
| Photo de façade d'école | Reculer suffisamment pour avoir l'ensemble du bâtiment dans le cadre. Inclure si possible l'enseigne ou la pancarte du nom de l'école |
Procédure de prise de photo dans un formulaire :
1. Appuyer sur le bouton "Take Picture" (Prendre la photo) — la caméra s'active
2. Cadrer le sujet selon les conseils ci-dessus
3. Appuyer sur le bouton de déclenchement (bouton rond au centre en bas de l'écran caméra)
4. Vérifier la photo affichée en prévisualisation : elle doit être nette et lisible
5. Si la photo est satisfaisante, appuyer sur "✓ Accepter" ou "Next >"
6. Si la photo n'est pas satisfaisante, appuyer sur "Reprendre" ou "Retake" et recommencer
⚠️ Une photo floue ou illisible entraîne systématiquement le rejet de la fiche par l'Admin ONG. Prenez le temps de vérifier chaque photo avant de valider. Il est plus rapide de reprendre une photo sur le terrain que de devoir retourner voir la personne pour une nouvelle collecte.
D.3.3.7 — Bonnes pratiques — Navigation dans ODK Collect
3.7 Bonnes pratiques — Navigation dans ODK Collect
✅ Vérifiez "Ready to send" avant chaque nouvelle journée de collecte. Si des formulaires de la veille sont encore en attente, envoyez-les d'abord avant de démarrer de nouvelles collectes. Cela évite d'accumuler un grand nombre de formulaires en attente et réduit le risque de perte.
✅ Sauvegardez régulièrement les formulaires longs. Pour les formulaires comportant de nombreuses questions (comme l'identification des élèves), appuyez sur "< Back" puis "Next >" périodiquement pour forcer la sauvegarde automatique, ou utilisez le bouton de sauvegarde manuel.
✅ Ne jamais forcer une réponse que vous n'avez pas. Si une information est manquante (l'élève ne connaît pas sa date de naissance exacte, la pièce d'identité est absente), signalez-le à votre superviseur plutôt que d'inventer une réponse. Une donnée incorrecte est pire qu'une donnée manquante.
✅ Lisez attentivement chaque question. Certaines questions ressemblent à d'autres mais portent sur des informations différentes. Prenez le temps de lire le libellé complet avant de répondre.
✅ Vérifiez votre connexion réseau après la collecte. Dès que vous êtes de retour en zone réseau, ouvrez ODK Collect et vérifiez que la synchronisation s'effectue bien. Ne fermez pas l'application avant que "Ready to send" soit vide.
⚠️ Ne jamais modifier les paramètres du serveur ODK. Les paramètres de connexion au serveur ODK Central ont été configurés par l'Admin IT ONG via le QR Code. Toute modification de ces paramètres déconnecterait la tablette du serveur du programme et empêcherait l'envoi des données.
⚠️ Ne pas laisser la tablette sans surveillance lors de la collecte. La tablette contient des données personnelles sensibles. Ne la laissez jamais sans surveillance, même momentanément, sur le terrain.
Fin du chapitre D.3 — Navigation dans ODK Collect
D.4 — Formulaire 02_03 — Renseignement des Classes et Options des Écoles
Chapitre D.4 du Manuel PIGBF
D.4.4.1 — Vue d'ensemble
4.1 Vue d'ensemble
Titre du formulaire : 02_03_Renseignement des Classes et Options des Ecoles
ID technique : renseignement_classes_options_des_ecoles
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : En premier, lors de chaque nouvelle visite d'école — avant tout autre formulaire de collecte. Ce formulaire établit la liste des classes et filières disponibles dans l'établissement, ce dont dépendent tous les autres formulaires (frais scolaires, identification des élèves, notes).
Ce formulaire est le socle de la collecte : il enregistre la structure pédagogique de l'établissement et crée les entités de référence (couple École-Classe-Option) qui seront utilisées par les formulaires suivants. Sans ce formulaire rempli et synchronisé, les listes déroulantes des autres formulaires ne contiendront pas les classes et options de l'école.
D.4.4.2 — Prérequis avant la collecte
4.2 Prérequis avant la collecte
Avant de commencer ce formulaire, vérifiez les points suivants :
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Tablette configurée | ODK Collect configuré avec le QR Code de l'enquêteur (cf. D.2) |
| Formulaires synchronisés | Lancer une synchronisation si connexion disponible avant la visite |
| Présence du Préfet/Directeur | Ce formulaire nécessite la présence d'un responsable de l'établissement pour valider la liste des classes |
| Connaissance de la structure pédagogique | L'enquêteur doit connaître les classes et options disponibles dans l'école, ou les demander au responsable |
| GPS activé | Le formulaire capture automatiquement la localisation GPS au démarrage |
D.4.4.3 — Structure du formulaire et étapes de remplissage
4.3 Structure du formulaire et étapes de remplissage
Ce formulaire est organisé en 4 étapes principales :
| Étape | Contenu |
|---|---|
| Étape 1 | Introduction et identification de l'enquêteur (automatique) |
| Étape 2 | Sélection de la Sous-Province Éducationnelle (Sous-PROVED) |
| Étape 3 | Sélection de l'école |
| Étape 4 | Renseignement des classes et options disponibles |
Étape 1 — Introduction (automatique)
Au démarrage du formulaire, une page d'introduction s'affiche. Elle identifie automatiquement l'enquêteur (nom, ONG de rattachement, axe, PROVED et liste des Sous-PROVEDs assignés). L'enquêteur n'a rien à saisir sur cette page.
ℹ️ Note : Si le message d'introduction indique "Désolé, vous n'avez pas les autorisations nécessaires" ou affiche un nom inconnu, cela signifie que la tablette n'est pas configurée avec le bon QR Code. Arrêtez le formulaire et contactez l'Admin IT ONG.
Appuyez sur Next > pour passer à l'étape suivante.
Étape 2 — Sélection de la Sous-Province Éducationnelle (Sous-PROVED)
Champ : Sélectionner la sous-Province Éducationnelle (Division) concernée par cette collecte (Obligatoire)
- Type : Liste déroulante avec recherche (autocomplete)
- Cette liste est pré-filtrée : elle ne contient que les Sous-PROVEDs assignées à l'enquêteur dans la plateforme PIGBF
- Tapez les premières lettres du nom de la Sous-PROVED pour filtrer la liste, puis sélectionnez la bonne entrée
- Si la Sous-PROVED de l'école que vous visitez n'apparaît pas, contactez l'Admin IT ONG — votre assignation est peut-être incomplète
Appuyez sur Next > une fois la Sous-PROVED sélectionnée.
Étape 3 — Sélection de l'école
Champ : Sélectionner l'École Publique (Obligatoire)
- Type : Liste déroulante avec recherche (autocomplete)
- La liste est filtrée par la Sous-PROVED sélectionnée à l'étape précédente
- Tapez les premières lettres du nom de l'école pour filtrer la liste
- Sélectionnez l'école que vous visitez
⚠️ Si l'école n'apparaît pas dans la liste : Cela signifie que l'école n'a pas encore été enregistrée dans la plateforme PIGBF, ou qu'elle n'appartient pas à la Sous-PROVED sélectionnée. Vérifiez la Sous-PROVED (revenez avec "< Back" si nécessaire). Si l'école est bien absente de la liste, signalez-le à l'Admin IT ONG pour ajout manuel depuis la plateforme web.
Appuyez sur Next > une fois l'école sélectionnée. Le formulaire affiche un récapitulatif de localisation (Axe // Province // PROVED // Sous-PROVED // École) pour confirmation visuelle.
Étape 4 — Renseignement des classes et options
C'est le cœur du formulaire. Selon que l'école a déjà été visitée ou non, deux scénarios distincts s'appliquent.
Scénario A — Nouvelle école (première collecte)
Si l'école n'a jamais eu ses classes/options enregistrées dans la PIGBF, le formulaire présente directement les listes de sélection.
Champ : Sélectionner les Classes disponibles (Obligatoire)
- Type : Choix multiple (cases à cocher)
- Cochez toutes les classes effectivement enseignées dans l'établissement pour l'année scolaire en cours
- La liste contient toutes les classes du système éducatif congolais : de la 1ère à la 6ème primaire (EB), puis de la 1ère à la 6ème secondaire selon les sections
Champ : Sélectionner les Options dispensées (Obligatoire)
- Type : Choix multiple (cases à cocher)
- Cochez toutes les options/filières effectivement disponibles dans l'établissement
- La liste est filtrée pour n'afficher que les options compatibles avec les classes sélectionnées
⚠️ Vérifiez avec le Préfet/Directeur avant de valider. Une classe ou une option manquante dans ce formulaire ne pourra pas être utilisée dans les formulaires de frais scolaires et d'identification des élèves. En cas d'erreur, il faudra rouvrir ce formulaire pour mettre à jour.
Scénario B — École déjà enregistrée (mise à jour)
Si l'école a déjà été visitée et que ses classes/options ont déjà été enregistrées, le formulaire propose les questions de mise à jour.
Champ : Modifier les classes disponibles de l'école [NOM] ? (Choix unique)
- Options : Oui / Non
- Si Oui : le champ de sélection des classes s'affiche pour mise à jour
- Si Non : les classes existantes sont conservées telles quelles
Champ : Modifier les options dispensées dans l'école [NOM] ? (Choix unique)
- Options : Oui / Non
- Si Oui : le champ de sélection des options s'affiche pour mise à jour
- Si Non : les options existantes sont conservées telles quelles
D.4.4.4 — Finalisation et envoi
4.4 Finalisation et envoi
Une fois les classes et options renseignées, appuyez sur Next >. La page de finalisation s'affiche.
- Vérifiez que la case "Marquer ce formulaire comme final" est cochée
- Appuyez sur "Envoyer le formulaire"
- Si connexion disponible → envoi immédiat et passage en "Sent"
- Si hors ligne → passage en "Ready to send" pour envoi ultérieur
⚠️ Important : Ce formulaire crée dans la plateforme les entités École-Classe-Option. Ces entités seront utilisées par les formulaires 02_02 (frais scolaires), 01_00 (bénéficiaires), 03_00 (tuteurs) et 01_01 (notes). Assurez-vous que ce formulaire est bien synchronisé (Sent) avant d'utiliser les autres formulaires pour cette école. Dans le cas contraire, les listes déroulantes des formulaires suivants ne contiendront pas les nouvelles classes/options.
D.4.4.5 — Tableau récapitulatif des champs
4.5 Tableau récapitulatif des champs
| # | Champ | Type | Obligatoire | Description |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Liste (autocomplete) | ✅ Oui | Sous-Province Éducationnelle (Sous-PROVED) |
| 2 | ecole |
Liste (autocomplete) | ✅ Oui | École à renseigner |
| 3 | newClasse |
Choix multiple | ✅ Oui (si nouvelle école) | Classes disponibles dans l'école |
| 4 | newOption |
Choix multiple | ✅ Oui (si nouvelle école) | Options dispensées dans l'école |
| 5 | updateClasseYesOrNo |
Choix unique | — | Modifier les classes ? (si école déjà enregistrée) |
| 6 | updateClasseSelect |
Choix multiple | Conditionnel | Nouvelles classes sélectionnées |
| 7 | updateOptionYesOrNo |
Choix unique | — | Modifier les options ? (si école déjà enregistrée) |
| 8 | updateOptionSelect |
Choix multiple | Conditionnel | Nouvelles options sélectionnées |
D.4.4.6 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_03
4.6 Bonnes pratiques — Formulaire 02_03
✅ Remplissez ce formulaire en premier, avant tout autre formulaire pour l'école visitée. Les autres formulaires dépendent des données qu'il crée.
✅ Vérifiez systématiquement avec le responsable de l'école la liste complète des classes et options avant de valider. Une erreur ici se répercute sur tous les formulaires suivants.
✅ Envoyez ce formulaire dès que possible après la collecte. Plus tôt il est synchronisé, plus tôt les nouvelles entités seront disponibles dans ODK Central pour les formulaires suivants.
⚠️ Ne cochez que les classes et options réellement actives pour l'année scolaire en cours. Ne pas inclure les classes suspendues faute d'effectif ou d'enseignant.
⚠️ Une seule soumission par école par campagne. Si vous avez fait une erreur et avez déjà soumis le formulaire, n'en créez pas un deuxième — signalez l'erreur à l'Admin IT ONG qui fera la correction depuis la plateforme web.
Fin du chapitre D.4 — Formulaire 02_03 — Renseignement des Classes et Options des Écoles
D.5 — Formulaire 02_00 — Identification et Mise à jour des données des Écoles
Chapitre D.5 du Manuel PIGBF
D.5.5.1 — Vue d'ensemble
5.1 Vue d'ensemble
Titre du formulaire : 02_00_Identification et Mise à jour des données des Écoles
ID technique : identification_et_mise_a_jour_des_donnees_des_ecoles
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après le formulaire D.4 (classes/options), lors de chaque visite d'école. Collecte les informations administratives, géographiques, financières et biométriques de l'établissement et de son responsable (Préfet).
Ce formulaire est le dossier complet de l'école. Il couvre l'identité de l'école, les informations du Préfet, les documents officiels (N° SECOPE/DINACOPE, arrêté ministériel, PV de réunion des frais), les coordonnées bancaires et de mobile money de l'école, ainsi que les effectifs d'enseignants.
D.5.5.2 — Prérequis avant la collecte
5.2 Prérequis avant la collecte
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Formulaire D.4 complété | Les classes et options de l'école doivent être enregistrées au préalable |
| Présence du Préfet/Directeur | Ce formulaire collecte des informations sur le Préfet et nécessite sa présence et sa signature |
| Documents de l'école disponibles | Arrêté ministériel, N° SECOPE/DINACOPE, PV de réunion des frais scolaires — à demander au Préfet à l'avance |
| Pièce d'identité du Préfet | Carte nationale d'identité, passeport ou tout document officiel |
| Conditions de photo | Espace dégagé, bonne luminosité pour les photos (Préfet, pièce d'identité, façade de l'école) |
D.5.5.3 — Structure du formulaire
5.3 Structure du formulaire
Ce formulaire est organisé en 8 sections thématiques :
| Section | Contenu |
|---|---|
| Section 1 | Introduction et localisation (Sous-PROVED + école) |
| Section 2 | Identification du Préfet (identité, photo, pièce d'identité) |
| Section 3 | Contact du Préfet (téléphone, WhatsApp, email) |
| Section 4 | Informations administratives de l'école (mécanisation, SECOPE, arrêté ministériel, PV frais) |
| Section 5 | Photo et adresse de l'école |
| Section 6 | Effectifs d'enseignants |
| Section 7 | Coordonnées bancaires et mobile money de l'école |
| Section 8 | Déclaration de conformité et signature |
D.5.5.4 — Étapes de remplissage détaillées
5.4 Étapes de remplissage détaillées
Section 1 — Introduction et localisation
Les étapes 1 et 2 sont identiques au formulaire D.4 :
- Vérification de l'introduction automatique
- Sélection de la Sous-PROVED (Obligatoire)
- Sélection de l'école (Obligatoire si école existante) — ou saisie libre du nom si l'école n'est pas dans la liste
Champ spécifique D.5 : Le nom de l'école est repris dans la liste ci-dessus ? (Obligatoire)
- Options : Oui / Non
- Si Oui : sélectionner l'école dans la liste déroulante
- Si Non : saisir manuellement le nom de l'école dans le champ "Quel est le nom de l'Ecole ?"
