B.4.4.2 — Validation des données écoles
4.2 Validation des données écoles
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Les deux onglets de navigation
Onglet "Non validé" (vue par défaut, sélectionnée à l'ouverture)
Affiche uniquement les formulaires ODK soumis par les enquêteurs de l'ONG, non encore traités et en attente de validation. C'est la vue de travail quotidienne.
Onglet "Validé"
Affiche les formulaires déjà traités et transférés en base de production. Utile pour retrouver l'historique d'une validation, vérifier qu'une école donnée a bien été traitée, ou consulter les informations telles qu'elles ont été soumises avant transfert.
Colonnes du tableau des données écoles
| Colonne | Description |
|---|---|
| Enquêteur | Code de l'enquêteur ayant soumis le formulaire ODK |
| École | Nom de l'établissement tel que saisi dans le formulaire ODK |
| Province / PROVED / Sous-PROVED | Hiérarchie administrative éducative sur trois niveaux telle que déclarée |
| Num. SECOPE | Numéro de mécanisation de l'école : badge vert si disponible, badge orange "Non disponible" si non renseigné par l'enquêteur |
| Arrêté Min. | Référence et date de signature de l'arrêté ministériel d'agrément + nombre de pages photographiées |
| PV Réunion | Procès-verbal de réunion fixant les frais scolaires — nombre de pages photographiées ou "Non disponible" |
| Tranches | Montant estimé de la 1ère tranche pour cette école, calculé sur la base du nombre de bénéficiaires rattachées |
| Actions | Bouton Voir le détail (icône paramètres/œil) et bouton Valider (icône coche verte) |
Filtrer les données en attente
Avant de valider, filtrez les données par zone géographique ou par enquêteur pour traiter les soumissions de manière organisée et cohérente — notamment lors du traitement post-campagne d'un volume important.
- Cliquez sur le bouton ▼ Filtrer en haut à droite du tableau.
- Sélectionnez un ou plusieurs filtres combinables :
- PROVED : province éducationnelle
- Sous-PROVED : se remplit automatiquement selon le PROVED choisi
- Enquêteur : code de l'enquêteur dont vous souhaitez traiter les soumissions - Les résultats du tableau se mettent à jour instantanément.
- Cliquez sur Réinitialiser les filtres pour revenir à la liste complète.
Consulter le détail d'une soumission avant validation
Avant de valider une soumission, consultez systématiquement son détail complet, en particulier pour les premières validations ou en cas de doute sur la qualité des données.
- Cliquez sur le bouton Voir le détail (icône paramètres ou œil) sur la ligne de la soumission.
- La vue détaillée s'ouvre, affichant l'intégralité des données saisies par l'enquêteur.
Points de contrôle essentiels lors de la consultation du détail :
| Élément à vérifier | Ce qu'il faut contrôler |
|---|---|
| Nom de l'école | Orthographe correcte, nom complet, pas d'abréviation ambiguë |
| Localisation | PROVED et Sous-PROVED cohérents avec la zone de collecte de l'enquêteur |
| Photos de l'arrêté ministériel | Toutes les pages photographiées, lisibles, non tronquées |
| Photos du PV de réunion | Toutes les pages photographiées, lisibles |
| Numéro SECOPE | S'il est disponible, vérifier sa cohérence (format attendu) |
| Montants des frais scolaires | Valeurs cohérentes avec les standards de la zone |
| Informations préfet | Nom complet présent, photo si disponible |
Valider une école individuellement
- Sur la ligne de l'école à valider, cliquez sur le bouton Valider (icône coche verte dans la colonne Actions).
- Une fenêtre de confirmation s'affiche, rappelant le nom de l'école et les informations principales.
- Confirmez la validation en cliquant sur Confirmer.
La soumission est alors transférée : l'école est créée dans la base de production si elle est nouvelle, ou mise à jour si une fiche existe déjà avec le même identifiant. La soumission disparaît de l'onglet "Non validé" et passe dans l'onglet "Validé".
Valider plusieurs écoles en bloc (validation groupée)
- Cochez les cases à gauche de chaque ligne à valider dans le tableau. La case en en-tête du tableau coche ou décoche toutes les lignes visibles de la page courante en une seule action.
- Un bandeau récapitulatif apparaît en haut ou en bas du tableau : « X école(s) sélectionnée(s) ».
- Cliquez sur le bouton Valider les X école(s) sélectionnée(s) qui apparaît.
- Une fenêtre de confirmation récapitule le nombre d'écoles à valider.
- Confirmez. Les transferts sont effectués en masse vers la base de production.
ℹ️ Conseil : La validation en masse est recommandée pour les traitements post-campagne lorsque vous avez déjà réalisé un contrôle de qualité préalable sur les soumissions (par exemple, en consultant les détails d'un échantillon avant validation groupée). Pour les premières campagnes ou en cas de doute, préférez la validation individuelle avec consultation du détail.
Validation par liste d'UIDs (import ciblé)
Lorsqu'un superviseur ou un responsable de terrain fournit une liste précise des identifiants de formulaires ODK à valider, utilisez cette fonction pour un traitement ciblé et documenté.
- Cliquez sur le bouton Validation par UIDs en haut du tableau.
- Une fenêtre modale s'ouvre avec deux options :
- Saisie manuelle : entrez les UIDs manuellement dans la zone de texte, un identifiant par ligne
- Import fichier : importez un fichier texte (.txt) contenant les UIDs, un par ligne - Cliquez sur Valider les UIDs saisis.
- Le système identifie et valide uniquement les formulaires correspondants.
Exporter les données en attente
Le bouton Exporter en Excel génère un fichier Excel contenant toutes les données de l'onglet actuellement affiché (non validées ou validées), avec les filtres actifs appliqués.
⚠️ Note : L'export est traité de manière asynchrone pour les volumes importants. Un email vous sera envoyé à votre adresse de connexion avec un lien de téléchargement dès que le fichier est prêt.
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