A.9.9.5 — Bonnes pratiques et points de vigilance — Paiements

9.5 Bonnes pratiques et points de vigilance — Paiements

Vérifier les conditions d'éligibilité avant la génération. Si une école ou un tuteur attendu n'apparaît pas dans la liste de génération, vérifiez méthodiquement : (1) validation pour paiement active, (2) compte bancaire ou M-Pesa correctement renseigné et coché « choisi pour paiement », (3) élèves validées pour paiement pour la tranche concernée, (4) tranche correctement configurée dans les Paramètres de l'année scolaire.

Respecter la séparation des rôles. Cette séparation n'est pas une contrainte administrative — c'est un contrôle interne fondamental contre la fraude et les erreurs. Une seule personne ne doit jamais être en mesure de générer ET valider ET envoyer un paiement.

Commenter systématiquement les lots générés. Un commentaire précis (tranche, zone géographique, date) facilite considérablement le suivi, le reporting et les investigations ultérieures. Il est visible dans tous les écrans du cycle et dans les exports.

Ne jamais supprimer un fichier Equity H2H déjà envoyé. Une fois un fichier déposé sur le SFTP Equity Bank, sa suppression côté plateforme ne l'annule pas côté banque. Tout problème sur un fichier déjà en cours de traitement doit être géré en coordination avec l'équipe technique IT GROUP et directement avec Equity Bank.

Surveiller quotidiennement les statuts de suivi pendant les périodes de paiement. Des paiements Equity en statut « Envoyé » depuis plus de 48h sans évolution vers « Reçu » ou « Traité » méritent une investigation. Des paiements M-Pesa « En cours » depuis plus de 24h peuvent indiquer un problème de callback API. Dans les deux cas, contactez l'équipe IT GROUP avec la référence du fichier ou du lot concerné.

Documenter tous les rejets. La raison de rejet saisie est enregistrée dans le journal d'activités. Des rejets répétés sur les mêmes écoles ou tuteurs signalent un problème structurel (compte bancaire systématiquement erroné, numéro M-Pesa invalide) qui doit être corrigé à la source dans les fiches correspondantes.