ℹ️ Si l'école n'est pas dans la liste, cela peut signifier qu'elle n'a pas encore été enregistrée dans la PIGBF. Dans ce cas, renseignez son nom manuellement et signalez-le à l'Admin IT ONG pour régularisation.
Section 2 — Identification du Préfet
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 1 | nomPrefet |
Texte | ✅ Oui | Nom de famille du Préfet. Respectez l'orthographe exacte telle que sur la pièce d'identité |
| 2 | postNomPrefet |
Texte | Non | Post-nom du Préfet (deuxième nom de famille) |
| 3 | prenomPrefet |
Texte | Non | Prénom usuel du Préfet |
| 4 | genrePrefet |
Liste | ✅ Oui | Genre du Préfet — sélectionner dans la liste fournie |
| 5 | photoPrefet |
Photo | ✅ Oui | Photo portrait du Préfet (voir conseils photo ci-dessous) |
| 6 | preuveIdentiteYesOrNot |
Choix unique | ✅ Oui | Le Préfet possède-t-il un document d'identité ? (Oui/Non) |
| 7 | photoPreuveIdentitePrefet |
Photo | Conditionnel | Photo de la pièce d'identité (si réponse Oui à la question précédente) |
Conseils pour la photo du Préfet :
- Demandez au Préfet de se placer devant un mur de couleur uniforme (blanc ou clair de préférence)
- Cadrez le visage et les épaules
- Éclairage naturel recommandé — évitez les contre-jours (fenêtre derrière la personne)
- Vérifiez que le visage est net et bien visible avant de valider
Conseils pour la photo de la pièce d'identité :
- Posez le document à plat sur une surface sombre (table, bureau)
- Cadrez les quatre coins du document dans l'image
- Le texte doit être lisible — zoomez et reprenez si nécessaire
- Évitez les reflets de lumière sur la surface plastifiée de la pièce
Section 3 — Contact du Préfet
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 8 | phoneNumberPrefet |
Entier | Non | Numéro de téléphone du Préfet pour les appels (format local 10 chiffres, ex: 0812345678) |
| 9 | whatsappYesOrNo |
Choix unique | ✅ Oui | Le Préfet a-t-il un compte WhatsApp ? |
| 10 | whatsappEqualsPhone |
Choix unique | Conditionnel | Son numéro WhatsApp est-il le même que son numéro d'appel ? |
| 11 | whatsappNumberPrefet |
Entier | Conditionnel | Numéro WhatsApp du Préfet (si différent du numéro d'appel) |
| 12 | emailYesOrNo |
Choix unique | ✅ Oui | Le Préfet a-t-il une adresse email ? |
| 13 | emailPrefet |
Texte | Conditionnel | Adresse email du Préfet (si Oui à la question précédente) |
ℹ️ Sur les numéros de téléphone : Saisissez le numéro à 10 chiffres sans espaces ni tirets (ex :
0812345678). Le formulaire valide automatiquement le format. Si un message d'erreur s'affiche, vérifiez le nombre de chiffres.
Section 4 — Informations administratives de l'école
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 14 | ecoleMecanisee |
Choix unique | ✅ Oui | L'école est-elle mécanisée (enseignants pris en charge par l'État) ? Oui/Non |
| 15 | numSecopeDisponible |
Choix unique | ✅ Oui | Le Préfet est-il en possession du numéro DINACOPE/SECOPE de l'école ? |
| 16 | numSecopeEcole |
Entier | Conditionnel | Numéro DINACOPE/SECOPE de l'école (si disponible) |
| 17 | arreteMinisterielDisponible |
Choix unique | ✅ Oui | Le Préfet possède-t-il l'Arrêté Ministériel de l'école ? |
| 18 | numeroArreteMinisteriel |
Texte | Conditionnel | Numéro de l'Arrêté Ministériel |
| 19 | dateArreteMinisteriel |
Date | Conditionnel | Date de signature de l'Arrêté Ministériel |
| 20 | nbrePagesArreteMinisteriel |
Entier | Conditionnel | Nombre de pages de l'Arrêté Ministériel |
| 21 | capturePageArreteMinisteriel |
Photo | Conditionnel | Photo de chaque page de l'Arrêté (répété autant de fois que nécessaire) |
| 22 | PVReunionFraisScolaires |
Choix unique | ✅ Oui | Le Préfet possède-t-il le PV de réunion fixant les frais scolaires ? |
| 23 | nbrePVReunionFraisScolaires |
Entier | Conditionnel | Nombre de pages du PV |
| 24 | capturePagePVReunionFraisScolaires |
Photo | Conditionnel | Photo de chaque page du PV |
ℹ️ Sur la capture de l'Arrêté Ministériel : Photographiez chaque page du document séparément. Le formulaire compte le nombre de pages que vous avez indiqué et vous demande de les photographier une par une. Prenez le temps de vérifier que chaque photo est nette et que le texte est lisible avant de passer à la page suivante.
Section 5 — Photo et adresse de l'école
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 25 | photoEcole |
Photo | ✅ Oui | Photo de la façade de l'établissement |
| 26 | villeEcole |
Liste | ✅ Oui | Territoire ou Ville de l'école (sélection dans liste) |
| 27 | communeEcole |
Texte | Non | Commune, Secteur ou Chefferie |
| 28 | quartierEcole |
Texte | Non | Groupement ou Quartier |
| 29 | avenueEcole |
Texte | Non | Village, Localité, Avenue ou Adresse |
| 30 | numeroAdresseEcole |
Texte | Non | Numéro de l'adresse |
Conseils pour la photo de la façade de l'école :
- Reculez suffisamment pour que l'ensemble du bâtiment principal soit dans le cadre
- Incluez si possible l'enseigne ou la pancarte portant le nom de l'établissement
- Photographiez en extérieur, de face, en plein jour
Section 6 — Effectifs d'enseignants
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 31 | nombreEnseignantsHommesMecanises |
Entier | ✅ Oui | Nombre d'enseignants hommes mécanisés |
| 32 | nombreEnseignantsHommesNonMecanises |
Entier | ✅ Oui | Nombre d'enseignants hommes non mécanisés |
| 33 | nombreEnseignantsFemmesMecanises |
Entier | ✅ Oui | Nombre d'enseignantes femmes mécanisées |
| 34 | nombreEnseignantsFemmesNonMecanises |
Entier | ✅ Oui | Nombre d'enseignantes femmes non mécanisées |
Après ces 4 champs, le formulaire affiche une note récapitulative : "Vous avez un nombre total de X enseignants dans votre école." Vérifiez que ce total correspond à ce que le Préfet vous a communiqué.
Section 7 — Coordonnées bancaires et mobile money de l'école
Cette section est critique car elle détermine le mode de réception des paiements de la bourse par l'école.
Compte bancaire :
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 35 | bankAccountYesOrNot |
Choix unique | ✅ Oui | L'école possède-t-elle un compte bancaire (Equity BCDC, Finca, BOA, TMB, EcoBank, RawBank) ? |
| 36 | bankName |
Liste | Conditionnel | Nom de la banque (sélection dans liste) |
| 37 | bankNameManual |
Texte | Conditionnel | Nom de la banque si non présente dans la liste |
| 38 | bankAccountNumber |
Texte | Conditionnel | Numéro de compte bancaire de l'école |
| 39 | bankAccountDevise |
Liste | Conditionnel | Devise du compte : CDF ou USD |
Mobile Money :
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 40 | mobileMoneyYesOrNot |
Choix unique | ✅ Oui | L'école possède-t-elle un compte mobile money (Airtel Money, Vodacom M-Pesa, Orange Money, Africell Money) ? |
| 41 | mobileMoneyEqualsPhonePrefet |
Choix unique | Conditionnel | Le numéro mobile money de l'école est-il le même que le numéro du Préfet ? |
| 42 | mobileMoneyNumber |
Entier | Conditionnel | Numéro mobile money de l'école |
| 43 | mobileMoneyTransactionNameYesOrNot |
Choix unique | Conditionnel | Connaissez-vous le nom qui apparaît lors des transactions mobile money ? |
| 44 | mobileMoneyTransactionName |
Texte | Conditionnel | Nom affiché lors des transactions mobile money |
| 45 | paymentChoice |
Liste | ✅ Oui | Mode de paiement préféré pour recevoir les fonds de la bourse (virement bancaire ou mobile money) |
⚠️ Ces informations conditionnent directement les paiements. Un numéro de compte incorrect ou un numéro de mobile money erroné peut entraîner un virement vers un compte inconnu. Vérifiez deux fois chaque numéro avec le Préfet avant de valider. Si possible, demandez une preuve écrite (relevé, capture d'écran du numéro).
Section 8 — Déclaration de conformité et signature
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 46 | signedDeclarationConformite |
Trigger (acquittement) | ✅ Oui | Le Préfet confirme et signe la déclaration de conformité — appuyer sur "OK" après lecture |
| 47 | signaturePrefet |
Photo | ✅ Oui | Capture de la signature du Préfet sur le formulaire papier de conformité |
| 48 | capturedDeclarationConformite |
Photo | ✅ Oui | Capture de la déclaration de conformité signée (feuille papier) |
D.5.5.5 — Tableau récapitulatif complet des champs
5.5 Tableau récapitulatif complet des champs
| # | Champ technique | Libellé résumé | Type | Oblig. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Sous-PROVED | Liste | ✅ |
| 2 | ecole / labelEcoleExistePas |
École (liste ou saisie libre) | Liste / Texte | ✅ |
| 3 | nomPrefet |
Nom du Préfet | Texte | ✅ |
| 4 | postNomPrefet |
Post-nom du Préfet | Texte | Non |
| 5 | prenomPrefet |
Prénom du Préfet | Texte | Non |
| 6 | genrePrefet |
Genre du Préfet | Liste | ✅ |
| 7 | photoPrefet |
Photo du Préfet | Photo | ✅ |
| 8 | preuveIdentiteYesOrNot |
Pièce d'identité disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 9 | photoPreuveIdentitePrefet |
Photo pièce d'identité | Photo | Cond. |
| 10 | phoneNumberPrefet |
Téléphone du Préfet | Entier | Non |
| 11 | whatsappYesOrNo |
WhatsApp disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 12 | whatsappEqualsPhone |
WhatsApp = téléphone ? | Choix unique | Cond. |
| 13 | whatsappNumberPrefet |
Numéro WhatsApp | Entier | Cond. |
| 14 | emailYesOrNo |
Email disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 15 | emailPrefet |
Email du Préfet | Texte | Cond. |
| 16 | ecoleMecanisee |
École mécanisée ? | Choix unique | ✅ |
| 17 | numSecopeDisponible |
N° SECOPE/DINACOPE disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 18 | numSecopeEcole |
N° SECOPE/DINACOPE | Entier | Cond. |
| 19 | arreteMinisterielDisponible |
Arrêté ministériel disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 20 | numeroArreteMinisteriel |
N° de l'Arrêté | Texte | Cond. |
| 21 | dateArreteMinisteriel |
Date de l'Arrêté | Date | Cond. |
| 22 | nbrePagesArreteMinisteriel |
Nombre de pages Arrêté | Entier | Cond. |
| 23 | capturePageArreteMinisteriel |
Photo(s) Arrêté | Photo (×N) | Cond. |
| 24 | PVReunionFraisScolaires |
PV réunion frais disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 25 | nbrePVReunionFraisScolaires |
Nombre de pages PV | Entier | Cond. |
| 26 | capturePagePVReunionFraisScolaires |
Photo(s) PV | Photo (×N) | Cond. |
| 27 | photoEcole |
Photo façade école | Photo | ✅ |
| 28 | villeEcole |
Territoire / Ville | Liste | ✅ |
| 29 | communeEcole |
Commune / Secteur | Texte | Non |
| 30 | quartierEcole |
Quartier / Groupement | Texte | Non |
| 31 | avenueEcole |
Avenue / Adresse | Texte | Non |
| 32 | numeroAdresseEcole |
Numéro d'adresse | Texte | Non |
| 33–36 | nombreEnseignants* |
Effectifs enseignants (4 champs) | Entier | ✅ |
| 37 | bankAccountYesOrNot |
Compte bancaire ? | Choix unique | ✅ |
| 38–41 | bank* |
Détails compte bancaire | Mixte | Cond. |
| 42 | mobileMoneyYesOrNot |
Compte mobile money ? | Choix unique | ✅ |
| 43–46 | mobileMoney* |
Détails mobile money | Mixte | Cond. |
| 47 | paymentChoice |
Mode de paiement préféré | Liste | ✅ |
| 48 | signedDeclarationConformite |
Acquittement déclaration | Trigger | ✅ |
| 49 | signaturePrefet |
Photo signature Préfet | Photo | ✅ |
| 50 | capturedDeclarationConformite |
Photo déclaration de conformité | Photo | ✅ |
D.5.5.6 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_00
5.6 Bonnes pratiques — Formulaire 02_00
✅ Préparez votre visite en avertissant l'école à l'avance. Demandez au Préfet de rassembler avant votre arrivée : l'Arrêté Ministériel, le PV de réunion des frais, le numéro SECOPE, sa pièce d'identité et les informations bancaires de l'école.
✅ Ne précipitez pas la section bancaire. Vérifiez deux fois les numéros de compte et de mobile money. Si le Préfet n'est pas sûr, attendez qu'il consulte ses documents plutôt que de saisir une approximation.
⚠️ Ne photographiez pas des documents partiellement lisibles. Si un document est trop abîmé, délavé ou incomplet pour être lisible sur photo, signalez-le à l'Admin IT ONG dans votre rapport de visite. Ne soumettez pas une photo illisible — elle sera rejetée lors de la validation.
⚠️ La signature du Préfet est obligatoire. Ne finalisez pas ce formulaire sans avoir obtenu la signature du Préfet sur la déclaration de conformité. Cette signature engage légalement l'établissement dans le programme.
Fin du chapitre D.5 — Formulaire 02_00 — Identification et Mise à jour des données des Écoles
D.6 — Formulaire 02_02 — Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles
Chapitre D.6 du Manuel PIGBF
D.6.6.1 — Vue d'ensemble
6.1 Vue d'ensemble
Titre du formulaire : 02_02_Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles
ID technique : 02_02_enregistrement_des_frais_scolaires_des_ecoles
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après les formulaires D.4 et D.5. Ce formulaire enregistre les montants des frais scolaires pour chaque combinaison Classe/Section/Option de l'établissement.
Ce formulaire doit être rempli une fois par combinaison de classe et option. Si une école propose 3 classes avec 2 options chacune, l'enquêteur devra remplir 6 instances de ce formulaire (une par combinaison Classe-Option).
D.6.6.2 — Prérequis avant la collecte
6.2 Prérequis avant la collecte
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Formulaire D.4 complété et synchronisé | Les classes et options de l'école doivent être enregistrées ET synchronisées — sinon elles n'apparaîtront pas dans les listes |
| PV de réunion des frais scolaires | Document officiel fixant les montants des frais pour l'année en cours |
| Présence du Préfet | La déclaration de conformité et la signature finale nécessitent sa présence |
D.6.6.3 — Étapes de remplissage détaillées
6.3 Étapes de remplissage détaillées
Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École
Identiques aux formulaires précédents (cf. D.4, section 4.3, étapes 1 à 3). La Sous-PROVED et l'école sélectionnées déterminent quelles classes et options sont disponibles dans ce formulaire.
Après la sélection de l'école, le formulaire affiche un message récapitulatif : "Vous êtes sur le point de commencer la collecte de détails des frais scolaires de l'école [NOM ÉCOLE]."
Étape 4 — Sélection de la Classe, Section et Option
Champ : Sélectionner la classe (Obligatoire)
- Type : Liste déroulante filtrée par l'école sélectionnée
- Ne contient que les classes enregistrées via le formulaire D.4 pour cette école
- Sélectionnez la classe dont vous souhaitez enregistrer les frais
Champ : Sélectionner la section
- Type : Liste déroulante filtrée par la classe sélectionnée
- Apparaît automatiquement après la sélection de la classe
Champ : Sélectionner l'option (Obligatoire)
- Type : Liste déroulante filtrée par la section sélectionnée
- Ne contient que les options enregistrées pour cette école dans le formulaire D.4
Une fois la combinaison Classe/Section/Option sélectionnée, un récapitulatif de contexte s'affiche : "Définition des frais scolaires pour : [NOM ÉCOLE] • Classe : [NOM CLASSE] • Section : [NOM SECTION] • Option : [NOM OPTION]". Vérifiez que ce récapitulatif est correct avant de saisir les montants.
Étape 5 — Saisie des montants des frais
| # | Champ | Type | Obligatoire | Description |
|---|---|---|---|---|
| 1 | fraisScolaires |
Entier | ✅ Oui | Montant des frais scolaires (en CDF) |
| 2 | minerval |
Entier | ✅ Oui | Montant du minerval (en CDF) |
| 3 | bulletin |
Entier | ✅ Oui | Coût du bulletin de notes (en CDF) |
| 4 | ipp |
Entier | ✅ Oui | Montant de l'IPP — Impôt sur la Propriété des Personnes (en CDF) |
ℹ️ Sur les montants : Tous les montants sont en Francs Congolais (CDF). Si le PV de réunion mentionne des montants en USD, demandez au Préfet la conversion en CDF au taux du jour. Saisissez des entiers sans décimales ni espaces.
⚠️ Consultez le PV de réunion pour chaque montant. Ne vous fiez pas aux chiffres donnés de mémoire par le Préfet — les montants officiels sont ceux consignés dans le PV de réunion, qui a valeur légale.
Étape 6 — Déclaration de conformité et signature
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 5 | signedDeclarationConformite |
Trigger | ✅ Oui | Le Préfet confirme l'exactitude des frais saisis — appuyer sur "OK" |
| 6 | signaturePrefet |
Photo | ✅ Oui | Capture de la signature du Préfet sur la déclaration de conformité |
D.6.6.4 — Tableau récapitulatif des champs
6.4 Tableau récapitulatif des champs
| # | Champ technique | Libellé | Type | Obligatoire |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Sous-PROVED | Liste | ✅ |
| 2 | ecole |
École | Liste | ✅ |
| 3 | savedEcoleClasseOption |
Entité École-Classe-Option (sauvegardée) | Liste | ✅ |
| 4 | classe |
Classe | Liste filtrée | ✅ |
| 5 | section |
Section | Liste filtrée | Non |
| 6 | option |
Option | Liste filtrée | ✅ |
| 7 | fraisScolaires |
Frais scolaires (CDF) | Entier | ✅ |
| 8 | minerval |
Minerval (CDF) | Entier | ✅ |
| 9 | bulletin |
Bulletin (CDF) | Entier | ✅ |
| 10 | ipp |
IPP (CDF) | Entier | ✅ |
| 11 | signedDeclarationConformite |
Acquittement | Trigger | ✅ |
| 12 | signaturePrefet |
Photo signature Préfet | Photo | ✅ |
D.6.6.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 02_02
6.5 Bonnes pratiques — Formulaire 02_02
✅ Remplissez une instance par combinaison Classe-Option. Si l'école a 4 classes avec 2 options chacune, vous devrez soumettre 8 instances de ce formulaire. Organisez-vous méthodiquement — une classe à la fois.
✅ Reportez-vous systématiquement au PV de réunion. Ce document officiel fait foi. Les chiffres qu'il contient sont les seuls légalement valides.
⚠️ Ne confondez pas les montants. Les quatre montants (frais scolaires, minerval, bulletin, IPP) sont distincts. Assurez-vous de saisir chaque montant dans le bon champ.
⚠️ Si le PV de réunion n'est pas disponible lors de la visite, ne saisissez pas des montants approximatifs. Planifiez une seconde visite ou demandez au Préfet de vous fournir une copie avant la clôture de la campagne.
Fin du chapitre D.6 — Formulaire 02_02 — Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles
D.7 — Formulaire 01_00 — Identification des Filles Bénéficiaires de la Bourse
Chapitre D.7 du Manuel PIGBF
D.7.7.1 — Vue d'ensemble
7.1 Vue d'ensemble
Titre du formulaire : 01_00_Identification des filles bénéficiaires de la Bourse
ID technique : identification_des_filles_beneficiaires_de_la_bourse
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après D.4, D.5 et D.6. C'est le formulaire le plus important du programme — il crée la fiche individuelle de chaque élève candidate à la bourse scolaire.
Ce formulaire est le plus long et le plus détaillé de la collection. Il collecte l'identité complète de l'élève, ses informations de contact, sa situation socio-économique, ses données géographiques, et capture sa photo ainsi que sa signature de consentement. Une instance de ce formulaire = un dossier d'une élève.
D.7.7.2 — Prérequis avant la collecte
7.2 Prérequis avant la collecte
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Formulaire D.4 complété et synchronisé | Classes et options de l'école disponibles dans ODK Central |
| Présence de l'élève | L'élève doit être physiquement présente pour la photo et la signature |
| Consentement préalable | L'élève (ou son représentant légal si mineure) doit avoir été informée du programme et donner son consentement avant la collecte |
| Document d'identité de l'élève (si disponible) | Extrait de naissance, livret scolaire, carte d'élève — pour vérification de l'identité |
| Déclaration de conformité imprimée | Document fourni par l'ONG à faire signer par l'élève |
| Espace approprié | Zone calme, fond uniforme pour la photo portrait |
D.7.7.3 — Étapes de remplissage détaillées
7.3 Étapes de remplissage détaillées
Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École
Identiques aux formulaires précédents. Puis sélection de la combinaison Classe/Section/Option de l'élève.
Étape 4 — Classe, Section et Option de l'élève
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Liste | ✅ | Sous-PROVED de l'école |
| 2 | ecole |
Liste | ✅ | École de l'élève |
| 3 | classe |
Liste | ✅ | Classe de l'élève (filtrée par école) |
| 4 | classeABCDE |
Choix unique | Non | Sous-classe (A, B, C, D ou E) si la classe est divisée en plusieurs groupes |
| 5 | section |
Liste | Non | Section de l'élève |
| 6 | option |
Liste | ✅ | Option/filière de l'élève |
Étape 5 — Identité de l'élève
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 7 | nomEleve |
Texte | ✅ | Nom de famille de l'élève — vérifier avec le document d'identité si disponible |
| 8 | postnomEleve |
Texte | Non | Post-nom (deuxième nom de famille) |
| 9 | prenomEleve |
Texte | Non | Prénom usuel |
| 10 | lieuNaissanceEleve |
Texte | ✅ | Lieu de naissance (ville, village, province) |
| 11 | dateNaissanceEleve |
Date | ✅ | Date de naissance — utiliser le sélecteur de date |
| 12 | provinceOrigineEleve |
Liste | ✅ | Province d'origine de l'élève (sélection dans liste des provinces congolaises) |
⚠️ Sur la date de naissance : Si l'élève ne connaît pas sa date exacte, demandez son extrait de naissance. Si aucun document n'est disponible, notez la date approximative indiquée par l'élève ou son tuteur, et signalez-le à l'Admin IT ONG. Ne jamais inventer une date.
Étape 6 — Adresse de résidence de l'élève
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 13 | villeResidenceEleve |
Liste | ✅ | Territoire ou Ville de résidence actuelle |
| 14 | communeResidenceEleve |
Texte | Non | Commune, Secteur ou Chefferie |
| 15 | quartierResidenceEleve |
Texte | Non | Groupement ou Quartier |
| 16 | avenueResidenceEleve |
Texte | Non | Village, Localité, Avenue ou Adresse |
| 17 | numeroResidenceAdresseEleve |
Texte | Non | Numéro de l'adresse |
Étape 7 — Situation sociale de l'élève
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 18 | abandonEcole |
Choix unique | ✅ | L'élève a-t-elle abandonné l'école les années passées ? Oui/Non |
| 19 | anneeAbandonEcole |
Entier | Conditionnel | En quelle année a-t-elle abandonné ? (si Oui) |
| 20 | raisonAbandonEcole |
Liste | Conditionnel | Raison de l'abandon (sélection dans liste : mariage précoce, grossesse, contraintes économiques, maladie, déplacement...) |
| 21 | autreRaisonAbandonEcole |
Texte | Conditionnel | Autre raison si non présente dans la liste |
| 22 | distanceMaisonEcole |
Liste | ✅ | Distance domicile-école (liste de tranches : < 1 km, 1-3 km, > 3 km...) |
| 23 | situationParentaleTuteur |
Liste | ✅ | Situation parentale des tuteurs (vit avec les deux parents, orpheline de père, de mère, des deux, enfant de rue...) |
| 24 | nombreEnfantFoyer |
Entier | ✅ | Nombre d'enfants dans la famille/foyer |
Étape 8 — Contact de l'élève
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 25 | phoneNumberYesOrNo |
Choix unique | ✅ | L'élève possède-t-elle un numéro de téléphone ? |
| 26 | phoneNumberEleve |
Entier | Conditionnel | Numéro de téléphone (10 chiffres) |
| 27 | whatsappYesOrNo |
Choix unique | ✅ | A-t-elle un compte WhatsApp ? |
| 28 | whatsappEqualsPhone |
Choix unique | Conditionnel | Même numéro que le téléphone ? |
| 29 | whatsappNumberEleve |
Entier | Conditionnel | Numéro WhatsApp (si différent) |
| 30 | emailYesOrNo |
Choix unique | ✅ | A-t-elle une adresse email ? |
| 31 | emailEleve |
Texte | Conditionnel | Adresse email |
Étape 9 — Statut migratoire et handicap
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 32 | StatutMigratoire |
Liste | ✅ | Statut migratoire de l'élève (Résidente, Déplacée interne, Réfugiée, Retournée) |
| 33 | vivantAvecHandicap |
Choix unique | ✅ | L'élève présente-t-elle un handicap ? Oui/Non |
| 34 | formeHandicapTuteur |
Texte | Conditionnel | Description de la forme de handicap (si Oui) |
| 35 | besoinHandicapTuteur |
Texte | Conditionnel | Besoins spécifiques liés au handicap |
Étape 10 — Photo de l'élève et déclaration de conformité
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 36 | photoEleve |
Photo | ✅ | Photo portrait de l'élève (photo d'identité — voir conseils détaillés) |
| 37 | signedDeclarationConformite |
Trigger | ✅ | Acquittement de la déclaration par l'élève — appuyer "OK" |
| 38 | signatureEleve |
Photo | ✅ | Photo de la signature de l'élève sur la déclaration |
| 39 | capturedDeclarationConformite |
Photo | ✅ | Photo de la déclaration de conformité signée |
Protocole de prise de photo de l'élève (portrait) :
1. Informer l'élève de la raison de la photo et obtenir son accord explicite
2. Demander à l'élève de se lever et de se positionner devant un mur blanc ou uni
3. Demander de retirer chapeau, lunettes de soleil et tout accessoire couvrant le visage
4. Se positionner face à l'élève à environ 1 mètre de distance
5. Cadrer le visage et les épaules dans l'image (format passeport)
6. Vérifier que la lumière est frontale (pas de contre-jour, pas d'ombre sur le visage)
7. Appuyer sur "Take Picture", vérifier la netteté
8. Si insatisfaisante, appuyer sur "Retake" et recommencer
Protocole pour la déclaration de conformité :
1. Présenter le document de déclaration de conformité à l'élève (ou à son représentant légal)
2. Lire ou faire lire le texte à voix haute
3. Obtenir la signature manuscrite sur la ligne prévue
4. Photographier la signature (champ signatureEleve)
5. Photographier l'ensemble du document signé (champ capturedDeclarationConformite)
D.7.7.4 — Tableau récapitulatif des champs
7.4 Tableau récapitulatif des champs
| # | Champ | Libellé résumé | Type | Oblig. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Sous-PROVED | Liste | ✅ |
| 2 | ecole |
École | Liste | ✅ |
| 3 | classe |
Classe | Liste | ✅ |
| 4 | classeABCDE |
Sous-classe (A-E) | Choix unique | Non |
| 5 | section |
Section | Liste | Non |
| 6 | option |
Option/filière | Liste | ✅ |
| 7 | nomEleve |
Nom | Texte | ✅ |
| 8 | postnomEleve |
Post-nom | Texte | Non |
| 9 | prenomEleve |
Prénom | Texte | Non |
| 10 | lieuNaissanceEleve |
Lieu de naissance | Texte | ✅ |
| 11 | dateNaissanceEleve |
Date de naissance | Date | ✅ |
| 12 | provinceOrigineEleve |
Province d'origine | Liste | ✅ |
| 13 | villeResidenceEleve |
Ville de résidence | Liste | ✅ |
| 14–17 | commune/quartier/avenue/numeroResidence |
Adresse détaillée | Texte | Non |
| 18 | abandonEcole |
Abandon scolaire antérieur ? | Choix unique | ✅ |
| 19–21 | annee/raison/autreRaisonAbandon |
Détails abandon | Mixte | Cond. |
| 22 | distanceMaisonEcole |
Distance domicile-école | Liste | ✅ |
| 23 | situationParentaleTuteur |
Situation parentale | Liste | ✅ |
| 24 | nombreEnfantFoyer |
Nb enfants au foyer | Entier | ✅ |
| 25 | phoneNumberYesOrNo |
Téléphone disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 26–31 | phone/whatsapp/email* |
Coordonnées | Mixte | Cond. |
| 32 | StatutMigratoire |
Statut migratoire | Liste | ✅ |
| 33 | vivantAvecHandicap |
Handicap ? | Choix unique | ✅ |
| 34–35 | formeHandicap/besoinHandicap |
Détails handicap | Texte | Cond. |
| 36 | photoEleve |
Photo portrait | Photo | ✅ |
| 37 | signedDeclarationConformite |
Acquittement | Trigger | ✅ |
| 38 | signatureEleve |
Photo signature | Photo | ✅ |
| 39 | capturedDeclarationConformite |
Photo déclaration | Photo | ✅ |
D.7.7.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 01_00
7.5 Bonnes pratiques — Formulaire 01_00
✅ Prévoyez suffisamment de temps par élève. Ce formulaire est le plus long — comptez entre 15 et 25 minutes par élève. Organisez les passages en évitant les périodes de cours pour ne pas perturber l'enseignement.
✅ Vérifiez l'identité de l'élève avec un document officiel si disponible. En cas d'homonymie (deux élèves avec le même nom dans la même école), les informations supplémentaires (date de naissance, lieu de naissance) permettent de les distinguer.
✅ Respectez la dignité de l'élève lors de la photo. Expliquez l'usage de la photo, obtenez le consentement, assurez-vous que l'élève est à l'aise avant de photographier.
⚠️ Une fiche par élève, une élève par fiche. Ne remplissez jamais un formulaire pour plusieurs élèves à la fois. Chaque soumission correspond à un dossier individuel unique.
⚠️ La déclaration de conformité est obligatoire et doit être signée. Sans signature, la fiche sera rejetée lors de la validation. Si l'élève refuse de signer ou si son représentant légal n'est pas présent, reportez la collecte à une visite ultérieure.
Fin du chapitre D.7 — Formulaire 01_00 — Identification des Filles Bénéficiaires
D.8 — Formulaire 03_00 — Identification des Tuteurs des Bénéficiaires
Chapitre D.8 du Manuel PIGBF
D.8.8.1 — Vue d'ensemble
8.1 Vue d'ensemble
Titre du formulaire : 03_00_Identification des Tuteurs des Bénéficiaires
ID technique : identification_des_tuteurs_des_beneficiaires
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : Après le formulaire D.7 (identification des élèves). Ce formulaire enregistre le dossier complet du tuteur légal de chaque élève bénéficiaire, incluant ses coordonnées de paiement M-Pesa.
Le tuteur est la personne physique qui recevra les paiements M-Pesa au nom de l'élève bénéficiaire. Son identification est critique : une erreur dans les coordonnées bancaires ou de mobile money entraîne directement un paiement erroné. Ce formulaire enregistre aussi la liste des élèves dont le tuteur a la charge dans l'école.
D.8.8.2 — Prérequis avant la collecte
8.2 Prérequis avant la collecte
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Formulaire D.7 complété et synchronisé | Les élèves de l'école doivent être enregistrées dans ODK Central pour pouvoir être liées au tuteur |
| Présence physique du tuteur | Le tuteur doit être présent pour la photo, la pièce d'identité et la signature |
| Pièce d'identité du tuteur | Carte nationale, passeport ou attestation officielle |
| Informations de paiement | Numéro M-Pesa ou coordonnées bancaires du tuteur |
| Déclaration de conformité imprimée | Document à faire signer par le tuteur |
D.8.8.3 — Étapes de remplissage détaillées
8.3 Étapes de remplissage détaillées
Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École
Identiques aux formulaires précédents. Après la sélection de l'école, le formulaire affiche le message : "Vous êtes sur le point de commencer l'identification des tuteurs/tutrices des filles bénéficiaires dans l'école [NOM ÉCOLE]."
Étape 4 — Identité du tuteur
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 1 | nomTuteur |
Texte | ✅ | Nom de famille du tuteur — exactement comme sur la pièce d'identité |
| 2 | postNomTuteur |
Texte | Non | Post-nom |
| 3 | prenomTuteur |
Texte | Non | Prénom usuel |
| 4 | genreTuteur |
Liste | ✅ | Genre du tuteur — sélectionner dans la liste |
| 5 | nombreEnfantsFoyer |
Entier | ✅ | Nombre d'enfants sous la responsabilité du tuteur dans son foyer |
| 6 | nombreEnfantsInscrits |
Entier | ✅ | Nombre de filles sous sa responsabilité régulièrement inscrites dans cette école pour l'année en cours |
Étape 5 — Liaison avec les élèves bénéficiaires
C'est une étape spécifique à ce formulaire et particulièrement importante. Le formulaire demande de lier le tuteur à chaque élève dont il a la charge dans l'école.
Le formulaire affiche la liste des élèves de l'école déjà enregistrées via le formulaire D.7. Pour chaque élève sous la responsabilité de ce tuteur, l'enquêteur doit :
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 7 | savedEcoleClasseOption |
Liste | ✅ | Entité École-Classe-Option (pour filtrer la liste des élèves) |
| 8 | classe |
Liste | ✅ | Classe de l'élève #N |
| 9 | section |
Liste | ✅ | Section de l'élève |
| 10 | option |
Liste | ✅ | Option de l'élève |
| 11 | eleve |
Liste | ✅ | Nom de l'élève dans la liste filtrée par classe/option |
| 12 | eleveEnDouble |
Liste | Conditionnel | Date de naissance pour distinguer des homonymes (si plusieurs élèves avec le même nom) |
| 13 | confirmedEleveIdentite |
Trigger | ✅ | Le tuteur confirme l'identité de l'élève — appuyer "OK" |
| 14 | valeurLienTuteurEleve |
Liste | ✅ | Lien de parenté entre le tuteur et l'élève (Mère, Père, Oncle, Grand-mère, Tuteur légal...) |
ℹ️ Ce bloc se répète pour chaque élève. Si un tuteur a 3 élèves sous sa responsabilité dans cette école, il faudra remplir les champs 7 à 14 trois fois. Le formulaire guide automatiquement à travers chaque répétition.
⚠️ Vérifiez l'identité de chaque élève avec le tuteur avant de confirmer. Demandez au tuteur de confirmer le nom, le prénom et la classe de l'élève. La confirmation est enregistrée dans le champ
confirmedEleveIdentite.
Étape 6 — Photo du tuteur et pièce d'identité
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 15 | photoTuteur |
Photo | ✅ | Photo portrait du tuteur (mêmes conseils que pour la photo du Préfet) |
| 16 | preuveIdentiteYesOrNot |
Choix unique | ✅ | Le tuteur possède-t-il un document d'identité ? |
| 17 | photoPreuveIdentiteTuteur |
Photo | Conditionnel | Photo de la pièce d'identité du tuteur |
Étape 7 — Coordonnées de contact du tuteur
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 18 | phoneNumberTuteurs |
Entier | Non | Numéro de téléphone pour les appels (10 chiffres) |
| 19 | whatsappYesOrNo |
Choix unique | ✅ | Le tuteur a-t-il un compte WhatsApp ? |
| 20 | whatsappEqualsPhone |
Choix unique | Conditionnel | Même numéro que le téléphone ? |
| 21 | whatsappNumberTuteur |
Entier | Conditionnel | Numéro WhatsApp (si différent) |
| 22 | emailYesOrNo |
Choix unique | ✅ | A-t-il une adresse email ? |
| 23 | emailTuteur |
Texte | Conditionnel | Adresse email |
Étape 8 — Coordonnées bancaires et mobile money du tuteur
Cette section est la plus critique du formulaire du tuteur, car elle détermine directement le compte vers lequel les paiements M-Pesa de la bourse seront envoyés.
Compte bancaire :
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 24 | bankAccountYesOrNot |
Choix unique | ✅ | Le tuteur possède-t-il un compte bancaire ? |
| 25 | bankName |
Liste | Conditionnel | Nom de la banque |
| 26 | bankNameManual |
Texte | Conditionnel | Nom de la banque si absente de la liste |
| 27 | bankAccountNumber |
Texte | Conditionnel | Numéro de compte bancaire |
| 28 | bankAccountDevise |
Liste | Conditionnel | Devise (CDF ou USD) |
Mobile Money :
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 29 | mobileMoneyYesOrNot |
Choix unique | ✅ | Le tuteur possède-t-il un compte mobile money ? |
| 30 | mobileMoneyEqualsPhone |
Choix unique | Conditionnel | Même numéro que le téléphone d'appel ? |
| 31 | mobileMoneyNumber |
Entier | Conditionnel | Numéro mobile money (10 chiffres) |
| 32 | mobileMoneyTransactionNameYesOrNot |
Choix unique | Conditionnel | Connaît-il le nom qui apparaît lors des transactions ? |
| 33 | mobileMoneyTransactionName |
Texte | Conditionnel | Nom affiché lors des transactions mobile money |
| 34 | paymentChoice |
Liste | ✅ | Mode de paiement préféré pour recevoir la bourse |
⚠️ Double vérification obligatoire pour le numéro mobile money. Ce numéro est celui vers lequel les paiements seront envoyés. Demandez au tuteur de vous dicter le numéro deux fois, et vérifiez-le en lisant à voix haute ce que vous avez saisi. Une erreur d'un chiffre peut entraîner un virement vers un inconnu.
Étape 9 — Informations socio-professionnelles et représentant
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 35 | niveauEtudeEtude |
Liste | ✅ | Niveau d'étude du tuteur |
| 36 | professionTuteur |
Liste | ✅ | Profession/occupation (sélection dans liste) |
| 37 | professionTuteurManual |
Texte | Conditionnel | Profession si absente de la liste |
| 38 | vivantAvecHandicap |
Choix unique | ✅ | Le tuteur vit-il avec un handicap ? |
| 39 | formeHandicapTuteur |
Texte | Conditionnel | Description du handicap |
| 40 | besoinHandicapTuteur |
Texte | Conditionnel | Besoins spécifiques liés au handicap |
| 41 | representantTuteurYesOrNot |
Choix unique | ✅ | Le tuteur a-t-il un représentant en cas d'indisponibilité ? |
| 42 | nomRepresentantTuteur |
Texte | Conditionnel | Nom du représentant |
| 43 | phoneRepresentantTuteur |
Entier | Conditionnel | Numéro de téléphone du représentant |
| 44 | filiationRepresentantTuteur |
Liste | Conditionnel | Lien de parenté entre le tuteur et son représentant |
Étape 10 — Déclaration de conformité et signature
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 45 | signedDeclarationConformite |
Trigger | ✅ | Le tuteur confirme la véracité des informations — appuyer "OK" |
| 46 | signatureTuteur |
Photo | ✅ | Photo de la signature du tuteur |
| 47 | capturedDeclarationConformite |
Photo | ✅ | Photo de la déclaration de conformité signée |
D.8.8.4 — Tableau récapitulatif des champs
8.4 Tableau récapitulatif des champs
| # | Champ | Libellé résumé | Type | Oblig. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Sous-PROVED | Liste | ✅ |
| 2 | ecole |
École | Liste | ✅ |
| 3 | nomTuteur |
Nom du tuteur | Texte | ✅ |
| 4 | postNomTuteur |
Post-nom | Texte | Non |
| 5 | prenomTuteur |
Prénom | Texte | Non |
| 6 | genreTuteur |
Genre | Liste | ✅ |
| 7 | nombreEnfantsFoyer |
Nb enfants au foyer | Entier | ✅ |
| 8 | nombreEnfantsInscrits |
Nb filles inscrites dans cette école | Entier | ✅ |
| 9–14 | (bloc répété par élève) | Classe/Option/Élève/Lien parenté | Mixte | ✅ |
| 15 | photoTuteur |
Photo portrait | Photo | ✅ |
| 16 | preuveIdentiteYesOrNot |
Pièce d'identité disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 17 | photoPreuveIdentiteTuteur |
Photo pièce d'identité | Photo | Cond. |
| 18–23 | phone/whatsapp/email* |
Coordonnées contact | Mixte | Cond. |
| 24–28 | bank* |
Compte bancaire | Mixte | Cond. |
| 29–34 | mobileMoney* |
Mobile money | Mixte | Cond. |
| 35 | paymentChoice |
Mode de paiement préféré | Liste | ✅ |
| 36 | niveauEtudeEtude |
Niveau d'études | Liste | ✅ |
| 37–38 | profession* |
Profession | Mixte | ✅ |
| 39 | vivantAvecHandicap |
Handicap ? | Choix unique | ✅ |
| 40–41 | forme/besoinHandicap |
Détails handicap | Texte | Cond. |
| 42 | representantTuteurYesOrNot |
Représentant disponible ? | Choix unique | ✅ |
| 43–45 | nom/phone/filiationRepresentant |
Infos représentant | Mixte | Cond. |
| 46 | signedDeclarationConformite |
Acquittement | Trigger | ✅ |
| 47 | signatureTuteur |
Photo signature | Photo | ✅ |
| 48 | capturedDeclarationConformite |
Photo déclaration | Photo | ✅ |
D.8.8.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 03_00
8.5 Bonnes pratiques — Formulaire 03_00
✅ Collectez les données du tuteur en sa présence physique. Ne remplissez jamais ce formulaire à partir d'informations transmises par intermédiaire ou par téléphone. La photo et la signature nécessitent sa présence.
✅ Vérifiez systématiquement le numéro mobile money en le faisant répéter par le tuteur et en lisant à voix haute ce que vous avez saisi. C'est l'information la plus critique de tout ce formulaire.
✅ Un formulaire par tuteur. Si un tuteur a plusieurs élèves dans la même école, toutes sont liées dans une seule soumission de ce formulaire (via le mécanisme de répétition). Ne créez pas plusieurs soumissions pour le même tuteur.
⚠️ Attention aux doublons. Si un tuteur a déjà été enregistré lors d'une campagne précédente, ne le ré-enregistrez pas sans vérification préalable auprès de l'Admin IT ONG. Des doublons dans les tuteurs peuvent provoquer des problèmes de paiement.
Fin du chapitre D.8 — Formulaire 03_00 — Identification des Tuteurs des Bénéficiaires
D.9 — Formulaire 01_01 — Collecte des Notes et de Présence des Élèves
Chapitre D.9 du Manuel PIGBF
D.9.9.1 — Vue d'ensemble
9.1 Vue d'ensemble
Titre du formulaire : 01_01_Collecte des notes et de présence des élèves
ID technique : collecte_des_notes_et_de_presence_des_eleves
Usage : En ligne ou hors ligne
Quand l'utiliser : En cours ou en fin d'année scolaire, lors des visites de suivi. Ce formulaire collecte les résultats scolaires (notes) et l'assiduité (taux de présence) de chaque élève bénéficiaire, par semestre.
Ce formulaire est utilisé pour vérifier que les conditions d'attribution de la bourse sont respectées. Une élève dont les résultats ou la présence sont insuffisants peut être déclarée non éligible au paiement de la tranche suivante. Une instance de ce formulaire = le relevé de notes et de présence d'une élève pour un semestre donné.
D.9.9.2 — Prérequis avant la collecte
9.2 Prérequis avant la collecte
| Prérequis | Détail |
|---|---|
| Formulaire D.7 complété et synchronisé | Les élèves doivent être enregistrées dans ODK Central pour apparaître dans la liste de sélection |
| Bulletin de notes de l'élève disponible | Document officiel de l'école mentionnant les notes par période et par semestre |
| Connaissance du semestre concerné | Savoir si la collecte porte sur le 1er semestre ou le 2ème semestre |
| Accès au registre de présences | Le registre de l'enseignant ou du Préfet pour évaluer la régularité |
D.9.9.3 — Étapes de remplissage détaillées
9.3 Étapes de remplissage détaillées
Étapes 1 à 3 — Introduction, Sous-PROVED et École
Identiques aux formulaires précédents.
Étape 4 — Sélection de l'élève
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Liste | ✅ | Sous-PROVED |
| 2 | ecole |
Liste | ✅ | École |
| 3 | savedEcoleClasseOption |
Liste | ✅ | Entité École-Classe-Option pour filtrer |
| 4 | classe |
Liste | ✅ | Classe de l'élève |
| 5 | section |
Liste | Non | Section |
| 6 | option |
Liste | ✅ | Option/filière |
| 7 | eleve |
Liste | ✅ | Nom de l'élève dans la liste filtrée |
Une fois l'élève sélectionnée, le formulaire affiche un récapitulatif : nom de l'élève, classe, option, nom de l'école et PROVED. Vérifiez que c'est bien l'élève pour laquelle vous collectez les notes.
Étape 5 — Sélection du semestre
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 8 | semestre |
Liste | ✅ | Sélectionner le semestre concerné (1er Semestre ou 2ème Semestre) |
Étape 6 — Collecte des notes (1er Semestre)
Cette section n'apparaît que si le 1er Semestre est sélectionné.
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 9 | collecteNotesYesOrNot |
Choix unique | ✅ | Souhaitez-vous collecter les notes pour ce semestre ? Oui/Non |
| 10 | capturedBulletinSemestre01 |
Photo | Conditionnel | Photo du bulletin de l'élève pour le 1er Semestre |
| 11 | periode01 |
Décimal | Conditionnel | Note de la 1ère Période (en %) |
| 12 | periode02 |
Décimal | Conditionnel | Note de la 2ème Période (en %) |
| 13 | examen01 |
Décimal | Conditionnel | Note des examens du 1er Semestre (en %) |
| — | (Note calculée) | Note | — | Le formulaire affiche automatiquement la note calculée du 1er Semestre |
| 14 | noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre01 |
Choix unique | Conditionnel | La note calculée correspond-elle à celle du bulletin ? Oui/Non |
| 15 | noteSemestre01Manuelle |
Décimal | Conditionnel | Note manuelle du 1er Semestre (si différence avec la note calculée) |
ℹ️ Sur le calcul automatique des notes : Le formulaire calcule automatiquement la note du semestre à partir des notes de période et d'examen selon la formule appliquée par le système éducatif congolais. Si la note calculée ne correspond pas à la note mentionnée sur le bulletin, répondez "Non" à la question
noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre01et saisissez la note du bulletin dans le champ manuel.⚠️ Photographiez le bulletin avant de saisir les notes. La photo du bulletin (
capturedBulletinSemestre01) sert de justificatif. En cas de contestation ou d'erreur, c'est cette photo qui fait foi.
Étape 7 — Collecte des notes (2ème Semestre)
Cette section n'apparaît que si le 2ème Semestre est sélectionné (ou si la collecte couvre les deux semestres).
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 16 | capturedBulletinSemestre02 |
Photo | Conditionnel | Photo du bulletin pour le 2ème Semestre |
| 17 | periode03 |
Décimal | Conditionnel | Note de la 3ème Période (en %) |
| 18 | periode04 |
Décimal | Conditionnel | Note de la 4ème Période (en %) |
| 19 | examen02 |
Décimal | Conditionnel | Note des examens du 2ème Semestre (en %) |
| — | (Note calculée) | Note | — | Note calculée du 2ème Semestre affichée automatiquement |
| 20 | noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre02 |
Choix unique | Conditionnel | Note calculée = note bulletin ? |
| 21 | noteSemestre02Manuelle |
Décimal | Conditionnel | Note manuelle du 2ème Semestre (si divergence) |
Étape 8 — Collecte de la présence (régularité)
| # | Champ | Type | Obligatoire | Instructions |
|---|---|---|---|---|
| 22 | collectePresencesYesOrNot |
Choix unique | ✅ | Souhaitez-vous évaluer la régularité (présence) de l'élève pour ce semestre ? |
| 23 | regulariteEleve |
Liste | Conditionnel | Comment a été la régularité de l'élève pendant le semestre ? (sélection dans liste : Régulière / Irrégulière / Absent-e...) |
ℹ️ Sur l'évaluation de la régularité : La régularité est évaluée qualitativement sur la base des informations fournies par le Préfet ou l'enseignant titulaire de la classe. Consultez le registre des présences de l'école si disponible. La catégorie "Régulière" correspond généralement à un taux de présence de 80% ou plus sur la période.
D.9.9.4 — Tableau récapitulatif des champs
9.4 Tableau récapitulatif des champs
| # | Champ | Libellé résumé | Type | Oblig. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | sproved |
Sous-PROVED | Liste | ✅ |
| 2 | ecole |
École | Liste | ✅ |
| 3 | savedEcoleClasseOption |
Entité École-Classe-Option | Liste | ✅ |
| 4 | classe |
Classe | Liste | ✅ |
| 5 | section |
Section | Liste | Non |
| 6 | option |
Option | Liste | ✅ |
| 7 | eleve |
Élève | Liste | ✅ |
| 8 | semestre |
Semestre concerné | Liste | ✅ |
| 9 | collecteNotesYesOrNot |
Collecter les notes ? | Choix unique | ✅ |
| 10 | capturedBulletinSemestre01 |
Photo bulletin S1 | Photo | Cond. |
| 11 | periode01 |
Note 1ère Période (%) | Décimal | Cond. |
| 12 | periode02 |
Note 2ème Période (%) | Décimal | Cond. |
| 13 | examen01 |
Note Examens S1 (%) | Décimal | Cond. |
| 14 | noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre01 |
Note calculée = bulletin ? | Choix unique | Cond. |
| 15 | noteSemestre01Manuelle |
Note manuelle S1 | Décimal | Cond. |
| 16 | capturedBulletinSemestre02 |
Photo bulletin S2 | Photo | Cond. |
| 17 | periode03 |
Note 3ème Période (%) | Décimal | Cond. |
| 18 | periode04 |
Note 4ème Période (%) | Décimal | Cond. |
| 19 | examen02 |
Note Examens S2 (%) | Décimal | Cond. |
| 20 | noteCalculateEqualsNoteBulletinSemestre02 |
Note calculée = bulletin ? | Choix unique | Cond. |
| 21 | noteSemestre02Manuelle |
Note manuelle S2 | Décimal | Cond. |
| 22 | collectePresencesYesOrNot |
Collecter présences ? | Choix unique | ✅ |
| 23 | regulariteEleve |
Régularité de l'élève | Liste | Cond. |
D.9.9.5 — Bonnes pratiques — Formulaire 01_01
9.5 Bonnes pratiques — Formulaire 01_01
✅ Munissez-vous toujours du bulletin de l'élève. Ce formulaire ne peut pas être rempli correctement sans ce document. Si le bulletin n'est pas disponible lors de votre visite, reportez la collecte et planifiez une seconde visite.
✅ Photographiez le bulletin avant de saisir les notes. La photo du bulletin est la pièce justificative. En cas de divergence constatée ultérieurement, c'est elle qui permet de trancher.
✅ Saisissez les notes exactement comme indiqué sur le bulletin, sans arrondir ni modifier. Si le bulletin mentionne "72,5%", saisissez 72.5 (point décimal, pas virgule).
⚠️ Un formulaire par élève par semestre. Si vous collectez les notes pour 10 élèves du 1er Semestre, vous soumettrez 10 instances de ce formulaire.
⚠️ Évitez les doublons. Avant de démarrer une collecte, vérifiez avec l'Admin IT ONG quelles élèves ont déjà été couvertes pour le semestre concerné. Soumettre deux fois les notes d'une même élève pour le même semestre peut créer des conflits dans la base de données.
✅ Pour la présence, consultez le registre officiel. Ne vous fiez pas aux déclarations verbales sans document de référence. Si aucun registre n'est disponible, signalez-le à l'Admin IT ONG.
Fin du chapitre D.9 — Formulaire 01_01 — Collecte des Notes et de Présence des Élèves
D.10 — Résolution des problèmes courants
Chapitre D.10 du Manuel PIGBF
D.10.10.1 — Vue d'ensemble
10.1 Vue d'ensemble
Ce chapitre est le guide de dépannage de terrain pour les enquêteurs et les Administrateurs IT ONG du programme PAAF/PIGBF. Il recense les problèmes les plus fréquemment rencontrés lors de l'utilisation de l'application ODK Collect sur tablette Android, et fournit pour chacun les étapes de résolution à suivre dans l'ordre.
Ce chapitre s'adresse à deux profils :
| Profil | Chapitres pertinents |
|---|---|
| Enquêteur terrain | Tous (en particulier 10.2, 10.3, 10.4, 10.5, 10.6, 10.7) |
| Administrateur IT ONG | Tous (en particulier 10.8, 10.9, 10.10, 10.11) |
Principe fondamental : Avant de contacter le support technique, l'enquêteur doit toujours tenter les solutions décrites dans ce chapitre dans l'ordre indiqué. La grande majorité des problèmes rencontrés sur le terrain ont une solution locale qui ne nécessite pas d'intervention extérieure.
D.10.10.2 — Catégories de problèmes couverts
10.2 Catégories de problèmes couverts
| # | Catégorie | Section |
|---|---|---|
| 1 | Problèmes de connexion et de synchronisation | 10.3 |
| 2 | Formulaires manquants ou liste vide | 10.4 |
| 3 | Listes déroulantes vides ou incomplètes | 10.5 |
| 4 | Problèmes de GPS et de géolocalisation | 10.6 |
| 5 | Problèmes de caméra et de photos | 10.7 |
| 6 | Erreurs lors du remplissage des formulaires | 10.8 |
| 7 | Problèmes d'envoi de formulaires (Ready to send bloqué) | 10.9 |
| 8 | Problèmes de tablette (batterie, espace, lenteur, plantage) | 10.10 |
| 9 | Problèmes liés au QR Code et à la configuration | 10.11 |
| 10 | Données incorrectes après soumission | 10.12 |
| 11 | Contacts et procédure d'escalade | 10.13 |
D.10.10.3 — Problèmes de connexion et de synchronisation
10.3 Problèmes de connexion et de synchronisation
10.3.1 ODK Collect ne parvient pas à synchroniser les formulaires
Symptômes observés :
- La synchronisation (bouton ↺ dans "Start new form") échoue avec un message d'erreur
- Message affiché : "Connection failed", "Server error", "Unable to connect to server" ou similaire
- La liste des formulaires ne se met pas à jour
Causes probables et solutions :
| Cause | Vérification | Solution |
|---|---|---|
| Pas de connexion internet | Vérifier l'icône Wi-Fi ou données mobiles dans la barre d'état Android | Activer le Wi-Fi ou les données mobiles. Se déplacer dans une zone couverte |
| Connexion internet faible ou instable | Ouvrir un navigateur et tenter de charger une page simple | Attendre d'avoir un signal plus stable. Réessayer la synchronisation |
| Serveur ODK Central momentanément indisponible | Essayer depuis une autre tablette ou un téléphone — même erreur ? | Si le problème touche toutes les tablettes simultanément, c'est un problème serveur. Attendre 15–30 minutes et réessayer. Si persistant, contacter l'Admin IT ONG |
| URL du serveur ODK incorrecte | Problème visible uniquement sur cette tablette | Reconfigurer la tablette avec le QR Code (cf. D.2, section 2.4) |
| Compte enquêteur désactivé sur la plateforme | L'Admin IT ONG peut vérifier dans la PIGBF → Enquêteurs | Contacter l'Admin IT ONG pour réactiver le compte |
Procédure de diagnostic étape par étape :
- Vérifiez d'abord que votre tablette est bien connectée à internet : ouvrez l'application Navigateur et essayez de charger le site
www.google.com. Si la page se charge, la connexion fonctionne. - Si la connexion fonctionne mais la synchro échoue, vérifiez que d'autres tablettes dans votre équipe ont le même problème. Si oui → problème serveur, attendez et réessayez.
- Si le problème est isolé à votre tablette, contactez l'Admin IT ONG en lui communiquant le message d'erreur exact affiché.
ℹ️ La collecte peut se faire hors ligne. Si vous ne pouvez pas synchroniser, continuez à collecter — les formulaires seront envoyés dès que la connexion sera rétablie (cf. D.3, section 3.5). Ne bloquez pas votre travail de terrain à cause d'un problème de synchronisation.
10.3.2 Les formulaires restent bloqués en "Ready to send" et ne s'envoient pas
Symptômes observés :
- La section "Ready to send" contient des formulaires depuis plusieurs heures ou jours
- Les formulaires ne passent pas automatiquement en "Sent" même quand la tablette est connectée
- L'envoi manuel échoue avec un message d'erreur
Causes probables et solutions :
| Cause | Solution |
|---|---|
| Pas de connexion internet | Se connecter à un réseau Wi-Fi ou activer les données mobiles, puis relancer l'envoi manuellement |
| Connexion trop lente | Patienter en zone à meilleure couverture réseau. L'envoi de formulaires avec photos peut nécessiter plusieurs minutes par formulaire |
| Compte ODK désactivé | Contacter l'Admin IT ONG |
| Formulaire corrompu | Voir section 10.9 |
| Espace de stockage insuffisant | Voir section 10.10 |
Procédure d'envoi manuel :
- Depuis l'écran d'accueil ODK Collect, appuyez sur "Ready to send"
- La liste des formulaires en attente s'affiche. Vérifiez l'icône de connexion en haut de l'écran Android
- Cochez la case en en-tête pour sélectionner tous les formulaires
- Appuyez sur "Send Selected"
- Regardez la barre de progression — chaque formulaire est envoyé individuellement
- Si un formulaire spécifique échoue à plusieurs reprises, notez son nom et signalez-le à l'Admin IT ONG
⚠️ Ne supprimez jamais un formulaire bloqué en "Ready to send" avant d'avoir contacté l'Admin IT ONG. Les données qu'il contient peuvent être récupérées. Une suppression prématurée entraîne une perte définitive des données terrain.
10.3.3 Délai entre la soumission et l'apparition dans la plateforme PIGBF
Symptômes observés :
- Un formulaire est visible en "Sent" dans ODK Collect (donc bien envoyé au serveur ODK Central)
- Mais il n'apparaît pas encore dans la section "Données Collectées" de la plateforme PIGBF pour validation par l'Admin IT ONG
Explication :
Ce délai est normal et attendu. Il s'explique par l'architecture du système :
- ODK Central reçoit la soumission
- L'api-pigbf synchronise les nouvelles soumissions toutes les 5 à 15 minutes (selon le type de formulaire)
- Les données apparaissent alors dans la zone de staging de la plateforme, prêtes pour validation
| Type de formulaire | Fréquence de synchronisation côté serveur |
|---|---|
Formulaires écoles (02_00, 02_03) |
Toutes les 5 minutes |
Formulaires frais scolaires (02_02) |
Toutes les 5 minutes |
Formulaires élèves (01_00) |
Toutes les 5 minutes |
Formulaires tuteurs (03_00) |
Toutes les 5 minutes |
Formulaires notes/présences (01_01) |
Toutes les 15 minutes |
En pratique : Si un formulaire a bien été envoyé (visible en "Sent" dans ODK Collect), attendez 15 à 30 minutes avant de signaler son absence dans la plateforme. Si après 30 minutes le formulaire n'est toujours pas visible pour validation, informez l'Admin IT ONG.
D.10.10.4 — Formulaires manquants ou liste vide
10.4 Formulaires manquants ou liste vide
10.4.1 La liste des formulaires est vide dans "Start new form"
Symptômes observés :
- En appuyant sur "+ Start new form", la liste est vide ou affiche un message "No forms available"
- Un ou plusieurs formulaires que l'enquêteur devrait avoir ne sont pas dans la liste
Causes probables et solutions :
| Cause | Vérification | Solution |
|---|---|---|
| Formulaires non assignés à l'enquêteur | L'Admin IT ONG vérifie dans PIGBF → Enquêteurs → fiche de l'enquêteur | L'Admin IT ONG assigne les formulaires nécessaires depuis la plateforme PIGBF, puis l'enquêteur resynchronise |
| Tablette non synchronisée depuis l'assignation | La liste peut être ancienne si la synchro n'a pas eu lieu depuis | Lancer une synchronisation depuis "Start new form" → icône ↺ avec connexion internet |
| QR Code scanné appartient à un autre enquêteur | L'Admin IT ONG vérifie à qui correspond le QR Code | Reconfigurer la tablette avec le bon QR Code de cet enquêteur (cf. D.2, section 2.4) |
| Compte enquêteur créé mais non encore activé | L'Admin IT ONG vérifie le statut du compte | L'Admin IT ONG active le compte depuis PIGBF → Enquêteurs |
Procédure de résolution :
- Assurez-vous d'avoir une connexion internet
- Dans ODK Collect, appuyez sur "+ Start new form"
- Appuyez sur l'icône de rafraîchissement ↺ en haut à droite
- Attendez la fin de la synchronisation
- Si la liste reste vide, contactez l'Admin IT ONG en lui communiquant votre nom et votre numéro d'email ODK
10.4.2 Un formulaire spécifique est absent de la liste
Symptômes observés :
- Certains formulaires sont présents dans la liste mais un formulaire précis manque
- Exemple : le formulaire 01_00 (identification des élèves) est absent alors que 02_03 (classes/options) est présent
Causes probables :
| Cause | Solution |
|---|---|
| Formulaire non assigné à cet enquêteur | L'Admin IT ONG doit assigner le formulaire manquant depuis PIGBF → fiche enquêteur → Modifier → Formulaires assignés → cocher le formulaire manquant → Mettre à jour. Puis l'enquêteur synchronise |
| Formulaire désactivé au niveau d'ODK Central | L'Admin IT ONG ou IT GROUP vérifie l'état du formulaire dans ODK Central |
| Synchronisation incomplète | Relancer une synchronisation complète depuis un réseau stable (Wi-Fi de préférence) |
ℹ️ L'Admin IT ONG peut vérifier les formulaires assignés depuis la plateforme PIGBF. Menu → Enquêteurs → cliquer sur la fiche de l'enquêteur concerné → section "Formulaires assignés" : la liste complète des formulaires attribués est visible.
D.10.10.5 — Listes déroulantes vides ou incomplètes
10.5 Listes déroulantes vides ou incomplètes
C'est l'une des catégories de problèmes les plus fréquentes et les plus bloquantes sur le terrain. Elle survient quand les listes de référence (écoles, classes, options, élèves) ne contiennent pas les entrées attendues.
10.5.1 La liste des écoles est vide ou ne contient pas l'école visitée
Symptômes observés :
- Dans la sélection de l'école (formulaires D.4, D.5, D.6, D.7, D.8, D.9), la liste est vide
- Ou l'école visitée n'apparaît pas dans la liste, même après avoir tapé son nom dans la recherche
Causes probables et solutions :
| Cause | Solution |
|---|---|
| École non enregistrée dans la PIGBF | L'Admin IT ONG ou l'Admin ONG doit créer l'école dans la plateforme PIGBF → Module Écoles → Nouvelle école. Après création et synchronisation ODK, l'école apparaît dans la liste |
| Mauvaise Sous-PROVED sélectionnée | Retourner à la sélection de la Sous-PROVED (bouton "< Back") et vérifier que vous avez sélectionné la bonne Sous-PROVED qui correspond à l'école |
| Listes de référence ODK pas encore synchronisées | Effectuer une synchronisation des formulaires avec connexion internet, puis relancer le formulaire |
| Enquêteur non assigné à la bonne Sous-PROVED | L'Admin IT ONG vérifie et corrige l'assignation depuis PIGBF → Enquêteurs |
| Formulaire D.4 non encore soumis pour cette école | Pour les formulaires D.6, D.7, D.8, D.9 : les listes sont filtrées par les données du formulaire D.4. Si D.4 n'a pas été soumis ET synchronisé, les listes seront vides |
Action immédiate : Si l'école n'est pas dans la liste et que vous devez collecter ce jour, utilisez le formulaire D.5 (Identification et mise à jour des données des écoles) qui permet de saisir le nom de l'école manuellement. Pour les autres formulaires (D.6, D.7, D.8), la saisie manuelle n'est pas disponible — l'école doit être enregistrée.
10.5.2 La liste des classes/options est vide dans les formulaires D.6, D.7, D.8, D.9
Symptômes observés :
- Après avoir sélectionné l'école, la liste déroulante des classes est vide
- Ou des classes/options qui devraient être présentes ne s'affichent pas
Cause principale et solution :
Cette situation se produit presque systématiquement quand le formulaire D.4 (02_03 — Renseignement des classes et options) n'a pas encore été soumis pour cette école, ou a été soumis mais pas encore synchronisé avec le serveur ODK Central.
Les formulaires D.6, D.7, D.8 et D.9 utilisent les données du formulaire D.4 comme source pour les listes de classes et options. Sans cette synchronisation, ces listes sont vides.
Solution :
- Vérifiez que vous avez bien soumis le formulaire D.4 pour cette école
- Vérifiez dans ODK Collect section "Sent" que ce formulaire apparaît bien comme envoyé
- Si le formulaire D.4 est en "Ready to send" (non encore envoyé), trouvez une connexion internet et envoyez-le
- Attendez ensuite 15 à 30 minutes que les données soient synchronisées vers ODK Central et que les listes de référence soient mises à jour
- Dans ODK Collect, lancez une synchronisation manuelle (+ Start new form → ↺)
- Relancez votre formulaire D.6, D.7, D.8 ou D.9 — les classes devraient maintenant apparaître
⚠️ Ordre impératif des formulaires : D.4 doit toujours être soumis ET synchronisé avant D.6, D.7, D.8 ou D.9. C'est un prérequis technique non contournable. Ne planifiez jamais la collecte en inversant cet ordre.
10.5.3 La liste des élèves est vide dans le formulaire D.9 (notes/présences)
Symptômes observés :
- Dans le formulaire D.9 (01_01), après sélection de la classe et de l'option, la liste des élèves est vide
- L'élève pour laquelle on veut saisir les notes n'apparaît pas
Cause principale : Les élèves qui ne s'affichent pas n'ont pas encore été validées par l'Admin IT ONG/Admin ONG dans la plateforme PIGBF depuis leur soumission via le formulaire D.7. Seules les élèves dont la fiche a été validée et intégrée en base de production sont visibles dans la liste de sélection du formulaire D.9.
Solution :
- Vérifiez avec l'Admin IT ONG que les fiches des élèves concernées ont bien été soumises via le formulaire D.7 (01_00)
- Demandez à l'Admin IT ONG de procéder à la validation des fiches en attente depuis la plateforme PIGBF → Données Collectées → Données élèves
- Une fois les fiches validées, synchronisez les formulaires (↺) et réessayez
- Si l'élève a été enregistrée récemment, attendez le délai de synchronisation (15–30 min)
10.5.4 La Sous-PROVED ne s'affiche pas dans la liste au démarrage du formulaire
Symptômes observés :
- La liste de sélection de la Sous-PROVED est vide ou ne contient pas la Sous-PROVED attendue
- Ou le message d'introduction affiche : "Désolé, vous n'avez pas les autorisations nécessaires"
Causes probables :
| Cause | Solution |
|---|---|
| L'enquêteur n'est pas assigné à cette Sous-PROVED | L'Admin IT ONG vérifie et met à jour l'assignation de l'enquêteur depuis PIGBF |
| Mauvais QR Code scanné | Reconfigurer la tablette avec le bon QR Code de l'enquêteur (cf. D.2) |
| Compte enquêteur inactif | L'Admin IT ONG réactive le compte depuis PIGBF → Enquêteurs |
| Listes non synchronisées | Synchroniser les formulaires avec connexion internet |
D.10.10.6 — Problèmes de GPS et de géolocalisation
10.6 Problèmes de GPS et de géolocalisation
10.6.1 Le GPS ne se fixe pas ou met très longtemps à trouver la position
Symptômes observés :
- La capture GPS reste bloquée en acquisition pendant plusieurs minutes
- Le message "Accuracy: waiting for GPS..." s'affiche sans se résoudre
- La précision affichée est très élevée (ex. : 500m) et ne descend pas
Causes probables et solutions :
| Cause | Solution |
|---|---|
| GPS désactivé sur la tablette | Aller dans Paramètres Android → Localisation → Activer la bascule. Mode recommandé : "Haute précision" |
| Collecte effectuée à l'intérieur d'un bâtiment | Se déplacer à l'extérieur ou près d'une fenêtre pour améliorer la réception satellite |
| Premier démarrage du GPS après une longue période d'inactivité | Le GPS peut mettre 1 à 3 minutes pour se "réchauffer" la première fois de la journée. Patienter en restant immobile à l'extérieur |
| Tablette couverte ou dans un étui métallique épais | Retirer l'étui ou tenir la tablette à l'air libre pour améliorer la réception |
| Zone géographique avec couverture satellite faible | Se déplacer légèrement (quelques dizaines de mètres) pour chercher une meilleure exposition au ciel |
| Module GPS défaillant | Si le GPS ne fonctionne jamais sur cette tablette, signaler à l'Admin IT ONG pour remplacement |
Procédure recommandée :
- Sortez de l'école et tenez la tablette à bout de bras, face vers le ciel
- Restez immobile pendant 2 à 3 minutes
- Observez si la précision diminue progressivement (500m → 100m → 30m → 10m)
- Lorsque la précision est inférieure à 10 mètres, appuyez sur "Save point" ou "Enregistrer la position"
- Si après 5 minutes la précision reste supérieure à 50 mètres, notez l'adresse de l'établissement et signalez le problème à l'Admin IT ONG
10.6.2 La géolocalisation automatique au démarrage du formulaire
Tous les formulaires PIGBF démarrent un enregistrement GPS en arrière-plan dès leur ouverture (start-geopoint). Cet enregistrement est automatique et silencieux — il ne nécessite aucune action de l'enquêteur. La meilleure position GPS enregistrée pendant la session de collecte est automatiquement jointe à la soumission.
Pour maximiser la précision de cet enregistrement automatique, activez le GPS avant d'ouvrir le formulaire et restez dans une zone avec bonne visibilité du ciel pendant la collecte.
D.10.10.7 — Problèmes de caméra et de photos
10.7 Problèmes de caméra et de photos
10.7.1 La caméra ne s'ouvre pas quand on appuie sur "Take Picture"
Symptômes observés :
- En appuyant sur "Take Picture", rien ne se passe ou un message d'erreur s'affiche
- Message possible : "Camera not available", "Permission denied", "Unable to access camera"
Causes probables et solutions :
| Cause | Solution |
|---|---|
| Autorisation de caméra refusée à l'installation | Aller dans Paramètres Android → Applications → ODK Collect → Autorisations → Caméra → Activer |
| Autre application utilisant déjà la caméra | Fermer toutes les autres applications. Sur Android, appuyer sur le bouton "Applications récentes" (carré) et fermer toutes les apps |
| Caméra physiquement défaillante | Tester avec l'application appareil photo native Android. Si elle ne s'ouvre pas non plus → tablette défaillante → signaler à l'Admin IT ONG |
Activer l'autorisation caméra manuellement :
- Appuyez sur le bouton Paramètres de la tablette (roue dentée)
- Naviguez vers Applications (ou "Gestionnaire d'applications")
- Recherchez et appuyez sur ODK Collect
- Appuyez sur Autorisations
- Appuyez sur Caméra et sélectionnez Autoriser
- Revenez dans ODK Collect et réessayez
10.7.2 Les photos prises sont floues ou trop sombres
Symptômes observés :
- La photo s'affiche en prévisualisation mais elle est floue, pixelisée, ou trop sombre
- La photo est prise mais le sujet n'est pas reconnaissable
Solutions selon le problème :
Photo floue :
- Tenez la tablette à deux mains pour la stabiliser
- Attendez que la mise au point automatique s'effectue avant d'appuyer (une icône ou un indicateur vert apparaît généralement quand la mise au point est faite)
- Assurez-vous que la tablette ne bouge pas pendant la capture
- Vérifiez que l'objectif de la caméra (au dos de la tablette) n'est pas couvert de poussière, d'empreintes ou de rayures — nettoyez avec un chiffon doux
Photo trop sombre :
- Réorientez-vous pour que la lumière vienne de face (devant vous) et non de derrière le sujet (contre-jour)
- Pour les photos de documents (pièces d'identité, arrêtés, bulletins), utilisez la lumière naturelle d'une fenêtre plutôt qu'un éclairage artificiel direct qui crée des reflets
- Évitez de photographier en plein soleil direct (ombres dures) — préférez la lumière diffuse d'un espace ombragé
Photo illisible pour un document :
- Posez le document à plat sur une surface de couleur uniforme sombre (le sol, une table foncée)
- Centrez le document dans le cadre en incluant ses quatre coins
- Assurez-vous que le document est bien à plat sans plis qui créent des zones d'ombre
- Si le document plastifié crée des reflets, inclinez légèrement la tablette pour éliminer le reflet
10.7.3 La photo de l'élève/tuteur est rejetée par le validateur
Symptôme :
- L'Admin IT ONG rejette la fiche d'un élève ou d'un tuteur pour cause de "photo non conforme"
- Cela nécessite une nouvelle visite terrain pour reprendre la photo
Photos de personnes non conformes — causes fréquentes :
- Visage partiellement caché (masque, chapeau, voile, main, ombre)
- Arrière-plan trop encombré (plusieurs personnes, objets distracteurs)
- Photo de profil ou de dos au lieu d'une photo de face
- Contre-jour rendant le visage sombre et peu identifiable
- Photo trop éloignée — le visage occupe moins d'un tiers de l'image
- Flou de bougé
Photos de documents non conformes — causes fréquentes :
- Document tronqué (un ou plusieurs coins manquants dans l'image)
- Texte illisible (flou, sous-exposé, reflet)
- Document photographié à travers une vitre ou un plastique créant des reflets
- Photo d'une photocopie de mauvaise qualité au lieu de l'original
Pour éviter ces rejets : Appliquez systématiquement les conseils de photo décrits dans les chapitres D.5, D.7 et D.8, et vérifiez chaque photo en zoomant sur la prévisualisation avant de valider.
D.10.10.8 — Erreurs lors du remplissage des formulaires
10.8 Erreurs lors du remplissage des formulaires
10.8.1 Un message d'erreur rouge s'affiche sous un champ
Symptômes observés :
- Un message d'erreur en rouge apparaît sous un champ de saisie
- Il est impossible de passer à la question suivante
Types d'erreurs et solutions :
| Message d'erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| "This field is required" | Champ obligatoire laissé vide | Saisir une valeur dans le champ |
| "Value must be a number" ou "Veuillez entrer un nombre" | Texte saisi dans un champ numérique | Effacer et ne saisir que des chiffres |
| "Invalid phone number" ou erreur de format téléphone | Numéro de téléphone incorrect | Vérifier que le numéro fait exactement 10 chiffres, commence par 08 ou 09, sans espaces ni tirets |
| "Date must be in the past" ou erreur de date | Date saisie dans le futur pour la date de naissance | Vérifier et corriger la date |
| "Answer must be between X and Y" | Valeur numérique hors de la plage autorisée | Vérifier la valeur avec la source (bulletin, document officiel) |
| Erreur de regex (format) | Format de saisie non respecté (email, code...) | Respecter exactement le format indiqué (ex. pour email : nom@domaine.com) |
ℹ️ Lisez attentivement le message d'erreur. Les messages d'erreur du formulaire PIGBF sont en général explicites et indiquent ce qui ne va pas. Ils sont votre premier guide de correction.
10.8.2 Le formulaire saute des questions ou n'affiche pas toutes les questions attendues
Symptôme :
- Certaines questions n'apparaissent pas alors que l'enquêteur s'attendait à les voir
- Le formulaire passe directement d'une question à une autre sans intermédiaire visible
Explication :
Ce comportement est normal et intentionnel. Les formulaires PIGBF utilisent une logique conditionnelle : certaines questions n'apparaissent que si une réponse spécifique a été donnée à une question précédente.
Exemples courants :
- La question "Quel est votre numéro WhatsApp ?" n'apparaît que si vous avez répondu "Oui" à "Avez-vous un compte WhatsApp ?"
- La question sur la raison de l'abandon scolaire n'apparaît que si l'élève a répondu "Oui" à "Avez-vous abandonné l'école par le passé ?"
- Les champs de capture de l'Arrêté Ministériel n'apparaissent que si le Préfet a répondu "Oui" à sa disponibilité
Si une question que vous attendiez ne s'affiche pas, vérifiez vos réponses précédentes. Si vous avez répondu "Non" à une question filtre, les questions suivantes conditionnées par "Oui" n'apparaîtront pas.
10.8.3 La tablette se ferme ou l'écran s'éteint en pleine saisie
Symptôme :
- L'écran se met en veille pendant la collecte, interrompant la saisie
Solution :
Augmentez le délai avant mise en veille de l'écran :
- Aller dans Paramètres Android → Affichage (ou "Display")
- Appuyer sur Veille de l'écran (ou "Screen timeout")
- Sélectionner 10 minutes ou 30 minutes
ℹ️ Les données sont sauvegardées automatiquement même si l'écran se met en veille. ODK Collect sauvegarde le formulaire à chaque appui sur "Next >". Si la tablette se met en veille, déverrouillez-la et le formulaire sera là où vous l'avez laissé.
10.8.4 Une réponse incorrecte a été saisie dans un formulaire déjà finalisé
Symptôme :
- L'enquêteur réalise après avoir finalisé (marqué comme final) et envoyé un formulaire qu'une information est incorrecte
- Il souhaite corriger la donnée
Important : Un formulaire en statut "Sent" dans ODK Collect ne peut plus être modifié depuis la tablette. La correction doit être faite depuis la plateforme PIGBF lors de l'étape de validation.
Procédure :
-
L'enquêteur informe immédiatement son Admin IT ONG de l'erreur, en précisant :
- Le nom du formulaire et de la personne concernée
- Le champ incorrect
- La valeur incorrecte saisie
- La valeur correcte à mettre à la place -
L'Admin IT ONG, lors de la validation du formulaire dans PIGBF → Données Collectées, peut :
- Corriger certaines informations depuis l'interface de validation avant de valider
- Rejeter la fiche et demander une nouvelle collecte si l'erreur est trop importante pour être corrigée à distance -
Si la fiche est déjà validée et intégrée en production, l'Admin ONG peut la modifier depuis le module de gestion (Écoles, Élèves ou Tuteurs).
⚠️ Signalez toujours les erreurs sans attendre. Plus tôt l'erreur est signalée, plus facile est la correction. Une erreur signalée avant validation est corrigeable en quelques secondes par l'Admin IT ONG. Une erreur découverte après paiement peut entraîner des complications administratives et financières importantes.
D.10.10.9 — Problèmes d'envoi de formulaires (Ready to send bloqué)
10.9 Problèmes d'envoi de formulaires (Ready to send bloqué)
10.9.1 Un formulaire spécifique échoue à l'envoi de manière répétée
Symptôme :
- Tous les autres formulaires de la section "Ready to send" s'envoient correctement
- Un seul formulaire échoue systématiquement avec un message d'erreur
Causes possibles :
| Cause | Symptôme spécifique | Solution |
|---|---|---|
| Formulaire corrompu | Échec systématique même avec bonne connexion | Voir procédure ci-dessous |
| Photo trop volumineuse | Envoi qui démarre puis échoue après un long délai | Contacter l'Admin IT ONG |
| Formulaire incomplet (non marqué final) | Formulaire visible en "Drafts" plutôt que "Ready to send" | Rouvrir le formulaire, compléter les champs manquants, le finaliser |
| Timeout réseau | Erreur timeout ou connexion expirée | Se connecter à un réseau plus stable (Wi-Fi) et réessayer |
Procédure pour un formulaire bloqué en échec répété :
- Notez le nom du formulaire et le nom de la personne concernée (visible dans le titre de l'entrée "Ready to send")
- Tentez l'envoi depuis une connexion Wi-Fi stable (bureau de l'ONG, point d'accès partenaire)
- Si le formulaire continue à échouer après 3 tentatives sur une bonne connexion, contactez l'Admin IT ONG immédiatement
- Communiquez à l'Admin IT ONG :
- Le message d'erreur exact affiché
- Le nom du formulaire
- La date et heure approximative de la collecte
- Le nom de la personne collectée (élève, école ou tuteur)
⚠️ Ne supprimez jamais un formulaire bloqué sans accord de l'Admin IT ONG. Si le formulaire est corrompu, l'Admin IT ONG peut parfois récupérer des données partiellement depuis ODK Central. La suppression prématurée rend toute récupération impossible.
10.9.2 Formulaire finalisé mais classé en "Drafts" au lieu de "Ready to send"
Symptôme :
- Après avoir appuyé sur "Envoyer le formulaire", le formulaire apparaît dans "Drafts" plutôt que dans "Ready to send"
- Cela signifie que le formulaire n'a pas été marqué comme final
Cause : L'enquêteur n'a pas coché la case "Marquer ce formulaire comme final" sur la page de finalisation, ou a appuyé sur "Enregistrer comme brouillon" au lieu de "Envoyer le formulaire".
Solution :
- Allez dans la section "Drafts"
- Appuyez sur l'entrée du formulaire concerné — il s'ouvre à la dernière page visitée
- Si vous êtes bien sur la page de finalisation, cochez la case "Marquer ce formulaire comme final"
- Appuyez sur "Envoyer le formulaire"
- Le formulaire passe en "Ready to send" (et s'envoie automatiquement si connexion disponible)
D.10.10.10 — Problèmes de tablette (batterie, espace, lenteur, plantage)
10.10 Problèmes de tablette (batterie, espace, lenteur, plantage)
10.10.1 Batterie faible ou décharge rapide
Symptôme :
- La batterie se décharge anormalement vite pendant la collecte
- La tablette s'éteint en pleine collecte
Actions préventives et correctives :
| Action | Détail |
|---|---|
| Réduire la luminosité de l'écran | Paramètres → Affichage → Luminosité → réduire à 30-50% |
| Désactiver le Wi-Fi quand non nécessaire | Le Wi-Fi actif consomme de l'énergie même sans transfert de données actif |
| Désactiver le Bluetooth s'il est activé | Non nécessaire pour ODK Collect |
| Fermer les applications inutiles | Applications récentes → fermer toutes sauf ODK Collect |
| Mode économie d'énergie | Paramètres → Batterie → Mode économie d'énergie → Activer (attention : peut ralentir la tablette) |
| Recharger en début de journée | Protocole de recharge systématique chaque soir — batterie à ≥ 80% avant de partir |
⚠️ Si la tablette s'éteint en pleine collecte, les données saisies depuis la dernière sauvegarde automatique peuvent être perdues. Au redémarrage, vérifiez la section "Drafts" — le formulaire en cours devrait être sauvegardé avec les données jusqu'à la dernière question validée (dernier "Next >" appuyé).
10.10.2 Espace de stockage insuffisant
Symptôme :
- Un message "Espace de stockage insuffisant" apparaît lors de la capture photo ou de l'enregistrement d'un formulaire
- L'application ralentit fortement ou se ferme inopinément
Causes et solutions :
| Cause | Solution |
|---|---|
| Accumulation de photos dans la galerie | Transférer les photos de la galerie vers un ordinateur, puis les supprimer de la tablette |
| Formaux ODK "Sent" non supprimés | Dans ODK Collect → "Delete form" → supprimer les formulaires envoyés anciens (avec accord de l'Admin IT ONG) |
| Applications inutilisées | Paramètres Android → Applications → Désinstaller les applications non nécessaires |
| Cache applicatif volumineux | Paramètres → Stockage → Données en cache → Effacer le cache |
Vérification de l'espace disponible :
- Paramètres Android → Stockage (ou "Storage")
- Consultez la barre de stockage : l'espace disponible est affiché en bas
- Si moins de 500 Mo sont disponibles, libérez de l'espace avant de continuer la collecte
- Les photos ODK occupent en moyenne 2 à 5 Mo chacune. Un formulaire d'identification d'élève avec 4 photos occupe environ 10 à 20 Mo.
ℹ️ Bonne pratique d'entretien mensuel : L'Admin IT ONG devrait effectuer une vérification mensuelle des tablettes pour supprimer les données obsolètes (formulaires envoyés anciens, fichiers temporaires) et s'assurer que l'espace de stockage reste suffisant.
10.10.3 ODK Collect rame ou plante
Symptômes observés :
- L'application répond très lentement aux appuis
- Les listes déroulantes mettent plusieurs secondes à s'afficher
- L'application se ferme brutalement (crash) pendant la collecte
Solutions :
- Fermer et relancer ODK Collect : Appuyez sur le bouton Applications récentes (carré) → faites glisser ODK Collect pour la fermer → relancez-la depuis l'écran d'accueil
- Redémarrer la tablette : Un redémarrage complet libère la mémoire vive et résout la plupart des lenteurs
- Vérifier l'espace de stockage (cf. 10.10.2)
- Vérifier les applications en arrière-plan : Fermer toutes les applications inutiles depuis le gestionnaire d'applications récentes
- Vérifier la version d'ODK Collect : S'assurer que l'application est à jour via le Play Store
Si les crashs sont fréquents et récurrents sur une tablette spécifique, signalez-le à l'Admin IT ONG — la tablette peut nécessiter une mise à jour du système Android ou un remplacement.
10.10.4 La tablette est perdue, volée ou endommagée
Procédure d'urgence :
- Signalez immédiatement la perte ou le vol à votre Admin IT ONG, qui doit désactiver le compte ODK de l'enquêteur dans la PIGBF sans délai pour empêcher tout usage frauduleux de la tablette
- L'Admin IT ONG désactive le compte depuis PIGBF → Enquêteurs → fiche de l'enquêteur → Modifier → Statut Inactif → Mettre à jour
- Si la tablette est retrouvée ultérieurement, l'Admin IT ONG doit régénérer le QR Code (l'ancien est invalidé) et reconfigurer la tablette (cf. D.2)
- Toutes les données déjà soumises (en statut "Sent") avant la perte sont sauvegardées sur le serveur ODK Central — elles ne sont pas perdues
- Les données en statut "Drafts" ou "Ready to send" au moment de la perte sont perdues si la tablette est irrécupérable
D.10.10.11 — Problèmes liés au QR Code et à la configuration
10.11 Problèmes liés au QR Code et à la configuration
10.11.1 Le QR Code ne se scanne pas ou est refusé
Symptômes observés :
- La caméra du scanner QR Code dans ODK Collect s'ouvre mais ne reconnaît pas le QR Code
- Le QR Code est scanné mais un message d'erreur s'affiche
- Message possible : "Invalid QR Code", "Authentication failed", "Unable to configure project"
Causes probables et solutions :
| Cause | Solution |
|---|---|
| QR Code imprimé de mauvaise qualité | Utiliser une impression de meilleure qualité ou afficher le QR Code sur un autre écran (téléphone, ordinateur) pour le scanner |
| QR Code trop petit à scanner | Agrandir l'affichage ou se rapprocher du document |
| QR Code abîmé, froissé ou partiellement illisible | L'Admin IT ONG doit imprimer un nouveau QR Code depuis PIGBF → fiche enquêteur → bouton "Imprimer le QR Code" |
| QR Code révoqué (régénéré) | Si l'Admin IT ONG a régénéré le QR Code, l'ancien est invalide. Obtenir le nouveau QR Code auprès de l'Admin IT ONG |
| Problème de caméra de la tablette | La caméra est défaillante — voir section 10.7.1 |
10.11.2 L'enquêteur voit les données d'un autre enquêteur après configuration
Symptôme :
- Après scan du QR Code, les formulaires affichent un nom d'enquêteur différent dans l'introduction
- Ou les Sous-PROVEDs et zones géographiques affichées ne correspondent pas à l'enquêteur
Cause : Le mauvais QR Code a été scanné — le QR Code d'un autre enquêteur a été utilisé par erreur pour configurer cette tablette.
Solution :
- Dans ODK Collect, allez dans ⋮ → Paramètres du projet → Gestion de projet → Supprimer le projet (ou reconfigurer via nouveau QR Code)
- Obtenir auprès de l'Admin IT ONG le bon QR Code correspondant à l'enquêteur de cette tablette
- Reconfigurer la tablette en scannant le bon QR Code (cf. D.2, section 2.4)
- Vérifier dans l'introduction du formulaire que le nom affiché est bien celui de l'enquêteur correct
⚠️ Les données collectées avec le mauvais QR Code seront attribuées à l'autre enquêteur. Signalez immédiatement cette situation à l'Admin IT ONG pour correction dans la PIGBF.
10.11.3 Reconfigurer une tablette qui a perdu sa configuration
Symptôme :
- ODK Collect s'affiche comme si l'application venait d'être installée (aucun projet configuré)
- Suite à une réinitialisation de l'application ou à un problème de mise à jour
Solution : Reconfigurer la tablette en suivant la procédure complète du chapitre D.2, section 2.4 (Scanner le QR Code). Obtenir le QR Code de l'enquêteur auprès de l'Admin IT ONG si non disponible.
D.10.10.12 — Données incorrectes après soumission — Procédure de signalement
10.12 Données incorrectes après soumission — Procédure de signalement
Ce chapitre récapitule la procédure à suivre lorsqu'un enquêteur réalise, après la soumission d'un formulaire, que des données incorrectes ont été saisies.
10.12.1 Données incorrectes détectées avant validation (Admin IT ONG)
C'est la situation idéale. L'Admin IT ONG n'a pas encore validé la fiche dans la plateforme PIGBF.
Procédure :
- L'enquêteur contacte l'Admin IT ONG immédiatement
- L'enquêteur communique :
- Le formulaire concerné (ex. : 01_00 — Identification élève)
- Le nom de la personne (élève, école ou tuteur)
- Le champ incorrect (ex. : date de naissance)
- La valeur incorrecte saisie (ex. : 15/03/2005)
- La valeur correcte (ex. : 15/03/2007) - L'Admin IT ONG peut corriger la valeur directement depuis l'interface de validation de la PIGBF avant de valider la fiche
10.12.2 Données incorrectes détectées après validation
Si la fiche est déjà validée et intégrée dans la base de production PIGBF, la correction doit être faite par l'Admin ONG depuis le module de gestion.
Procédure :
- L'enquêteur signale l'erreur à l'Admin IT ONG ou à l'Admin ONG
- L'Admin ONG accède à la fiche depuis : PIGBF → Élèves (ou Écoles ou Tuteurs) → recherche de la personne → icône Modifier
- Corrige la valeur erronée
- Sauvegarde la modification
10.12.3 Tableau de synthèse — Qui peut corriger quoi ?
| Situation | Qui peut corriger ? | Depuis où ? |
|---|---|---|
| Formulaire en "Drafts" | Enquêteur | ODK Collect — rouvrir le formulaire |
| Formulaire en "Ready to send" | Impossible — ne pas modifier les formulaires finalisés | — |
| Formulaire en "Sent", non encore visible dans PIGBF | Attendre l'apparition (15–30 min), puis voir ligne suivante | — |
| Formulaire en attente de validation dans PIGBF | Admin IT ONG | PIGBF → Données Collectées → formulaire concerné |
| Formulaire rejeté par Admin IT ONG | Enquêteur | Nouvelle collecte sur le terrain |
| Fiche validée et en production dans PIGBF | Admin ONG | PIGBF → module Élèves/Écoles/Tuteurs → Modifier |
D.10.10.13 — Contacts et procédure d'escalade
10.13 Contacts et procédure d'escalade
10.13.1 Qui contacter et quand
Face à un problème technique sur le terrain, l'enquêteur doit suivre la chaîne d'escalade suivante, dans l'ordre :
Niveau 1 — Auto-résolution : Consulter ce chapitre D.10 et appliquer les solutions décrites. La majorité des problèmes courants peuvent être résolus sans aide extérieure.
Niveau 2 — Admin IT ONG : Si la solution n'est pas trouvée dans ce chapitre, contacter l'Admin IT ONG de l'ONG. C'est le premier niveau de support technique.
Niveau 3 — IT GROUP Sarl : Si l'Admin IT ONG ne peut pas résoudre le problème, il escalade à l'équipe technique IT GROUP.
10.13.2 Coordonnées des contacts support
| Niveau | Rôle | Contact | Disponibilité |
|---|---|---|---|
| Niveau 1 | Auto-résolution | Ce manuel (chapitre D.10) | Permanent |
| Niveau 2 | Admin IT ONG de votre ONG | Communiqué par votre ONG au démarrage du programme | Heures de bureau |
| Niveau 2 | Admin ONG de votre ONG | Communiqué par votre ONG | Heures de bureau |
| Niveau 3 | IT GROUP Sarl — Support technique | support@itgroup.cd | Heures de bureau (Kinshasa) |
| Niveau 3 | IT GROUP Sarl — Téléphone | +(243) 848 400 001 / +(243) 818 400 001 | Heures de bureau (Kinshasa) |
10.13.3 Comment formuler un rapport de problème efficace
Lorsque vous contactez votre Admin IT ONG ou l'équipe IT GROUP, fournissez toujours les informations suivantes pour permettre un diagnostic rapide :
| Information à communiquer | Exemple |
|---|---|
| Votre nom et ONG | Jean MUKEBA, ONG Avenir des Filles |
| Nom et version de l'application | ODK Collect v2025.3.3 (visible en bas de l'écran d'accueil) |
| Formulaire concerné | 01_00 — Identification des filles bénéficiaires |
| Nom de l'école visitée | Institut Technique de Kananga |
| Sous-PROVED concernée | KANANGA 2 |
| Description du problème | "La liste des élèves est vide dans le formulaire 01_01 pour la classe de 5ème Secondaire option Pédagogie après avoir soumis le formulaire 02_03 hier" |
| Message d'erreur exact | Photographier l'écran avec le message d'erreur si possible |
| Ce que vous avez déjà essayé | "J'ai relancé la synchronisation, redémarré la tablette — le problème persiste" |
| Date et heure du problème | Samedi 13 juin 2026 à 10h30 |
10.13.4 Problèmes nécessitant une intervention urgente
Certains problèmes doivent être signalés immédiatement et en priorité absolue, sans attendre la fin de la journée :
| Problème | Pourquoi urgent ? | Contact immédiat |
|---|---|---|
| Perte ou vol de la tablette | Risque de soumissions frauduleuses avec les identifiants de l'enquêteur | Admin IT ONG → désactivation immédiate du compte ODK |
| Données sensibles exposées (tableau, liste d'élèves visible par des tiers) | Protection des données personnelles des bénéficiaires | Admin ONG + responsable programme PAAF |
| Erreur sur un numéro M-Pesa d'un tuteur déjà validé | Risque de paiement envoyé vers un mauvais numéro | Admin ONG → correction avant prochaine tranche de paiement |
| Doublon évident (même élève soumise deux fois par erreur) | Risque de double paiement | Admin IT ONG → signalement avant validation |
| Comportement anormal de la plateforme (soumissions disparaissant, données modifiées sans action) | Possible problème serveur ou sécurité | IT GROUP Sarl directement |
D.10.10.14 — Mémo de dépannage rapide
10.14 Mémo de dépannage rapide
Ce tableau récapitule les problèmes les plus fréquents et leur solution rapide. Plastifiez-le et conservez-le avec la tablette.
| Problème | Solution rapide | Si non résolu |
|---|---|---|
| Synchro échoue | Vérifier connexion internet → Réessayer | Continuer hors ligne, signaler à Admin IT ONG |
| Liste écoles vide | Vérifier bonne Sous-PROVED → Synchroniser | Admin IT ONG crée l'école dans PIGBF |
| Liste classes vide | D.4 soumis et synchronisé ? → Attendre 15–30 min | Signaler à Admin IT ONG |
| Liste élèves vide (D.9) | Fiches D.7 validées ? → Demander validation à Admin IT ONG | Attendre validation, revenir plus tard |
| GPS ne fixe pas | Sortir à l'extérieur → Attendre 2–3 min immobile | Noter l'adresse, signaler à Admin IT ONG |
| Caméra ne s'ouvre pas | Paramètres → Apps → ODK Collect → Autorisations → Caméra → Activer | Signaler à Admin IT ONG |
| Photo floue | Stabiliser tablette, attendre mise au point, nettoyez l'objectif | Reprendre la photo |
| Erreur champ obligatoire | Lire le message d'erreur et corriger la valeur saisie | Vérifier avec la source (document officiel) |
| Formulaire bloqué en Ready to send | Wi-Fi → Envoi manuel → "Send Selected" | Signaler à Admin IT ONG (ne pas supprimer) |
| Application lente/plante | Fermer et relancer ODK Collect → Redémarrer la tablette | Vérifier espace stockage |
| Tablette volée ou perdue | Appeler Admin IT ONG IMMÉDIATEMENT | Désactivation compte ODK urgente |
| QR Code ne fonctionne pas | Demander impression de meilleure qualité à Admin IT ONG | Admin IT ONG régénère le QR Code |
| Données incorrectes soumises | Contacter Admin IT ONG avant validation | Admin ONG corrige en production |
D.10.10.15 — Glossaire des termes techniques utilisés dans ce chapitre
10.15 Glossaire des termes techniques utilisés dans ce chapitre
Pour les enquêteurs moins familiers avec la terminologie technique, voici les définitions des principaux termes utilisés dans ce chapitre D.10.
| Terme | Définition |
|---|---|
| ODK Collect | Application mobile Android utilisée pour remplir et envoyer les formulaires de collecte |
| ODK Central | Serveur central qui reçoit et stocke les données soumises depuis les tablettes |
| PIGBF | Plateforme Informatique de Gestion des Bourses pour les Filles — l'interface web accessible sur https://pigbf.org |
| Synchronisation | Échange de données entre la tablette et le serveur ODK Central (mise à jour des formulaires et envoi des soumissions) |
| QR Code | Code visuel carré encodant les paramètres de connexion de l'enquêteur au serveur ODK Central |
| Drafts | Section de ODK Collect contenant les formulaires commencés mais non finalisés |
| Ready to send | Section de ODK Collect contenant les formulaires finalisés en attente d'envoi |
| Sent | Section de ODK Collect contenant les formulaires envoyés avec succès au serveur |
| GPS | Système de géolocalisation par satellite permettant de déterminer la position géographique de la tablette |
| Listes de référence / Entités ODK | Listes déroulantes dans les formulaires (écoles, classes, élèves…) synchronisées depuis la plateforme PIGBF |
| Validation | Opération effectuée par l'Admin IT ONG dans la PIGBF pour approuver une soumission ODK et l'intégrer en base de production |
| Admin IT ONG | Responsable technique de l'ONG, premier niveau de support pour les enquêteurs |
| Sous-PROVED | Sous-Province Éducationnelle — subdivision administrative scolaire à laquelle appartient une école |
| Staging | Zone intermédiaire où les données soumises par ODK arrivent avant validation par l'Admin IT ONG |
| Timeout | Délai d'attente dépassé lors d'une connexion réseau — l'application abandonne la tentative de connexion |
| Crash | Fermeture brutale et inattendue d'une application mobile |
| Cache | Données temporaires stockées par l'application pour accélérer son fonctionnement |
| Android | Système d'exploitation des tablettes utilisées pour la collecte ODK |
Fin du chapitre D.10 — Résolution des problèmes courants
Fin de la Section D — Enquêteur Terrain ODK
La Section D est désormais complète. Les 10 chapitres couvrent l'intégralité des besoins des enquêteurs terrain et des Administrateurs IT ONG pour la collecte de données dans le cadre du programme PAAF/PIGBF :
| Chapitre | Titre | Statut |
|---|---|---|
| D.1 | Introduction — Le rôle d'enquêteur terrain | ✅ Rédigé |
| D.2 | Installation et configuration de la tablette | ✅ Rédigé |
| D.3 | Navigation dans ODK Collect | ✅ Rédigé |
| D.4 | Formulaire 02_03 — Renseignement des Classes et Options des Écoles | ✅ Rédigé |
| D.5 | Formulaire 02_00 — Identification et Mise à jour des données des Écoles | ✅ Rédigé |
| D.6 | Formulaire 02_02 — Enregistrement des Frais Scolaires des Écoles | ✅ Rédigé |
| D.7 | Formulaire 01_00 — Identification des Filles Bénéficiaires de la Bourse | ✅ Rédigé |
| D.8 | Formulaire 03_00 — Identification des Tuteurs des Bénéficiaires | ✅ Rédigé |
| D.9 | Formulaire 01_01 — Collecte des Notes et de Présence des Élèves | ✅ Rédigé |
| D.10 | Résolution des problèmes courants | ✅ Rédigé |
État global du manuel PIGBF
| Section | Titre | Chapitres | Statut |
|---|---|---|---|
| A | Administrateur Plateforme | A.1 → A.15 (15 chapitres) | ✅ Complet |
| B | Administrateur ONG / Admin IT ONG | B.1 → B.8 (8 chapitres) | ✅ Complet |
| C | Validateur de Paiement PAAF | C.1 → C.4 (4 chapitres) | ✅ Complet |
| D | Enquêteur Terrain ODK | D.1 → D.10 (10 chapitres) | ✅ Complet |
| TOTAL | 37 chapitres | ✅ Rédaction terminée |
Prochaine étape — Production du document Word final
Fichier à créer :
PIGBF_Manuel_Complet.docxContenu : Assemblage de toutes les sections A + B + C + D en un seul document Word professionnel.
Travail à réaliser :
Tâche Détail Assemblage des sections Fusionner les 5 fichiers MD (A, B, C, D1–D3, D4–D9, D10) en un document unique Mise en page officielle Application des styles IT GROUP (en-têtes, numérotation, polices, marges, couleurs) Page de garde Logo PAAF + IT GROUP, titre, version, date, destinataires Table des matières Générée automatiquement depuis les titres de sections et chapitres Index des captures d'écran Liste des emplacements à remplacer lors de la phase de capture📸 Capture d'écran à insérer Annexes Mémo de dépannage (D.10.14), fiche de contacts (D.10.13.2), glossaire (D.10.15) Numérotation des pages Continue sur l'ensemble du document avec en-tête section/chapitre Captures d'écran réelles Remplacement des emplacements réservés par les captures d'interface réelles Relecture finale Vérification cohérence, orthographe, numérotation Déploiement BookStack Publication sur la plateforme de documentation interne (optionnel) Fichiers sources à assembler (dans l'ordre) :
1.PIGBF_Manuel_Admin_Plateforme_A1-A15.md(Section A)
2.PIGBF_Manuel_Admin_Plateforme_B1-B8.md(Section B)
3.PIGBF_Manuel_Admin_Plateforme_C1-C4.md(Section C)
4.PIGBF_Manuel_Admin_Plateforme_D1-D3.md(Section D, chapitres 1–3)
5.PIGBF_Manuel_Admin_Plateforme_D4-D9.md(Section D, chapitres 4–9)
6.PIGBF_Manuel_Admin_Plateforme_D10.md(Section D, chapitre 10)